Green-sell.info

Новые технологии
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Excel не работают формулы в ячейках

Проблемы с вычислением формул в Microsoft Excel

Одной из наиболее востребованных возможностей Excel является работа с формулами. Благодаря данной функции программа самостоятельно производит различного рода расчеты в таблицах. Но иногда случается так, что пользователь вписывает формулу в ячейку, но она не выполняет своего прямого назначения – вычисления результата. Давайте разберемся, с чем это может быть связано, и как решить данную проблему.

Устранение проблем с вычислением

Причины проблем с вычислением формул в Экселе могут быть совершенно разными. Они могут быть обусловлены, как настройками конкретной книги или даже отдельного диапазона ячеек, так и различными ошибками в синтаксисе.

Способ 1: изменение формата ячеек

Одной из самых распространенных причин, по которой Эксель вообще не считает или не правильно считает формулы, является неверно выставленный формат ячеек. Если диапазон имеет текстовый формат, то расчет выражений в нем вообще не производится, то есть, они отображаются как обычный текст. В других случаях, если формат не соответствует сути рассчитываемых данных, результат, выводимый в ячейку, может отображаться некорректно. Давайте выясним, как решить эту проблему.

  1. Для того, чтобы посмотреть, какой формат имеет конкретная ячейка или диапазон, переходим во вкладку «Главная». На ленте в блоке инструментов «Число» имеется поле отображения текущего формата. Если там указано значение «Текстовый», то формула точно вычисляться не будет.

Для того, чтобы произвести смену формата достаточно кликнуть по данному полю. Откроется список выбора форматирования, где можно выбрать значение, соответствующее сути формулы.

Но выбор типов формата через ленту не такой обширный, как через специализированное окно. Поэтому лучше применить второй вариант форматирования. Выделяем целевой диапазон. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбираем пункт «Формат ячеек». Можно также после выделения диапазона нажать комбинацию клавиш Ctrl+1.

  • Выделите поочередно ячейки, в которых функция не считалась, и для пересчета нажмите функциональную клавишу F2.
  • Теперь будет производиться расчет формулы в стандартном порядке с выводом результата в указанную ячейку.

    Способ 2: отключение режима «Показать формулы»

    Но возможно причина того, что вместо результатов расчета у вас отображаются выражения, состоит в том, что в программе включен режим «Показать формулы».

    1. Чтобы включить отображение итогов, переходим во вкладку «Формулы». На ленте в блоке инструментов «Зависимости формул», если кнопка «Показать формулы» активна, то кликаем по ней.

  • После этих действий в ячейках снова вместо синтаксиса функций начнет отображаться результат.
  • Способ 3: исправление ошибки в синтаксисе

    Формула также может отображаться как текст, если в её синтаксисе были допущены ошибки, например, пропущена или изменена буква. Если вы вводили её вручную, а не через Мастер функций, то такое вполне вероятно. Очень распространенной ошибкой, связанной с отображением выражения, как текста, является наличие пробела перед знаком «=».

    В таких случаях нужно внимательно пересмотреть синтаксис тех формул, которые неправильно отображаются, и внести в них соответствующие коррективы.

    Способ 4: включение пересчета формулы

    Бывает и такая ситуация, что формула вроде и отображает значение, но при изменении связанных с ней ячеек сама не меняется, то есть, результат не пересчитывается. Это означает, что у вас неправильно настроены параметры вычислений в данной книге.

      Перейдите во вкладку «Файл». Находясь в ней, следует кликнуть по пункту «Параметры».

  • Откроется окно параметров. Нужно перейти в раздел «Формулы». В блоке настроек «Параметры вычислений», который расположен в самом верху окна, если в параметре «Вычисления в книге», переключатель не установлен в позицию «Автоматически», то это и есть причина того, что результат вычислений неактуальный. Переставляем переключатель в нужную позицию. После выполнения вышеуказанных настроек для их сохранения в нижней части окна жмем на кнопку «OK».
  • Теперь все выражения в данной книге будут автоматически пересчитываться при изменении любого связанного значения.

    Способ 5: ошибка в формуле

    Если же программа все-таки производит расчет, но в результате показывает ошибку, то тут вероятна ситуация, что пользователь просто ошибся при вводе выражения. Ошибочными формулами считаются те, при расчете которых в ячейке появляются следующие значения:

    В этом случае нужно проверить, правильно ли записаны данные в ячейках, на которые ссылается выражение, нет ли в них ошибок в синтаксисе или не заложено ли в самой формуле какое-либо некорректное действие (например, деление на 0).

    Если функция сложная, с большим количеством связанных ячеек, то легче проследить вычисления с помощью специального инструмента.

      Выделяем ячейку с ошибкой. Переходим во вкладку «Формулы». На ленте в блоке инструментов «Зависимости формул» кликаем по кнопке «Вычислить формулу».

  • Открывается окно, в котором представляется полный расчет. Нажимаем на кнопку «Вычислить» и просматриваем вычисление пошагово. Ищем ошибку и устраняем её.
  • Как видим, причины того, что Эксель не считает или не правильно считает формулы, могут быть совершенно различными. Если вместо расчета у пользователя отображается сама функция, тот в этом случае, скорее всего, либо ячейка отформатирована под текст, либо включен режим просмотра выражений. Также, возможна ошибка в синтаксисе (например, наличие пробела перед знаком «=»). В случае если после изменения данных в связанных ячейках результат не обновляется, то тут нужно посмотреть, как настроено автообновление в параметрах книги. Также, нередко вместо корректного результата в ячейке отображается ошибка. Тут нужно просмотреть все значения, на которые ссылается функция. В случае обнаружения ошибки следует устранить её.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Проблемы с совместимостью формул в Excel

    Средством проверки совместимости обнаружены проблемы совместимости формул с более ранними версиями Microsoft Excel.

    Начиная с Excel 2007 по умолчанию средство проверки совместимости проверяет наличие проблем в предыдущих версиях Excel. Если вас интересует только конкретная версия, снимите флажки для остальных версий.

    Проблемы, отображаемые в списке Существенная потеря функциональности, необходимо устранить перед сохранением файла, чтобы избежать безвозвратной потери данных или неправильной работы функций.

    Проблемы, отображаемые в списке Несущественная потеря точности, необязательно устранять перед сохранением книги: данные и функциональные возможности не теряются, но книга, открываемая в более ранней версии Excel, может выглядеть или работать несколько иначе.

    Совет: Если имеется много проблем, требующих изучения, выберите команду Копировать на новый лист. Для работы над каждой проблемой используйте новый лист отчета о совместимости.

    В этой статье

    Проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности

    Некоторые листы содержат больше формул массива, которые ссылаются на другие листы, чем в выбранном формате файла. Некоторые из этих формул массива не будут сохранены и будут преобразованы в #VALUE! исчезнут.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях массивы книг, которые ссылаются на другие листы, ограничиваются только объемом доступной памяти, но в Excel 97-2003 листы могут содержать не более 65 472 массивов книг, которые ссылаются на другие листы. Массивы книг, размер которых превышает предельное значение, преобразуются в и отображаются #VALUE! исчезнут.

    Решение проблемы В средстве проверки совместимости нажмите кнопку найти , чтобы найти ячейки, содержащие формулы массива, ссылающиеся на другой лист, а затем внесите необходимые изменения, чтобы избежать #VALUE! исчезнут.

    Некоторые формулы содержат массивы с числом элементов, превышающим поддерживаемое выбранным форматом файла. Массивы, которые содержат более 256 столбцов или 65536 строк, не будут сохранены и могут привести к разным результатам.

    Что это означает. В Excel 2010 и более поздних версий можно использовать формулы массива, которые содержат элементы для более чем 256 столбцов и строк 65 536. В Excel 2007 это превышает ограничение для элементов массива и может возвращать разные результаты.

    Читать еще:  Как делать пометки в word

    Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки, содержащие формулы с массивами, в которых число элементов превышает число, поддерживаемое в более ранних версиях Excel, и внесите необходимые изменения.

    Некоторые формулы содержат больше значений, ссылок и (или) имен, чем поддерживается выбранным форматом файла. Эти формулы не будут сохранены и будут преобразованы в #VALUE! исчезнут.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версий максимальная длина содержимого формулы составляет 8 192 символа, а максимальная внутренняя длина — 16 384 байт. В Excel 97-2003 Максимальная длина содержимого формулы составляет 1 024 символа, а максимальная внутренняя длина — 1 800 байт. Если сочетание аргументов формулы (в том числе значений, ссылок и/или названий) превышает максимальный предел, установленный в Excel 97-2003, формулы будут #VALUEы. ошибки при сохранении книги в формате более ранней версии Excel.

    Решение проблемы В средстве проверки совместимости нажмите кнопку найти , чтобы найти ячейки, содержащие формулы, которые превышают ограничения максимальной длины формулы в Excel 97-2003, и внесите необходимые изменения, чтобы избежать #VALUE! исчезнут.

    В некоторых формулах более уровней вложения, чем поддерживается выбранным форматом файла. Формулы, содержащие более семи уровней вложения, не будут сохранены и будут преобразованы в #VALUE! исчезнут.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях формула может содержать до 64 уровней вложенности, но в Excel 97-2003 максимальное количество уровней вложенности — только 7.

    Решение проблемы В средстве проверки совместимости нажмите кнопку найти , чтобы найти ячейки, содержащие формулы с числом уровней вложенности более 7, а затем внесите необходимые изменения, чтобы избежать #VALUE! исчезнут.

    Некоторые формулы содержат функции с числом аргументов, превышающим поддерживаемое выбранным форматом файла. Формулы, которые содержат более 30 аргументов на функцию, не будут сохранены и будут преобразованы в #VALUE! исчезнут.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях формула может содержать до 255 аргументов, но в Excel 97-2003 максимальное число аргументов в формуле составляет всего 30.

    Решение проблемы В средстве проверки совместимости нажмите кнопку найти , чтобы найти ячейки, содержащие формулы с числом аргументов более 30, и внесите необходимые изменения, чтобы избежать #VALUE! исчезнут.

    В некоторых формулах используются больше операндов, чем разрешено выбранным форматом файла. Эти формулы не будут сохранены и будут преобразованы в #VALUE! исчезнут.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях максимальное количество операндов, которые можно использовать в формулах, составляет 1 024, но в Excel 97-2003 предельный размер операндов в формулах составляет только 40.

    Решение проблемы В средстве проверки совместимости нажмите кнопку найти , чтобы найти ячейки, содержащие формулы с более чем 40 операндами, а затем внесите необходимые изменения, чтобы избежать #VALUE! исчезнут.

    Некоторые формулы содержат функции с числом аргументов, превышающим поддерживаемое выбранным форматом файла. Формулы, которые содержат более 29 аргументов функции, не будут сохранены и будут преобразованы в #VALUE! исчезнут.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях пользовательская функция (UDF), созданная с помощью Visual Basic для приложений (VBA), может содержать до 60 аргументов, но в Excel 97-2003 количество аргументов в UDF ограничено 29.

    Решение проблемы В средстве проверки совместимости нажмите кнопку найти , чтобы найти ячейки, содержащие функции, в которых используется более 29 аргументов, и внесите необходимые изменения, чтобы избежать #VALUE! исчезнут. Чтобы изменить пользовательские функции, возможно, придется использовать код VBA.

    Одна или несколько функций в этой книге недоступны в более ранних версиях Excel. При пересчете в более ранних версиях эти функции будут возвращать #NAME? Ошибка вместо текущих результатов.

    Что это означает. Excel 2007 и более поздние версии предоставляют новые и переименованные функции. Поскольку эти функции недоступны в Excel 97-2003, они будут возвращать #NAME? Ошибка вместо ожидаемых результатов при открытии книги в более ранней версии Excel..

    В некоторых случаях к формуле добавляется префикс _xlfn, например: =_xlfn.ЕСЛИОШИБКА (1;2).

    Решение проблемы В средстве проверки совместимости нажмите кнопку найти , чтобы найти ячейки, содержащие функции, недоступные в более ранних версиях Excel, а затем внесите необходимые изменения, чтобы избежать #NAME. исчезнут.

    Для всех переименованных функций доступны функции совместимости. Для предотвращения ошибок можно использовать эти функции.

    Новые функции можно заменить соответствующими функциями, доступными в более ранних версиях Excel. Кроме того, можно удалить формулы с новыми функциями, заменив их результатами формул.

    Некоторые формулы содержат ссылки на таблицы, которые не поддерживаются выбранным форматом файла. Эти ссылки будут преобразованы в ссылки на ячейки.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях можно использовать структурированные ссылки для упрощения работы с табличными данными при использовании формул, ссылающихся на таблицу, либо части таблицы, либо всей таблицы. В Excel 97–2003 эта возможность не поддерживается, и структурированные ссылки преобразуются в ссылки на ячейки.

    Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки, содержащие формулы со структурированными ссылками на таблицы, и замените их соответствующими ссылками на ячейки.

    Некоторые формулы содержат ссылки на таблицы в других книгах, которые сейчас не открыты в текущем экземпляре Excel. При сохранении в формате Excel 97–2003 эти ссылки будут преобразованы в значения #ССЫЛКА!, так как их невозможно преобразовать в адреса на текущем листе.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях можно использовать структурированные ссылки для упрощения работы с табличными данными при использовании формул, ссылающихся на таблицу, либо части таблицы, либо всей таблицы. В Excel 97–2003 эта возможность не поддерживается, и структурированные ссылки преобразуются в ссылки на ячейки. Однако если структурированные ссылки указывают на таблицы в других книгах, которые в данный момент не открыты, они преобразуются в значения ошибки #ССЫЛКА!.

    Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки, содержащие формулы со структурированными ссылками на таблицы в других книгах, и измените их для предотвращения ошибок #ССЫЛКА!.

    Одна или несколько ячеек книги содержат правила проверки данных, использующие ссылки на более чем 8192 несмежных диапазона ячеек. Такие правила проверки данных не будут сохранены.

    Что это означает. В Excel 2010 и более поздних версиях правила проверки данных могут ссылаться на более чем 8192 несмежных областей ячеек. В Excel 97-2007 этот тип правила проверки данных не поддерживается и будет недоступен.

    Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки, содержащие правила проверки данных, которые содержат ссылки на более чем 8192 несмежных диапазона ячеек, и внесите необходимые изменения.

    Одна или несколько ячеек книги содержат правила проверки данных, использующие ссылки на значения, находящиеся на других листах. Такие правила проверки данных не будут поддерживаться в более ранних версиях Excel.

    Что это означает. В Excel 2010 и более поздних версиях можно использовать правила проверки данных, которые ссылаются на значения на других листах. В Excel 97-2007 этот тип проверки данных не поддерживается и не может быть отображен на листе.

    Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010 и более поздних версиях, если они не были изменены в Excel 97-2007.

    Читать еще:  Excel оператор если с несколькими условиями

    Решение проблемы В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти ячейки, содержащие правила проверки данных, в которых есть ссылки на значения на других листах, и внесите необходимые изменения на вкладке Параметры диалогового окна Проверка данных (вкладка Данные, группа Работа с данными).

    Книга содержит диапазон консолидации данных, ссылающийся на ячейки вне допустимого числа строк и столбцов для выбранного формата файла. Ссылки формул на данные в этой области будут изменены и могут отображаться некорректно в более ранней версии Excel.

    Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях диапазоны консолидации данных могут содержать формулы, которые ссылаются на данные за пределами строк и столбцов выбранного формата файла. В Excel 97-2003 размер листа составляет только 256 столбцам по 65 536 строк. Формулы, ссылающиеся на данные в ячейках за пределами этого диапазона строк и столбцов, корректируются и могут отображаться неправильно.

    Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти диапазоны консолидации данных, содержащие формулы, которые ссылаются на данные за пределами ограничения на число строк и столбцов Excel 97–2003, и внесите необходимые изменения.

    Книга содержит настраиваемые описания пользовательских функций VBA. Все настраиваемые описания будут удалены.

    Что это означает. В Excel 2010 и более поздних версий можно создавать пользовательские функции (UDF) с пользовательскими описаниями с помощью Visual Basic для приложений (VBA). Пользовательские описания не поддерживаются в Excel 97-2007 и будут удалены.

    Что необходимо сделать. Выполнять какие-либо действия не требуется, поскольку все настраиваемые описания будут удалены.

    Почему эксель не считает формулы – что делать

    В Microsoft Office Excel очень удобно работать с числовыми данными и проводить различные вычисления. Поскольку рабочий лист имеет табличную структуру, а программа содержит большую библиотеку математических, инженерных, статистических, а также логических функций. Все расчеты основаны на формулах, которые записываются в ячейки. К сожалению, иногда возникают ошибки в вычислениях, и сегодня расскажем, что делать, если эксель не считает формулы.

    Пути решения проблемы

    Основные сбои работы формул заключаются в неправильном применении функции или ошибке синтаксиса. Однако иногда проблемы возникают из-за формата таблицы, когда редактор не считает формулы, а показывает формулу внутри ячейки.

    Чтобы избавится от этого, достаточно сменить формат ячейки с текстового на общий или числовой. Затем активировать поле двойным нажатием левой клавиши мыши или кнопкой F2 и нажать Enter на клавиатуре для применения формулы.

    На заметку! Такая проблема иногда возникает из-за активной функции Показать формулы.

    Бывают случаи, когда функция работает, но программа выдает ошибку. Рассмотрим их основные виды:

    1. Деление на ноль сообщает о том, что в диапазоне значений есть действие деления на 0.
    2. Ошибка Нет данных возникает, если редактор не воспринимает значения, указанные внутри функции.
    3. #ИМЯ? появляется при неправильной записи наименования функции или ее части.
    4. Следующая ошибка информирует о том, что внутри формулы есть пробел между диапазонами значений. Появляется достаточно редко.
    5. #ЧИСЛО! сообщает о том, что число не соответствует диапазону для расчета.
    6. Ссылка указывает на отсутствие данных в одной из связанных ячеек.
    7. Если пишет знач, то неверно выбраны аргументы для работы функции.
    8. Много решеток обозначает недостаток ширины ячейки для отображения результата.

    В общем случае, если показывает 0, значит диапазон не содержит вообще никаких данных.

    На заметку! Комментарии и пути решения возникающих ошибок можно посмотреть в справке, которая вызывается из выпадающего списка.

    Для поиска и устранения недочетов внутри редактора есть отдельный инструмент, который находится во вкладке Формулы на Панели управления. Функция вычислить формулу позволяет пошагово отследить работу выражения и позволяет определить место сбоя.

    Если все записано правильно, сбоев в работе функций нет, но программа не считает формулы автоматически, то проверьте на какой строке стоит галочка в параметрах вычислений.

    Как видите, основные проблемы с расчетами в excel связаны с неточностями записи функций, неправильным применением формул или форматом таблицы. В большинстве своем подобные ситуации возникают по вине пользователя, поэтому нужно быть внимательным при работе в редакторе.

    Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

    Проблемы с работой формул в Microsoft Excel. Не работает формула в excel

    Почему не работают формулы в Excel 🚩 Не считает сумму

    Главная функция программы Excel – работа с формулами. Именно для этого она чаще всего и используется. Иногда случается, что не работают формулы в Excel, в таком случае нужно что-то делать. Именно об этом и пойдет речь далее.

    Устраняем проблему

    Причин, почему в Excel не работает формула довольно много. Возможно у вас неверно выставлены настройки программы или конкретного диапазона, либо некорректно введена формула.

    При протягивании не работают формулы

    Суть ошибки в том, что создается несколько столбцов, например, 2, а в третьем должен выводиться результат. Там указывается формула и протягивается вниз, чтобы охватить весь диапазон, но в итоге значение из первой ячейки просто переносится на следующие. В таком случае есть несколько способов, как все исправить:

    1. Нажмите кнопку F9, чтобы начался пересчет листа.
    2. Измените формат ячейки на общий. Для этого нужно выделить ее и кликнуть правой кнопкой мыши. Откроется меню, где следует выбрать «Формат ячейки» и изменить на «Общий».
    3. Откройте параметры вычисления формул и проверьте, чтобы отметки стояли, как на скрине.

    Формула не считает

    Есть несколько причин, почему формула в экселе не считает:

    • Не верный формат ячейки. Для его изменения, нужно выделить нужный диапазон ячеек и выбрать «Формат Ячейки».

    • Активирован режим «Показать формулы». Для его отключения нужно на панели сверху перейти в раздел «Формулы», там кликнуть на «Зависимости формул» и отключить «Показать формулы».

    • Неверно введена формула или ее синтаксис. В таком случае отображается формула вместо значения. Нужно внимательно ее проверить.

    Это несколько основных причин, почему Эксель не считает формулы.

    Программа не считает формулу, введённую в ячейку

    Такое часто случается из-за того, что установлен текстовый формат ячейки. Как его сменить на другой уже описывалось ранее.

    Не происходит подсчет суммы

    Есть два варианта, почему приложение Эксель не считает сумму:

    1. Формат ячеек является тестовым.
    2. Деактивирован подсчет суммы. Нужно, используя правую кнопку мыши клацнуть на специальной панели и установить отметку на «Сумма».

    Вот, почему не считается сумма.

    Не верно суммируются данные ячеек

    Некоторые пользователи столкнулись с тем, когда Еxcel неправильно считает сумму выделенных ячеек. Зачастую это происходит из-за того, что некоторые ячейки, а то и большая их часть, имеют текстовый формат. Из-за этого суммируются не все данные и результат получается некорректным. Нужно изменить формат на «Общий», чтобы устранить проблему.

    Отключен перерасчет

    Бывает, что пользователь подсчитал все данные, но при их корректировании в связанных с формулой ячейках итог не меняется. Это означает, что неверно выставленные параметры:

    1. Откройте параметры программы.
    2. Там следует перейти в раздел «Формулы». Сверху будет блок «Параметры вычислений», а там параметр «Вычисления в книге», где должна быть выбрана позиция «Автоматически». Если нет, выставляете как следует и нажимаете «ОК».

    Проблемы с работой формул в Microsoft Excel

    Теперь, если какое-либо значение будет изменено, произойдет пересчет результата.

    Из всего этого видно, что существует много разных причин, почему Эксель производит расчет формулы неправильно или вовсе отказывается их считать. Если у пользователя там, где должен быть результат отображается формула, значит формат ячейки установлен текстовый либо в самой формуле допущена ошибка. Возможно активирован режим просмотра. Еще пользователи часто забывают ставить «=» перед началом формулы. Если в связанных ячейка изменяются значения, а результат остается прежним, нужно проверить активировано ли автообновление. В некоторых случая в ячейках с итогами отображается ошибка, тогда следует проверить все значения.

    Читать еще:  Как открыть документ pdf в word

    12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения

    Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.

    Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.

    Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

    Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

    Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

    Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

    Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

    На одном листе располагается несколько таблиц

    Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

    Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

    Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

    Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

    Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

    Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

    Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

    Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

    Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

    Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

    Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

    Информация в комментариях

    Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

    Бардак с форматированием

    Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

    1. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
    2. Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
    3. Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

    Объединение ячеек

    Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

    Объединение текста и чисел в одной ячейке

    Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

    Числа в виде текста в ячейке

    Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

    Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

    Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

    Страничный режим листа в Excel

    Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

    Ещё больше полезной информации про Excel можно узнать на сайте Дениса.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector