Green-sell.info

Новые технологии
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Цифровая подпись документа word

Как подписать документ электронной подписью

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

  1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
  2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
  3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
  4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:

  1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
  2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
  3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Для этого нужна установленная программа КриптоПРО, сертификат удостоверяющего центра и сертификат владельца ЭП. Советуем также прочитать статью о том, как настроить компьютер.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту, выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

3. Далее появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.

Инструкция, как подписать документы с помощью электронной подписи

Подписание документов с помощью ЭЦП — это способ визирования простых писем, договоров, бухгалтерских и прочих отчетов. Рассказали по шагам, как подписывать электронной подписью документы Word и PDF.

Для каких документов требуется цифровая подпись

Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании. Все контракты, заключаемые по итогам торгов, начинают действовать только после отметки цифровой подписью.

Читать еще:  Как делать пометки в word

Когда еще нужна электронная подпись:

  1. Для сдачи отчетности в контролирующие органы (Налоговую службу, Росстат, Пенсионный фонд и ФСС). Отправка отчетов и справок в электронном формате делает процесс более легким и уменьшает количество ошибок. Большая часть сервисов имеет встроенные проверки.
  2. При использовании ЭДО (системы электронного документооборота). Это одно из наиболее частых применений. Завизированное таким образом письмо с юридической точки зрения приравнивается к бумажному варианту, на котором проставлены печать и виза. Благодаря ЭДО, безбумажный документооборот становится реальностью как внутри организации, так и с внешними контрагентами.
  3. На портале «Госуслуги». Любой гражданин РФ может оформить для себя криптоподпись и ставить отметки на подаваемых через сайт «Госуслуги» заявлениях, принимать участие в общественных инициативах и т. д.
  4. При обращении в арбитражный суд. Как доказательство могут использоваться договоры с контрагентами, официальная переписка, счета-фактуры, подписанные электронно. По АПК РФ такие документы приравниваются к бумажным аналогам с проставленным штампом.

Какие бывают ЭЦП

Электронная подпись — это своего рода «штамп», позволяющий не только определять подписанта, но и убедиться в целостности подписанного документа. Три типа криптоподписей и порядок их выдачи утверждены в законе № 63-ФЗ от 06.04.2011:

  1. Простая. Применяется для отметки писем и различных спецификаций. В качестве подтверждения выступают пароли, коды и иные средства. Чаще всего ее используют в системах электронного ДО.
  2. Усиленная неквалифицированная. Для ее создания необходим процесс криптографической обработки данных, применяется закрытый ключ. Эта электронная подпись дает возможность выяснить, кто подписал файл, а также вносились ли изменения после первоначального визирования.
  3. Усиленная квалифицированная. Схожа с предыдущим видом, но при ее создании и проверке должны использоваться сертифицированные ФСБ методы криптозащиты информации. ЭЦП такого вида могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры.

Есть несколько способов, как подписать файл электронной подписью. Разберем те, которые встречаются наиболее часто.

Что понадобится

Чтобы подписать файл с помощью электронной подписи, необходимо:

  1. Установить на свой ПК программу КриптоПРО. Советуем также познакомиться со статьей про настройку компьютера.
  2. Получить два сертификата: владельца электронной подписи, удостоверяющего центра.

Покажем, как подписать pdf электронной подписью КриптоПРО и как подписать файлы в Word.

Как подписать электронной подписью документ pdf

Разберем, как подписать документ ЭЦП, пошагово.

Шаг 1. Откройте нужный файл pdf, в меню «Инструменты» остановите выбор на ярлыке «Сертификаты».

Шаг 2. Нажмите на пункт «Поставить цифровую подпись» и задайте область, на которой система КриптоПро проставит отметку о подписании.

Шаг 3. На экране появится окошко с выбором электронного удостоверения, укажите то, которое нужно, и нажмите «Ок».

Шаг 4. Настройте удостоверение и нажмите «Продолжить».

Шаг 5. Создайте цифровое удостоверение с собственной подписью.

Шаг 6. Сохраните в магазине сертификатов Windows.

Шаг 7. Введите имя и электронный адрес.

Откроется форма для предварительного просмотра штампа. Если все устраивает, можно нажимать на кнопку «Подписать». И это последний шаг в инструкции, как подписать ЭЦП документ pdf.

КриптоПро выдаст сообщение об успешном завершении процесса. Все готово.

Как подписать документ электронной подписью в Word

Опишем процесс по шагам.

Шаг 1. Откройте в Word тот файл, который вам нужен. Перейдите в верхнем меню к пункту «Файл», затем нажмите на строку «Сведения», а потом на «Добавить электронную подпись».

Шаг 2. В окошке выберите мышью конкретную ЭП, добавьте, если есть необходимость, свои комментарии и завершите процесс нажатием кнопки «Подписать».

Шаг 3. Если ошибки отсутствуют, то программа выведет сообщение об успехе.

Если у вас на ПК инсталлирован плагин КриптоПРО Office Signature, то шаги будут немного отличаться.

Шаг 1. Откройте свой документ для визирования в формате Word, перейдите в «Файл», а после этого — к строке «Добавить цифровую подпись».

Шаг 2. Выберите нужную ЭП, напишите заметки в комментарии, нажмите на «Подписать».

Шаг 3. КриптоПро выдаст сообщение о том, что операция прошла успешно (если ошибки не были обнаружены).

Как подписать документ ЭЦП комплексом «КриптоАРМ»

Такой способ дает возможность использовать все современные форматы шифрования, в том числе шифрование архивов. Рассмотрим инструкцию, как подписать файл, используя систему «КриптоАРМ».

Шаг 1. Откройте программный комплекс «КриптоАРМ» и выберите первый из пунктов меню — «Подписать».

Шаг 2. Ознакомьтесь с инструкцией Мастера созданий ЭЦП. После этого нажмите «Далее».

Шаг 3. По кнопке «Выбор файла» перейдите к нужному, щелкните по нему и нажмите «Далее».

На экране появится окошко «Выходной формат». При отсутствии обязательных требований кодировку оставьте в том виде, что есть. Можно создать архив после окончания процесса либо указать каталог на диске для хранения результата.

Шаг 4. Выберите конкретный сертификат, нажав на кнопку «Выбрать», потом для продолжения процесса — «Далее».

Шаг 5. На экране появится результирующее окошко с кратким описанием введенной информации. Программа предложит сохранить профиль. Он может пригодиться, когда в следующий раз вы будете подписывать файлы по такому же принципу. Нажмите «Готово».

Читать еще:  Выравнивание по высоте word

Если все прошло без ошибок, «КриптоАРМ» сообщит об успешном завершении.

Процесс визирования с использованием ЭЦП не представляет большой сложности. Нужно просто знать, какой тип ЭП в каких случаях можно применять, и следовать инструкции.

Как подписать документ Word ЭЦП?

Существует два способа заверки документов Word электронной цифровой подписью:

1. Создание видимой строки подписи для ввода одной или нескольких подписей.

2. Создание невидимой электронной подписи.

Попробуем разобраться, в чем различия между данными способами, и рассмотрим подробно, как подписать документ Word ЭЦП каждым из них.

Ввод одной или нескольких строк электронной подписи

Строка электронной подписи в файле Word выглядит точно также как место для заверки на обычном бумажном листе. Однако она работает несколько иначе: в ней можно оставлять информацию о лице, ставящем подпись, а также комментарии для него. Лицо, заверяющее документ, в свою очередь может вставить подпись тремя способами: впечатать, загрузить изображение или подписать собственноручно при помощи планшета.

Использование строк подписи для организации безбумажного документооборота удобно при заверке контрактов, соглашений и др. документов организациями. ЭЦП позволяют узнавать о том, какая информация была заверена, а также в последующем проверять авторство, подлинность и неизменность данных.

Порядок добавления строки ЭП в файл Word:

1. Курсор мыши наводится на то место, куда следует вставить строку подписи.

2. Выбирается “Строка подписи MS Word” в группе “Текст” на вкладке “Вставка”.

3. В разделе “Настройка электронной подписи” отмечаются данные о лице, заверяющем строку подписи, которые будут отображаться прямо под ней. В соответствующих полях вводится следующая информация:

  • имя лица, заверяющего документ;
  • его должность (если имеется);
  • адрес e-mail.

4. При необходимости создания инструкции для лица, ставящего ЭЦП, вводится соответствующая информация в форме “Инструкции для подписывающего”.

5. При необходимости комментирования подписи устанавливается флажок “Разрешение на добавление примечаний”.

6. Если необходимо указать дату заверки документа, то устанавливается флажок “Отображать дату”.

7. Для завершения следует нажать “ОК”.

8. Чтобы добавить еще одну строку ЭП необходимо повторить отмеченные выше шаги.

Порядок подписания строки ЭП в Word документе:

1. Добавленная строка выделяется двойным кликом мыши.

2. В разделе “Подпись” указывается следующая информация в зависимости от применяемой версии ЭП:

  • имя подписывающегося лица, если добавляется печатная версия подписи;
  • ставится подпись с помощью планшета;
  • прикрепляется файл с рисунком рукописной подписи.

3. Для завершения следует нажать “Подписать”.

Ввод невидимой электронной подписи в вордовском документе

Невидимую ЭЦП удобно применять в тех случаях, когда не требуется создавать строки подписи, но необходимо подтвердить авторство, подлинность и неизменность документа. Она отличается тем, что не отображается в содержимом документа. Однако получатель может узнать, что документ заверен цифровой подписью, об этом его уведомляет соответствующий значок в строке состояния. После заверки документа электронной подписью его нельзя редактировать.

Порядок добавления невидимой ЭЦП в файл Word:

1. Выбрав пункт “Подготовка”, следует нажать “Добавить подпись”.

2. При необходимости в соответствующей форме ввода можно отметить цель подписания документа.

3. Для завершения нужно нажать кнопку “Подпись”.

В данной статье мы подробно рассмотрели, как подписать документ Word ЭЦП. О том, в каких еще сферах широко применяется электронная подпись читайте здесь.

Как правильно подписать документ электронной цифровой подписью в Word документе?

Обмениваясь между подразделениями документами, часто используют ЭЦП. Возникает вопрос: как же подписать ЭЦП в документе Word?

Сначала создаем документ, редактируем и проверяем на достоверность информации, и только потом добавляем ЭЦП. после добавления подписи документ нельзя редактировать, он станет доступен только для чтения. Если необходимо редактирование, то придется удалить подпись. Требуется установить сертификат для корректной работы с документами.

Для совершения подписи в Word 2007 требуется установить сервисы КриптоПро Office Signature и Crypto Pro. Для корректной работы персонального компьютера необходимо заранее настроить электронную цифровую подпись.

Рассмотрим пример подписи в Word 2007:

Без использования плагина КриптоПро Office Signature

  1. Создаем документ, подготавливаем его к подписанию, сохраняем, проверяем текст. Подпись документа Тест.docx производится следующим образом
  2. В верхнем левом углу выбираем значок Office, затем кнопку «Подготовить», а потом «Добавить цифровую подпись». Если вдруг появилось информационное окно Microsoft Office Word, рассказывающее о том, как подписать ЭЦП в документе Word. Вы смело можете поставить галочку в поле «Больше не показывать это сообщение» и нажать «ОК».

  3. Затем вам будет предложено выбрать цель подписания документа, это поле не обязательное. В «Теме сертификата» необходимо проверить ваши данные (ФИО). Если данные достоверные, то можете смело нажимать кнопку «Подпись». Если данные не верны, то необходимо выбрать кнопку «Изменить» и выбрать пользователя. Такое возможно если за одним компьютером работают несколько человек с разными ЭЦП.Теперь документ Word 2007 подписан. Как видно из рисунка ниже (в правой его части), можно понять, сколько человек подписали этот документ. При изменении содержания документа подписи теряют свою силу, и документ становится бесполезным.
Читать еще:  Рецензирование в word 2003

С использованием плагина КриптоПро Office Signature

  1. Теперь рассмотрим пример, как подписывается ЭЦП в документе Word с помощью плагина КриптоПро Office Signature.
  2. Необходимо установить данный сервис на свой компьютер. Появляется кнопка «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». Она открывается через кнопку «Подготовить»
    Как и в предыдущем, случаи выбираем цель подписания документа. Если необходимо вводим пароль для ЭЦП. При необходимости выбираем «Больше не показывать это сообщение»
    Результат – документ подписан
    Если вы захотите ознакомиться с подписями в документе повторно открыв, выберете «Подготовить», затем «Просмотр подписей».

Все тарифы на электронные подписи Вы можете посмотреть

Отправляя данные, вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности

Как подписать Word 2007 с помощью ЭЦП?

В предыдущей статье мы рассказывали Вам как подписать с помощью ЭЦП Word файлы версии 2003 (Как подписать Word-файл 2003 с помощью ЭЦП?). Сегодня будем рассматривать тот же вопрос, но уже касаемо документов создаваемых в Word 2007. Отличительными особенностями при подписывании документов Word 2007 с помощью ЭЦП являются, во-первых то, что документы пакета Office 2007 по умолчанию работают и сохраняются расширением docx, в отличии от Office 2003, где они имеют формат doc, во-вторых: чтобы подписать документы типа Word 2007 может использоваться специальный плагин КриптоПро Office Signature, который кстати для Office 2010 обязателен, так как без него подписать документы не представляется возможным. У нас на сайте Вы можете скачать плагин для 32-х битных операционных систем: Скачать КриптоПро Office Signature бесплатно и для 64-х битных операционных систем: Скачать КриптоПро Office Signature 64-bit бесплатно.

Перед тем как показать Вам инструкцию по подписыванию документов, хотим отметить что на компьютере уже должна быть установлена программа Crypto Pro и настроена для работы Ваша электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это не сделано, ищите инструкции по установке и настройке на нашем сайте, в меню «Статьи». Итак, первый вариант: Подписываем документ Word 2007 без использования плагина КриптоПро Office Signature.

После того как вы создали документ и он готов для подписывания, сохраните его и не забудьте еще раз проверить текст, так как внесение изменений после добавления ЭЦП делает ее недействительной. Мы создали документ Тест.docx с заданным текстом и теперь будем подписывать его.

Далее нажимаем значок Office в левом верхнем углу, кнопку «Подготовить» и жмем «Добавить цифровую подпись»

Вполне возможно, что вы увидете информационное окно Microsoft Office Word, любезно рассказывающий нам про цифровые подписи в документах Office. Можете смело ставить галочку в поле «Больше не показывать это сообщение» и нажать «ОК».

Далее вам будет предложено ввести цель подписания документа, но это поле не является обязательным. Если ниже в «Теме сертификата» вы видите свое ФИО это означает что выбран сертификат Вашей подписи и теперь необходимо нажать «Подписать». В ином случае, нажимаете кнопку «Изменить» и выбираете необходимого пользователя. Такое может случится, если за одним компьютером работает несколько пользователей и у каждого есть собственная ЭЦП.

На этом работа по подписыванию документа Word 2007 закончена. Как видно на следующем рисунке, справа будут показывать действительные подписи данного документа. Таким же образом можно накладывать на файл дополнительные подписи. При любом изменении файла подписи станут недействительными и документ утратит свою целостность.

Теперь рассмотрим вариант подписывания этого же файла, но уже с помощью плагина КриптоПро Office Signature. Хотим отметить, что разницы в принципе никакой, но отсутствие или наличие этого плагина, а так же версия используемого пакета Office у подписывающей и проверяющей сторон достаточно сильно влияет на итог. Дело в том, что документы с ЭЦП созданные в разных версиях Word, что 2003, 2007 или 2010 по разному могут быть восприняты у принимающей стороны. Для удобства представляем Вам следующую таблицу совместимости и просим Вас уделить внимание на нее при работе, дабы не совершить глупых ошибок.

Вернемся к подписыванию документа с помощью плагина КриптоПро Office Signature. После того как вы скачали и установили его к себе на компьютер появится новая строчка: «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)», которая открывается через кнопку Office в левом углу и кнопку «Подготовить». Как видите, возможность добавления подписи стандартными средствами тоже осталась.

Аналогично выбираете цель подписания, саму подпись, при необходимости вводите пароль на ЭЦП (если он заранее нее сохранен) и подтверждаете подпись:

Результатом является подписанный документ Word 2007.

В заключении хотим отметить, что просмотреть подписи существующие в документе при повторном открытии можно через меню (это круглая кнопка-значок Office) — «Подготовить» — «Просмотр подписей».

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector