Green-sell.info

Новые технологии
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Способы форматирования ячеек в excel

Форматирование ячеек электронных таблиц Excel 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.2.3. Форматирование ячеек и применение стилей

Форматирование ячеек

Форматирование ячеек электронных таблиц является необходимым условием работы с данными в Excel 2007. Форматирование ячеек осуществляется с помощью раскрывающегося списка «Числовой формат» или окна диалога «Формат ячеек». Это окно имеет шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка, Защита (рисунок 1). Окно диалога открывается при щелчке левой кнопкой мыши на стрелке группы «Число» на вкладке «Главная».

На вкладке «Число» окна «Формат ячеек» можно назначать числовые форматы ячейкам электронных таблиц. Причем форматы ячейкам электронных таблиц можно назначать как до ввода данных, так и после их ввода в ячейки. К числовым форматам относятся: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый и т.д. (рис. 1).

Обычно данные вводятся в ячейки электронных таблиц Excel 2007 в одном из числовых форматов. Если данные введены без учета формата ячейки, то им по умолчанию Excel 2007 присваивает формат — Общий. Следует отметить, что можно форматировать одну ячейку или несколько ячеек одновременно.

Для форматирования ячейки (ячеек) надо ее (их) выделить, затем открыть окно диалога «Формат ячеек» или раскрывающийся список «Числовой формат» в группе «Число» на вкладке «Главная» и назначить необходимый числовой формат.

К форматированию ячеек относятся и такие операции как объединение ячеек, выравнивание и направление текста в ячейках, перенос по словам и т.д. Эти операции можно выполнить в окне диалога «Формат ячеек» на вкладке «Выравнивание» (рис. 1) или в группе «Выравнивание» на вкладке «Главная» (ris. 2).

Форматирование шрифта можно осуществлять в окне диалога «Формат ячеек» с помощью инструментов на вкладке «Шрифт» или в группе «Шрифт» на вкладке «Главная». Необходимо отметить, что шрифт и другие параметры Excel 2007, действующие в режиме по умолчанию, можно изменить в окне диалога «Параметры Excel». Это окно можно открыть, выполнив команду Кнопка «Office»/»Параметры Excel» (ris. 3)

Границы, заливку и защиту ячеек можно отформатировать на соответствующих вкладках окна диалога «Формат ячеек».

Кроме того, в Excel 2007 имеется инструмент «Формат» в группе «Ячейки» на вкладке «Главная». Этот интрумент применяется для изменения (форматирования) высоты строки или ширины столбца, защиты или скрытия ячеек, строк, столбцов, листов, упорядочения листов (ris. 4).

Применение стилей

Набор атрибутов форматирования ячеек, сохраненный под уникальным именем, называется стилем. Стили ячеек можно создавать и применять к ячейкам. Инструменты стилей ячеек помещены в группу «Стили» на вкладке «Главная» (рисунок. 5).

В Excel 2007 можно осуществить изменение формата данных в зависимости от их значений. Такое форматирование называется условным форматированием. Кроме того, условное форматирование можно применить для выделения ячеек с важной информацией с помощью значков, гистограмм, цветовой шкалы и т.д. (рисунок.6).

Быстрое форматирование диапазона ячеек и преобразование его в таблицу с помощью выбора определенного стиля можно осуществить инструментами «Форматировать как таблицу» из группы «Стили» на вкладке «Главная» (рисунок 7)

Быстрое форматирование ячейки с помощью выбора одного из определенных стилей осуществляется инструментами «Стили ячеек» из группы «Стили» на вкладке «Главная» (рис. 8).

Кроме того, для изменения внешнего вида рабочей книги в Excel 2007 применяется инструмент «Тема». В Excel 2007 имеется набор встроенных тем, которые открываются на вкладке «Разметка страницы» в группе «Темы» (рисунок 9).

Работа со стилями форматирования ячеек Excel

Зачем нужны именованные стили

Идея именованных стилей заключается в следующем:

  1. Можно создать собственный набор стилей для форматирования, например, заголовков, итогов, обычного текста. А после применять готовые стили на другие ячейки не тратя время на воспроизведение точно такого же формата.
  2. Если изменить формат стиля, то все ячейки, к котором применен данный стиль будут автоматически отформатированы. Таким образом, можно быстро пересматривать любой формат и не тратить время на форматирование ячеек по отдельности.

Стили Excel позволяют отформатировать следующие атрибуты:

  • числовой формат (например, число, короткий формат даты, формат телефонного номера и т.п.);
  • выравнивание (по вертикали и горизонтали);
  • шрифт (название, размер, цвет и пр.);
  • граница (тип линии, цвет границы);
  • заливка (цвет фона, узор);
  • защита (защищаемая ячейка, скрытие формул).

Применение стилей к ячейкам листа

В Excel изначально установлено множество встроенных стилей. Найти их можно в меню Стили ячеек, которая расположена на вкладке Главная -> Стили.

Откроется галерея стилей (рисунок справа).

Чтобы применить стиль к выделенной ячейке или диапазону, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по нужному стилю. Имеется также очень удобная возможность предварительного просмотра: при наведении курсора на стиль, Вы будете видеть как меняется стиль ячейки.

После применения стиля из галереи можно будет накладывать дополнительное форматирование на ячейки.

Создание новых стилей

Если встроенных стилей Excel не достаточно, то можно создать собственные стили. Это достаточно просто сделать:

  1. Выберите любую ячейку и отформатируйте ее обычным способом так как вам нравится. Форматирование этой ячейки в дальнейшим мы сохраним как именованный стиль. Вы можете использовать любое доступное форматирование из диалогового окна Форматирование ячеек.
  2. Перейдите на вкладку Главная ->Стили ячеек и выберите команду Создать стиль ячейки. Откроется диалоговое окно Стиль.
  3. Выберите Имя стиля, которое будет в дальнейшем будете использовать.
  4. Выберите опции, которые будут применяться к выбранному стилю (по умолчанию отмечены все опции). Если нет необходимости в какой то опции, например вы не хотите изменять шрифт ячейки — то снимите выбор.
  5. Нажмите кнопку OK.
Читать еще:  Порядковый номер в excel автоматически

В результате в активную книгу будет добавлен новый пользовательский стиль, который будет доступен в меню Стили ячеек.

Изменение существующих стилей

Вы можете изменить форматирование существующего стиля. При этом все ячейки, к которым применен данный стиль также изменят форматирование. Чтобы изменить стиль необходимо:

  1. Перейти на вкладку Главная ->Стили ячеек.
  2. Щелкнуть правой кнопкой мыши по стилю, который хотите изменить и выбрать команду Изменить.
  3. Откроется диалоговое окно Стиль, в котором указано применяемое к ячейке форматирование.
  4. Нажмите на кнопку Формат, и в появившемся диалоговом окне Формат ячеек задайте необходимое форматирование. Например, чтобы изменить размер шрифта перейдите на вкладку Шрифт, задайте нужный размер и нажмите кнопку ОК.
  5. Нажмите еще раз кнопку ОК, чтобы закрыть окно Стиль и применить форматирование к изменяемому стилю.

Перенос стилей в другую книгу

К сожалению, стили применяются к текущей книге. Т.е. если вы откроете новую книгу, то в ней будут отсутствовать новые стили, которые были ранее созданы. Чтобы повторно не создавать стили существует инструмент объединения стилей. Для этого нужно:

  1. Открыть книгу, которая уже содержит новые стили. И открыть файл, в которую нужно перенести эти стили.
  2. Перейдите к книге, которая содержит новые стили и откройте меню стилей Главная ->Стили ячеек.
  3. Выберите команду Объединить, откроется диалоговое окно Объединение стилей.
  4. В этом окне содержится перечень всех открытых книг. Выберите книгу в которую необходимо скопировать стили и нажмите кнопку OK.

Назначение и удаление форматов в Excel

Форматирование в Excel применяется для облегчения восприятия данных, что играет немаловажную роль в производительности труда.

Назначение формата

  1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).
  2. Выберите команду «Формат»-«Ячейки» (Ctrl+1).
  3. В появившемся окне диалога (подробно окно будет рассмотрено позже) введите нужные параметры форматирования.
  4. Нажмите кнопку «Ок»

Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат.

Удаление формата

  1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).
  2. Выберите команду «Правка»-«Очистить»-«Форматы».
  3. Для удаления значений в ячейках надо выбрать команду «Все» подменю «Очистить».

Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.

Форматирование с помощью панелей инструментов

Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов «Форматирование». Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку мышью. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.

Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку «Формат по образцу» панели «Форматирование».

Форматирование отдельных символов

Форматирование можно применять к отдельным символам текстового значения в ячейке так же, как и ко всей ячейке. Для этого выделите нужные символы и затем в меню «Формат» выберите команду «Ячейки». Установите нужные атрибуты и нажмите кнопку «Ок». Нажмите клавишу Enter, чтобы увидеть результаты своего труда.

Применение автоформата

Автоматические форматы Excel — это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки.

Чтобы использовать автоформат, надо выполнить следующие действия:

  1. Введите нужные данные в таблицу.
  2. Выделите диапазон ячеек, которые необходимо форматировать.
  3. В меню «Формат» выберите команду «Автоформат». При этом откроется окно диалога.

В начало страницы

В начало страницы

Способы форматирования ячеек в excel

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно «интеллектуальным» программным средством.

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например, фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии. Пример показан на рисунке.

Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы. Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В этом случае при вводе в очередную ячейку букв «Ив» автозаполнения не будет. При вводе третьей буквы «а» ячейка будет заполнена фамилией «Иванов». Если же третьей буквой будет «о», то ячейка будет заполнена фамилией «Иволгин».

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования . Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент «Объединить и поместить в центре» и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

Операции выделения

Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной – цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна ячейка, как показано на рисунке.

Операции копирования и перемещения

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение.
Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел «Формулы и их запись»).

Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки. .

В окне «Формат ячейки» нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке «Выравнивание» в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:

  • флажок «переносить по словам» – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
  • группа полей «Ориентация» – для расположения текста вертикально или с наклоном;
  • поле «отступ» – для задания отступов слева (единица измерения — символ).

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке (ячейки B2:D2).

По умолчанию для ячеек установлен режим «Общий». Это означает, что Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату, а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек выбираются из списка на вкладке «Число» окна «Формат ячеек».

Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов, принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках.

Замечание. Следует учитывать, что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.

Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:

  • определить область листа, которую будет занимать текст и, либо «растянуть» ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи (второе применяется чаще);
  • установить для выбранной области режим «переносить по словам»;
  • ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
  • отрегулировать высоту области, содержащей текст.

Замечание. В отличие от Word, минимальная высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до нуля.

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке «Число» окна «Формат ячейки». При выборе числового формата «Числовой» окно принимает вид, показанный на рисунке.

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат «Денежный» или «Финансовый», в которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ справа для числового формата «Числовой» или других, следует добавить достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между ними обрамление.

Контрольные вопросы

Какие достоинства по вводу данных в ячейки таблицы имеет Excel по сравнению с Word?

Как автоматизировать нумерацию строк списка? Как автоматизировать вставку в столбец или в строку таблицы целых чисел с постоянным шагом, например, 1, 3, 5, 7, . ?

Что такое автозаполнение ячеек?

Как на листе Excel выделить несколько несмежных диапазонов?

Как переместить выделенную область на текущем листе?

Как скопировать выделенную область на текущем листе?

В чем отличие форматирования текстов в Excel от Word?

В чем особенность ввода последовательности цифр «0983» в ячейку Excel?

Как в ячейку Excel ввести текст под углом 45 градусов?

Как начать новый абзац текста в текущей ячейке?

Как задать нужное количество знаков в десятичной части числа?

Как выровнять данные в столбце по правому краю, задав при этом постоянный отступ справа?

Формат ячеек в Excel

Форматирование ячеек – это одно из основных отличий Excel от калькулятора. Умелое форматирование позволяет разношерстный набор данных привести к удобному для осмысления виду: выделить итоговую строку, шапку, убрать «лишние» знаки после запятой, добавить границы и т.д. В общем, форматирование позволяет набор «серой массы данных» превратить в структурированную и читабельную информацию.

Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.

Если этих кнопок не достаточно, то можно обратиться к Формату ячеек в контекстном меню (через правую кнопку мыши), либо с помощью сочетания горячих клавиш Ctrl+1, что существенно быстрее. Откроется известное многим окошко.

В диалоговом окне есть несколько вкладок. Пробежимся по их назначению, останавливаясь на интересных моментах.

Вкладка Число

Первая вкладка Число (открыта на картинке выше) задает числовой формат. Значение в ячейке можно представить как обычное число, проценты, дату и т.д. По умолчанию всем ячейкам придается Общий формат, то есть ячейка никак не отформатирована. Поэтому, как правило, требуется перейти к другому формату.

Следующий пункт Числовой. Здесь задается количество видимых знаков после запятой (по умолчанию их два), а также можно отделить группы разрядов (тысячи, миллионы и т.д.) друг от друга.

Довольно часто пользуются пунктами Дата (выбор формата отображения даты), Процентный (отображение процентного формата) и Текстовый (данные сохраняются, как текст). Текстовый формат довольно интересен, т.к. позволяет отображать информацию в том виде, в каком она вносится в ячейку, без каких-либо автоматических преобразований в дату, формулу, обрезание первый нулей и т.д. Что внесли, то видим в ячейке. Команды выбора числового формата продублированы на ленте.

Вкладка Выравнивание

Переходим на вкладку Выравнивание. Здесь задается расположение числа или текста внутри ячейки: по вертикали, горизонтали, относительно центра, по направлению и т.д.

Расположение и назначение команд, как и в других окнах Excel, интуитивно понятно. Достаточно прочитать названия. Тут выравнивание по вертикали, тут – горизонтали. Можно объединить несколько ячеек в одну или длинное название переносить по словам. Обращу лишь внимание на пару интересных моментов.

Когда в ячейку вносится число, оно автоматически «прилипает» к правому краю, а текст – к левому краю. Если число будет в левом столбце, а текст в следующем справа, то содержимое обоих столбцов будет выглядеть примерно так.

Читать такое не удобно (все сливается и нужно присматриваться). Поэтому правильно сделать отступ текста от левого края. Для этого достаточно выбрать в списке по горизонтали пункт по левому краю (отступ) и установить рядом в окошке значение отступа. См. рисунок ниже.

Теперь глазу намного приятнее.

Аналогичным образом можно отлепить число от правого края.

И еще один полезный совет. При создании таблицы в шапке часто объединяют ячейки, чтобы общее название «накрывало» сразу несколько столбцов. К примеру, как на картинке ниже.

«Продажи» захватывают все столбцы. Выглядит красиво, но не практично. К примеру, при выделении одного столбца диапазон автоматически расширится на все столбцы, находящиеся под объединенной ячейкой. Если попытаться скопировать этот диапазон, то может выскочить ошибка с сообщением о несовпадении ячеек. В общем, не очень практично. В то же время нужно сохранить внешний вид, как на картинке выше. Есть простой прием. Достаточно внести «Продажи» в крайнюю левую ячейку диапазона, посередине которого оно должно оказаться. Затем, начиная с этого слова, выделить вправо остальные ячейки диапазона, и выбрать пункт по центру выделения на вкладке Выравнивание.

Получится тот же эффект, только ячейки не будут объединены.

Рекомендую взять на вооружение этот способ форматирования. В конце статьи находится видео о том, как расположить надпись в середине диапазона, не используя объединение ячеек.

Значительная часть команд из вкладки Выравнивание также вынесена на ленту.

Следующие вкладки Шрифт, Граница, Заливка имеют понятное назначение и вид. С их помощью выбирается шрифт, цвет, размер и т.д.

Таблица без границ выглядит незавершенной. Поэтому ячейкам и таблице в целом нужно придать красивую, но не отвлекающую внимание, обводку. Выбираем во вкладке Граница тип границы, цвет, если нужно, и место проведения. Предварительный макет отображается тут же в середине окна.

Заливка ячейки производится в следующей вкладке. Здесь все еще понятней. Выбрали диапазон, залили, как нужно.

Последняя вкладка Защита используется для ограничения доступа к ячейкам (можно сделать так, чтобы нельзя было вносить изменения и др.). В конце статьи есть видео с подробным объяснением, как сделать защиту листа Excel и отдельных ячеек.

Самые часто используемые команды есть на ленте.

Если назначение какой-либо кнопки не понятно, следует подвести курсор и прочитать всплывающую подсказку.

При использовании форматирования следует помнить о том, что слишком пестрая раскраска сбивает с толку и рассеивает внимание. Поэтому формат желательно использовать только для увеличения читабельности и привлечения внимания к наиболее важной информации. Увлекаться не стоит.

Если у вас проблемы с дизайнерским представлением или различные варианты формата не приводят к желаемому результату, то можно воспользоваться готовыми стилями. Выделяем нужный диапазон и нажимает кнопку Стили ячеек на вкладке Главная на ленте.

Здесь можно выбрать готовое решение. Но я как-то не особо пользуюсь такой возможностью. Получается слишком пестро, хотя и довольно стильно, по-современному.

Пробуйте различные варианты. Смотрите, что нравится больше. Но лучше, повторюсь, не увлекаться. Думайте о тех, кто будет работать с вашими таблицами да и о себе тоже, когда придется открыть этот файл через несколько месяцев.



Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×