Green-sell.info

Новые технологии
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Связанные файлы powerpoint

Использование внедренных и связанных звуковых файлов в PowerPoint

Как при подготовке к выступлению на совещании, так и при создании на основе презентации специального фотоальбома, посвященного семейному торжеству, использование звукового или музыкального сопровождения поможет сделать презентацию Microsoft PowerPoint более интересной. При добавлении звуков и музыки в презентацию важно понять разницу между внедренными и связанными объектами.

Различия между связанными и внедренными объектами

Под «объектом» в этой статье понимается звук (включая музыку). Объект сам может быть звуком, а может быть файлом, содержащим звук.

Главные отличия между связанными и внедренными объектами заключаются в способе их хранения и обновления, если возникает такая необходимость, после их размещения в конечном файле (в данном случае в файле презентации).

Связанный объект. Связанный объект создается и хранится в отдельном исходном файле, а затем связывается с конечным файлом. Поскольку два файла являются связанными, при изменении одного файла все исправления отображаются в обоих файлах: исходном и конечном.

Внедренный объект. Внедренный объект также создается в отдельном файле, однако затем он вставляется в конечный файл и становится его частью. Если изменить исходный файл, изменения не затронут конечный файл.

Внедренный объект

Связанный объект

Исходный файл, содержащий связанный объект

Выбор типа файла

Допустим, вы создали презентацию, добавили в нее несколько музыкальных файлов (звукозаписей), настроили способы смены слайдов и интервалы. Теперь презентация выглядит привлекательно и хорошо работает на компьютере. Однако следует ответить на несколько вопросов, прежде чем посчитать работу завершенной. Можно сэкономить довольно много времени, обдумав эти вопросы до добавления звуковых файлов.

Каков размер каждого звукового файла?

Используйте эти условия, чтобы выбрать тип файла в зависимости от его размера.

  • Если размер каждого звукового или музыкального файла не превышает 50 Мбайт (мегабайт), такие файлы можно вставить как связанные или внедренные объекты. (Внедренные объекты, размеры которых превышают 100 Кбайт, могут замедлить воспроизведение презентации.)
  • Если размер файла превышает 50 Мбайт, необходимо выполнить его связывание (такой звуковой файл не будет воспроизводиться в презентации, если он внедрен). По умолчанию в PowerPoint задан максимальный размер внедренных объектов 100 Кбайт (килобайт), однако можно изменить это значение на 50 000 Кбайт (50 Мбайт).

Как изменить максимально допустимый размер?


  1. В меню Сервис выберите команду Параметры.
  2. На вкладке Общие измените значение параметра Использовать ссылки на звуковые файлы размером более ___ Кбайт на значение, превышающее самый большой из используемых в презентации звуковых файлов (значение поля не может превышать 50 000 Кбайт (50 Мбайт)).
  3. Нажмите кнопку ОК.

Будет ли использован для демонстрации презентации тот же компьютер, что и для ее создания?

Рассмотрите следующие варианты.

  • Если демонстрация презентации планируется на том же компьютере, на котором она была создана, можно вставлять как внедренные, так и связанные объекты (при условии, что размер связанных файлов не выходит за описанные выше пределы).
  • Если демонстрация презентации планируется на другом компьютере, необходимо соблюдать осторожность при использовании связанных файлов. Убедитесь, что исходный файл, содержащий связанные звуковые файлы, а также папка, в которой он находится, сохранены на компьютере, используемом для презентации. В противном случае звуковые файлы не будут воспроизводиться, поскольку в презентации не сможет работать ссылка на исходный файл, находящийся на другом компьютере.
  • Если презентация сохраняется на гибком диске или компакт-диске, обеспечить надежный перенос связанных файлов на новый компьютер можно с помощью средства Упаковка для записи на компакт-диск (PowerPoint 2003) или мастера упаковки (PowerPoint 2002).

Использование средства Упаковка для записи на компакт-диск

Если требуется провести презентацию, записать ее на компакт-диск, сохранить в папку на своем компьютере или предоставить в общее пользование по сети, можно воспользоваться командой Подготовить для компакт-диска в меню Файл. Средство упаковки для записи на компакт-диск копирует презентацию вместе со всеми поддерживающими файлами на компакт-диск или в папку на компьютере или в общую сетевую папку. При упаковке презентации можно задать автоматическое воспроизведение показа слайдов. Кроме того, средство просмотра Microsoft Office PowerPoint 2003 Viewer является включенным по умолчанию. Это означает, что для воспроизведения презентации с компакт-диска не требуется устанавливать PowerPoint на компьютер. Дополнительные сведения см. в разделах справки Упаковка презентации и копирование ее на компакт-диск и Упаковка презентации для компакт-диска.

Использование мастера упаковки

С помощью мастера упаковки можно выполнить упаковку презентации, поместив все требуемые файлы в один файл, чтобы затем скопировать этот полученный файл на компакт-диск или в сетевую папку. Затем можно распаковать файлы на конечном компьютере или сетевом ресурсе и запустить презентацию.

Используйте команду Упаковать в меню Файл, чтобы быстро скопировать презентацию вместе со всеми поддерживающими файлами на компакт-диск или в сетевую папку. Можно также включить средство просмотра Microsoft PowerPoint Viewer 97, если планируется запускать презентацию на компьютере, на котором не установлено приложение Microsoft PowerPoint. Дополнительные сведения см. в разделах справки Общие сведения об упаковке презентаций для показа на другом компьютере, Упаковка презентации для показа на другом компьютере и Распаковка и просмотр презентации на другом компьютере.

Нужно ли будет изменять объекты после их добавления в презентацию?

Если придется обновлять объекты после добавления их в презентацию, обратите внимание на следующие моменты.

  • Если нужно будет изменять исходный файл, используйте связанные объекты. При изменении исходного файла внесенные исправления будут также отражаться и в презентации, поскольку файлы являются связанными.
  • Если нет необходимости изменять исходный файл, можно использовать внедренные объекты. При внедрении файла сведения в конечном файле не изменяются при внесении изменений в исходный файл.

Заключение

Обычно можно использовать связанные или внедренные звуковые файлы, если их размер не превышает 50 Мбайт (для внедренных звуковых файлов) или если презентация создается и демонстрируется на одном и том же компьютере (для связанных файлов). Далее представлены рекомендации по включению музыкальных и звуковых файлов в презентации.

Связь с файлами Excel в PowerPoint

Эдуард Хаипов, 21 июня 2011

На наших тренингах люди часто задают вопрос: «Как сделать так, чтобы изменения данных сделанные в файле Excel автоматически вносились на графики в презентации?»

Сегодня мы расскажем, как настроить обновление данных графиков в PowerPoint с помощью связи с файлом Excel.

Друзья, читайте обновленную статью на нашем новом ресурсе: http://powerlexis.ru/articles/Ustanovit-svaz-file-Excel-PowerPoint

1. Копируем график построенный в Excel в буфер обмена.

2. В PowerPoint на вкладке «Главная» выбираем пункт меню «Вставить -> Специальная вставка»

3. В открывшемся окне выбираем действие «Связать» и видим описание результата действия: «Вставляет рисунок содержимого буфера обмена. Вставка связи создает ссылку на исходный файл так, что изменения в исходном файле отражаются в презентации».

Как раз то, что нам нужно. Кликаем «ОК».

Для того, чтобы обновить данные достаточно кликнуть на график правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт «Обновить связь».

Если в презентации есть связанные файлы, то при каждом новом открытии PowerPoint будет выводить вот такое окно с предупреждением и возможностью обновить все связанные данные одновременно.

Чтобы убрать связь графика с файлом Excel:

в PowerPoint 2007 нужно щелкнуть кнопку «Office» в левом верхнем углу экрана и выбрать пункт меню «Подготовить -> Изменить ссылки на файлы»,

в PowerPoint 2010 аналогичную кнопку вы найдете в меню «Файл -> Сведения» в правом нижнем углу экрана.

В открывшемся окне выбрать ссылку на файл и кликнуть «Разорвать связь».

Будьте внимательны! После того как связь с файлом будет разорвана, соответствующий график в PowerPoint преобразуется в изображение. То есть возможность изменять график полностью теряется.

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.

Связанные файлы powerpoint

Любая презентация выглядит эффектнее и нагляднее, если в ней присутствуют такие элементы как таблицы и диаграммы. Но встроенные инструменты PowerPoint не имеют таких возможностей и не так удобны, как аналогичные инструменты Excel. Поэтому важно уметь вставить в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.

Сделать это можно с помощью внедрения или связывания.

Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в презентации таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом на слайд помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью презентации и уже никак не связан с источником данных. Размер файла презентации при этом, естественно, увеличивается.

Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом на слайд помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.

Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.

1. ЧЕРЕЗ БУФЕР ОБМЕНА

Все мы знаем, что работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд Копировать/Вставить. Но следует отметить, что в презентациях действие команды Вставить различается для таблиц и диаграмм.

Если Вы в файле Excel выделили таблицу, выполнили команду Копировать, перешли на слайд и дали команду Вставить, то таблица вставится как таблица PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, но по умолчанию связь с источником установлена не будет. То есть произойдёт внедрение.

Если же Вы все те же действия выполните с диаграммой, то диаграмма вставится как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, и по умолчанию будет установлена связь с источником. То есть произойдёт связывание.

Если мы хотим изменить параметры вставки, принятые по умолчанию, нам придётся использовать Специальную вставку . Для этого в ыделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим на слайд и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии PowerPoint.

В версиях до PowerPoint 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с PowerPoint 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная.

Диалоговое окно Специальная вставка выглядит следующим образом:

если вставляется таблица


если вставляется диаграмма

В обоих случаях в этом диалоговом окне можно установить переключатель Вставить/Связать, а также выбрать формат вставляемого объекта.

Кроме того, начиная с PowerPoint 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты внедрения или связывания.

При вставке таблиц доступны только варианты внедрения


А при вставке диаграмм — как внедрения, так и связывания

2. СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБЪЕКТА

Чтобы создать на слайде таблицу или диаграмму средствами Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,


для версий старше PowerPoint 2007 выполняем команду меню Вставка — Объект


и в раскрывшемся диалоговом окне ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК

После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel.

Таким образом, мы можем внедрить таблицу Excel и работать с ней, используя все возможности этой программы, прямо на слайде.

Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ИЗ ФАЙЛА

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне ставим переключатель Создать из файла . С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel. При этом обращаем внимание на флажок Связать. Если он не установлен, то произойдет внедрение таблицы или диаграммы на слайд, если же флажок установить, то будет связывание. Нажимаем ОК.

На слайд вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги.

Пожалуй, стоит несколько подробнее остановиться на различиях «в поведении» внедрённых и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.

Если объект внедрён, т.е. связь с источником не установлена, то двойной щелчок мыши по объекту приведёт к переходу в режим редактирования. При этом лента (меню) PowerPoint заменится на ленту (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедрённый объект мы будем видеть на слайде в характерной штриховой рамке.

Если же таблица или диаграмма связана с источником, то при двойном щелчке мышкой для редактирования откроется файл-источник в отдельном окне Excel.

После изменений, внесенных в файл-источник, мы его сохраняем, и тогда эти изменения отражаются на слайде в связанной таблице или диаграмме.

Изначально PowerPoint подгоняет размеры вставляемой таблицы или диаграммы таким образом, чтобы они полностью разместились на слайде. Из-за этого большие таблицы могут быть настолько уменьшены, что окажутся нечитаемыми. Если мы хотим, например, чтобы на слайде отобразилась часть таблицы, то следует научиться изменять размеры отображаемого объекта. Размерами внедрённого объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования внедренного объекта.

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования внедренного объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок.

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

При открытии файла со связанными таблицами или диаграммами появляется диалоговое окно с предложением обновить связи.

Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Отмена.

Если выбран вариант Обновить связи, то данные в презентации обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи .

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Изменить источник , а также Разорвать связь , если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или вручную .

В версии до PowerPoint 2007 это диалоговое окно открывается при выполнении команды меню Правка — Связи.

В PowerPoint 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы.

Начиная с PowerPoint 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.

презентация PowerPoint из Excel

Можно ли в ’03, или ’10 MSOffice из Excel автоматически конвертировать данные в презентацию PowerPoint?

Приходится работать с большим обемом данных, которые удобно тречить в xls. При проведении презентаций на основе этих данных нужна не вся информация, а, например, из отдельно выбранных строк, колонок, ячеек. Копирование и редактирование и форматирование данных из xls в ppt занимает много времени. Как организавать автоматически презентацию в РРТ в заранее подгатовленный шаблон с предустановленным форматом?

Сведения о вопросе

Автоматически конвертировать данные в презентацию не получится.

Попробуйте использовать в Power Point 2010 Вставка — нажмите Таблица, выбеирите Таблица Excel, скопируйте данные ячеек из документа Excel 2010, в Power Point 2010 нажмите правой кнопкой мыши в вставленной таблице Excel и выберите в параметрах вставки Вставить связь — это позволит изменять значения в Power Point 2010 автоматически, если они изменятся в Excel 2010.

Связь с файлами Excel в PowerPoint.

«Как сделать так, чтобы изменения данных сделанные в файле Excel автоматически вносились на графики в презентации?»

Настроить обновление данных графиков в PowerPoint с помощью связи с файлом Excel.

1. Копируем график построенный в Excel в буфер обмена.

2. В PowerPoint на вкладке «Главная» выбираем пункт меню «Вставить -> Специальная вставка»

3. В открывшемся окне выбираем действие «Связать» и видим описание результата действия: «Вставляет рисунок содержимого буфера обмена. Вставка связи создает ссылку на исходный файл так, что изменения в исходном файле отражаются в презентации».

Для того, чтобы обновить данные достаточно кликнуть на график правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт «Обновить связь».

Если в презентации есть связанные файлы, то при каждом новом открытии PowerPoint будет выводить вот такое окно с предупреждением и возможностью обновить все связанные данные одновременно.

Чтобы убрать связь графика с файлом Excel:

в PowerPoint 2007 нужно щелкнуть кнопку «Office» в левом верхнем углу экрана и выбрать пункт меню «Подготовить -> Изменить ссылки на файлы»,

в PowerPoint 2010 аналогичную кнопку вы найдете в меню «Файл -> Сведения» в правом нижнем углу экрана.

В открывшемся окне выбрать ссылку на файл и кликнуть «Разорвать связь».

Будьте внимательны! После того как связь с файлом будет разорвана, соответствующий график в PowerPoint преобразуется в изображение. То есть возможность изменять график полностью теряется.

Excel Store

Просмотр и редактирование связей в PowerPoint

Краткое описание

Надстройка позволяет в удобном режиме просматривать и редактировать связи в файле PowerPoint. Основное применение — «клонирование» презентаций (например, с одинаковой структурой, но на разные филиалы/регионы), когда стоит задача оперативно и быстро изменить типовые (шаблонные) связи на пользовательские.

Подробное описание

Как правило, если какую-либо презентацию вы делаете с определенной периодичностью (раз в неделю, раз в месяц и тд.), то удобно использовать заранее подготовленный шаблон данной презентации. Так сказать, ее «скелет», в котором настроены основные слайды и связи на нужные вам файлы (листы, таблицы, диаграммы excel).

Например, имеем один шаблон филиальной презентации, из которого делаем 5-10-20 и более презентаций под каждый филиал. Структура и слайды уже готовы, остается только подправить связи. Вот тут-то и возникает проблема. Оказывается в PowerPoint связи так просто не изменить. Казалось бы, нужно просто в пути связи изменить слово «СПБ» на «ПСКОВ» и нужная диаграмма подтянется. Но к сожалению, в функциях PowerPoint такой возможности не предусмотрено.

Чтобы не проделывать данное упражнение руками, вы можете использовать надстройку «Update Link» (см. ссылку вверху страницы). Установка осуществляется стандартно: «Файл — Параметры — Надстройки PowerPoint». При желании можно и не устанавливать. Достаточно открыть редактируемый шаблон (файл) презентации PowerPoint, а потом просто открыть файл надстройки.

В результате получаем панельку:

Select Link: Позволяет выгрузить список всех связей. При необходимости можно фильтровать список связей перед выгрузкой. Полученный список можно скопировать в блокнот, эксель и тп. для просмотра (поиска) нужного фрагмента.
Update Link: Собственно замена связей. Указываете фразу или слово, которое требуется найти и фразу, на которое требуется заменить.

Для удобства обновления можно сперва «выбрать» существующие связи функцией «Select Link», посмотреть как выглядит фрагмент для поиска и уже по нему делать замену.

В обоих модулях поддерживается выбор режима работы:

  1. Поиск/замена во всей презентации
  2. Поиск/замена только в выделенных слайдах

Обратите внимание:

  1. PowerPoint при замене связей соединяется с новым (подключаемым) файл, поэтому очень желательно перед запуском макроса открыть новый и старый связанный файл. Это существенно экономит время при обновлении
  2. Полный путь связанного файла может выглядеть вот так:
    C: FoldersManagment Report by FilialsFilesИсточникиСевЗапСЗР.xlsx!SPb![СЗР.xlsx]SPb Ch1
    Поэтому при замене очень важно изменить как путь к файлу, так и системное название листа (в данном примере это кусок: [СЗР.xlsx]SPb). В общем, обращайте на это внимание. Здесь опять же можно воспользоваться функцией «SelectLink» и увидеть полные линки связанных файлов.
  3. Замена осуществляется строго по указанному слову или фразе, т.е. без учета масок: *, ? и тп.

Комментарии ( )

Надстройка не сработала.

Есть подозрение (родилось из целей и задач см. на самом верху страницы), что диаграммы должны быть вынесенными, а не встроенными. А у меня все встроенные.
Увы.

Очень помогла бы, просто очень. Сотни ссылок в презентации, надо поменять — а надстройка не видит диаграмм, таблицы меняет, а диаграммы нет.

Нет варианта с диаграммами?

Спасибо за замечание. Сейчас готового варианта для работы с диаграммами нет.
Обязательно реализую указанную доработку в следующем обновлении надстройки.

Читать еще:  Файлы презентации ms powerpoint
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×