Green-sell.info

Новые технологии
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Расширенный фильтр в excel диапазон условий

Функция расширенного фильтра в Microsoft Excel

Наверное, все пользователи, которые постоянно работают с Microsoft Excel, знают о такой полезной функции этой программы как фильтрация данных. Но не каждый в курсе, что существуют также и расширенные возможности у этого инструмента. Давайте рассмотрим, что умеет делать расширенный фильтр Microsoft Excel и как им пользоваться.

Использование расширенного фильтра в Excel

Недостаточно сразу запустить расширенный фильтр — для этого необходимо выполнить еще одно условие. Далее мы расскажем о последовательности действий, которые следует предпринять.

Шаг 1: Создание таблицы с условиями отбора

Чтобы установить расширенный фильтр, прежде всего требуется создать дополнительную таблицу с условиями отбора. Ее шапка в точности такая, как у основной, которую мы, собственно, и будем фильтровать. Для примера мы разместили дополнительную таблицу над основной и окрасили ее ячейки в оранжевый цвет. Хотя размещать ее можно в любом свободном месте и даже на другом листе.

Теперь вписываем в дополнительную таблицу сведения, которые нужно будет отфильтровать из основной таблицы. В нашем конкретном случае из списка выданной сотрудникам заработной платы мы решили выбрать данные по основному персоналу мужского пола за 25.07.2016.

Шаг 2: Запуск расширенного фильтра

Только после того как дополнительная таблица создана, можно переходить к запуску расширенного фильтра.

    Переходим на вкладку «Данные» и на ленте в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» жмем по «Дополнительно».

Открывается окно расширенного фильтра. Как видим, существует два режима использования этого инструмента: «Фильтровать список на месте» и «Скопировать результаты в другое место». В первом случае фильтрация будет производиться прямо в исходной таблице, а во втором — отдельно в диапазоне ячеек, которые вы укажете сами.

В поле «Исходный диапазон» нужно указать диапазон ячеек исходной таблицы. Это можно сделать вручную, вбив координаты с клавиатуры, либо выделив нужный диапазон ячеек с помощью мышки. В поле «Диапазон условий» нужно аналогичным образом вписать диапазон шапки дополнительной таблицы и той строки, которая содержит условия. При этом следует обратить внимание, чтобы в данный диапазон не попали пустые строки, иначе ничего не получится. По завершении настроек нажмите «OK».

Если был выбран вариант с выводом результата в другое место, в поле «Поместить результат в диапазон» следует указать диапазон ячеек, в которые будут выводиться отфильтрованные данные. Можно указать и одну ячейку. В этом случае она станет верхней левой ячейкой новой таблицы. Подтверждаем выбор кнопкой «OK».

После этого действия исходная таблица осталась без изменений, а отфильтрованные данные выводятся в отдельную таблицу.

Чтобы сбросить фильтр при использовании построения списка на месте, на ленте в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» щелкните по кнопке «Очистить».

Таким образом, можно сделать вывод, что расширенный фильтр предоставляет больше возможностей, чем обычная фильтрация данных. Но нельзя не отметить, что работа с этим инструментом все-таки менее удобна, чем со стандартным фильтром.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Расширенный фильтр в Excel: как сделать и как им пользоваться

Многие пользователи ПК хорошо знакомы с пакетом продуктов для работы с различного рода документами под названием Microsoft Office. Среди программ этой компании есть MS Excel. Данная утилита предназначена для работы с электронными таблицами.

В программе присутствует так называемый расширенный фильтр в Excel. Он предназначен для удобства работы и создания таблиц. О нем и пойдет речь в нашей статье. Мы расскажем далее, как его делать и как пользоваться.

Что это за функция? Описание

Что значит расширенный фильтр в Excel? Это функция, которая позволяет разграничивать выбранные данные (по столбцам в «Экселе») относительно введенных требований.

К примеру, если у нас есть электронная таблица со сведениями обо всех учениках школы (рост, вес, класс, пол и т. п.), то мы с легкостью сможем выделить среди них, скажем, всех мальчиков с ростом 160 из 8-го класса. Сделать это можно, используя функцию «Расширенный фильтр» в Excel. О ней мы и будем детально рассказывать далее.

Что значит автофильтр?

Какие особенности имеет обычный и расширенный фильтр? Сначала расскажем про первый. Автофильтр (обычный) предназначен для разграничения данных по заранее известным критериям, количество которых определено. Его используют, когда имеется электронная таблица незначительных размеров, по столбцам и заданным параметрам. Если нам необходимо задать неограниченное количество критериев для фильтрации, необходимо выбирать расширенный.

Как делать правильно?

Как сделать расширенный фильтр в Excel? Чтобы было понятно, каким образом происходит процедура и как она делается, рассмотрим пример.

Инструкция по расширенной фильтрации электронной таблицы:

  1. Необходимо создать место выше основной таблицы. Там и будут располагаться результаты фильтрации. Должно быть достаточное количества места для готовой таблицы. Также требуется еще одна строка. Она будет разделять отфильтрованную таблицу от основной.
  2. В самую первую строку освобожденного места скопировать всю шапку (названия колонок) основной таблицы.
  3. Ввести необходимые данные для фильтрации в нужный столбец. Отметим, что запись должна выглядеть следующим образом: = «= фильтруемое значение».
  4. Теперь необходимо пройти в раздел «Данные». В области фильтрации (значок в виде воронки) выбрать «Дополнительно» (находится в конце правого списка от соответствующего знака).
  5. Далее во всплывшем окошке нужно ввести параметры расширенного фильтра в Excel. «Диапазон условий» и «Исходный диапазон» заполняются автоматически, если была выделена ячейка начала рабочей таблицы. Иначе их придется вводить самостоятельно.
  6. Нажать на Ок. Произойдет выход из настроек параметров расширенной фильтрации.

После проделанных шагов в основной таблице останутся только записи по заданному разграничивающему значению. Чтобы отменить последнее действие (фильтрацию), нужно нажать на кнопку «Очистить», которая находится в разделе «Данные».

Работа с расширенным фильтром в «Экселе»

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel? Для того чтобы понять, обратимся к данной функции повторно. Предположим у нас в электронной таблице есть колонка с городами. До этого мы уже делали расширенную фильтрацию на город Ростов. Теперь же хотим в этом же документе добавить к полученным по городу Ростову еще и те записи, которые соответствуют городу Самаре.

Для этого необходимо:

  1. Разместить условия разграничения (=»-Самара») под предыдущим запросом (=»=Ростов»).
  2. Вызвать меню расширенного фильтра (раздел «Данные», вкладка «Фильтрация и сортировка», выбрать в ней «Дополнительно»).
  3. Нажать Ок. После этого расширенная фильтрация закроется в Excel. А на экране появится готовая таблица, состоящая из записей, в которых указан город Самара или Ростов.

При работе следует учитывать следующий очень важный момент. Все введенные критерии должны находиться только в тех столбцах, по которым идет фильтрование. Выше основной таблицы.

После того как был изучен основной метод расширенной фильтрации, можно приступать к изучению всех возможностей данной функции. Имеется в виду именно использование формул.

Расширенная фильтрация. Основные правила использования при работе «Экселе»

  • Критериями отбора называются результаты исходной формулы.
  • Результатом могут быть только два значения: «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ».
  • При помощи абсолютных ссылок указывается исходный диапазон фильтруемой таблицы.
  • В результатах формулы будут показаны только те строки, которые получают по итогу значение «ИСТИНА». Значения строк, которые получили по итогу формулы «ЛОЖЬ», не будут высвечиваться.
Читать еще:  Использование если в excel

При помощи этих правил можно создавать любые формулы с допустимыми операндами и значениями.

Пример в «Экселе 2010»

Рассмотрим пример расширенного фильтра в Excel 2010 и использования в нем формул. К примеру, разграничим значения какого-нибудь столбца с числовыми данными по результату среднего значения (больше или меньше).

Инструкция для работы с расширенным фильтром в Excel по среднему значению колонки:

  1. Для начала необходимо выбрать формулу среднего значения данных столбца. Для этого нужно выбрать диапазон результатов от начальной записи до конечной. Просуммировать их и разделить на количество строк (количество записей).
  2. После этого выбрать в разделе «Фильтрование и сортировка» пункт «Дополнительно». Вписать туда нужные данные (по диапазонам).
  3. После этого нажать Ок. В результате получится таблица, в которой есть записи, не превышающие среднего значения по заданному столбцу.

Таким образом можно использовать расширенную фильтрацию довольно разнообразными способами. Сделать это можно, прибегая к составлению различного рода формул.

Главное — не забывать вписывать критерии фильтрации над основной таблицей в столбце, по которому будет проводиться разграничение.

Внимание! При работе записи, которые не прошли критерий фильтрации, не удаляются. Они просто не показываются (не отображаются). Расширенная фильтрация предназначена для того, чтобы можно было скопировать результат и вставить его куда-нибудь в другое место. После этого необходимо нажать на «Очистить» в разделе «Фильтрация и сортировка». Тогда ваша исходная таблица вернется на экран.

Автофильтр. Пример использования

Автофильтр — это обычный инструмент. Его можно применить, исключительно задав точные параметры. Например, вывести все значения таблицы, которые превышают значения 1000 ( 1000).

  • Пройти во вкладку «Данные». В разделе «Фильтрация и сортировка» выбрать пункт «Дополнительно».
  • В открывшемся окошке указать диапазоны рассматриваемых значений и ячейку со значением рассматриваемого критерия.
  • Нажать на Ок. После этого будет выведена отфильтрованная по заданному критерию таблица.
  • Скопировать результат разграничения. Вставить отфильтрованную таблицу куда-нибудь в сторону на том же листе Excel. Можно воспользоваться другой страницей.
  • Выбрать «Очистить». Данная кнопка находится во вкладке «Данные» в разделе «Фильтрация и сортировка». После ее нажатия отфильтрованная таблица вернутся в первоначальный вид. И можно будет работать с ней.
  • Далее необходимо снова выделить свободное место для таблицы, которая будет отфильтрована.
  • Потом нужно скопировать шапку (названия столбцов) основного поля и перенести их в первую строчку освобожденного под отфильтрованную структуру места.
  • Пройти во вкладку «Данные». В разделе «Фильтрация и сортировка» выбрать «Дополнительно».
  • В открывшемся окошке выбрать диапазон записей (столбцов), по которому будет проводиться фильтрация.
  • Добавить адрес ячейки, в которой записан критерий разграничения, например, «город Одесса».
  • Нажать на Ок. После этого произойдет фильтрация по значению «Одесса».
  • Скопировать отфильтрованную таблицу и вставить ее либо на другой лист документа, либо на той же странице, но в стороне от основной.
  • Снова нажать на «Очистить». Все, готово. Теперь у вас имеются три таблицы. Основная, отфильтрованная по одному значению (>1000), а также та, что отфильтрована по другому значению (Одесса).
  • Небольшое заключение

    Несмотря на то что на первый взгляд данная функция кажется сложной, на самом деле все довольно просто. Все, что необходимо знать, это диапазон условий расширенного фильтра в Excel. Однако нельзя забывать следующее. Не следует путать обычный и расширенный фильтр. Также рекомендуется выучить правила логики и составления формул Excel, тогда работа с фильтром становится простой.

    Расширенный фильтр в Excel

    Расширенный фильтр потому так и называется, что обладает расширенными и действительно безграничными и уникальными по сравнению с автофильтром возможностями. Продолжая знакомство с инструментами MS Excel для работы с таблицами баз данных, в этой статье.

    . мы подробно рассмотрим работу расширенного фильтра. Как и автофильтр, расширенный фильтр в Excel предназначен для скрытия части информации от взора пользователя с целью облегчения восприятия оставшейся части или для вывода на печать только выбранных записей базы данных.

    Расширенным фильтром можно отфильтровать в таблице всё, что угодно. Пределом возможностей этого инструмента является только фантазия пользователя!

    Вы читаете четвертый пост в цикле статей о создании баз данных в MS Excel и организации обработки информации.

    Фильтр №2 – расширенный фильтр!

    Для начала работы необходимо создать над базой данных еще одну таблицу, в которой будем указывать данные, являющиеся критериями отбора расширенного фильтра. (Иногда удобнее такую таблицу разместить на новом листе.)

    Помните, при создании примера базы данных, сверху над таблицей мы оставили несколько пустых строк, сказав, что они понадобятся позже при анализе данных? Это время наступило.

    1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

    2. Создавая таблицу критериев отбора расширенного фильтра, рекомендую вначале действовать шаблонно, не задумываясь о задачах, которые предстоит решать. Копируем все заголовки столбцов-полей из ячеек A7…F7 в ячейки A1…F1 – заготовка для таблицы критериев готова! Можно приступать к основной работе.

    Для стабильной и безошибочной работы фильтра между таблицей критериев отбора и таблицей базы данных обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка!

    Продолжим изучать расширенный фильтр в Excel, решая практические задачи на примере работы с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».

    Задача №5:

    Показать информацию о выпуске балок по всем заказам за весь период.

    1. Записываем параметр фильтрации – слово «балка» в столбце «Изделие» верхней таблицы критериев отбора.

    2. Активируем («встаем мышью») любую ячейку внутри таблицы базы данных – это обеспечит автоматическое заполнение окошка «Исходный диапазон» в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр».

    3. Включаем расширенный фильтр в Excel 2003 через главное меню программы. Выбираем: «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».

    4. В выпавшем окне «Расширенный фильтр» заполняем окна так, как показано на снимке экрана, расположенном ниже этого текста.

    Расширенный фильтр позволяет фильтровать список на месте, но может и скопировать результат фильтрации в другое, указанное пользователем место.

    5. Результат работы расширенного фильтра – на следующем снимке экрана. Расширенный фильтр показал все записи базы данных, которые содержат слово «балка» в столбце «Изделие» — задача выполнена.

    Регистр букв не влияет на результаты фильтрации!

    Правила совместной «работы» нескольких условий отбора

    Расширенный фильтр в Excel позволяет выполнить отбор по различным весьма сложным сочетаниям условий фильтрации. Можно задать несколько разных условий для нескольких столбцов, можно задать несколько условий для одного столбца или задать параметры отбора формулой – вариантов очень много!

    Но главных правил — всего два! Все остальные случаи — различные сочетания этих двух правил.

    1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном или нескольких разных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать строки, для которых выполняются одновременно все без исключения эти условия. (Параметры отбора соединены логическими операторами «И».)

    Читать еще:  Excel удалить последний пробел

    2. Условия отбора, размещенные на разных строках в одном или нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать все строки, для которых выполняется хотя бы одно из этих условий. (Параметры отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)

    Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.

    Так как последовательность действий пользователя при включении расширенного фильтра мы детально рассмотрели в предыдущем примере, то далее будут показаны только условия отбора и конечные результаты фильтрации.

    Задача №6:

    Отфильтровать информацию о пластинах массой менее 0,1 тонны по всей базе.

    В результате работы расширенного фильтра показаны все пластины базы данных, имеющие массу менее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).

    Задача №7:

    Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинах, а так же о прочих любых изделиях массой более 1 тонны.

    Задача решена – показаны записи обо всех пластинах базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).

    Для отмены действия расширенного фильтра необходимо выполнить команду главного меню программы Excel «Данные» — «Фильтр» — «Отобразить все».

    Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля корректности указания исходного диапазона базы данных и диапазона таблицы условий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!

    В частности, в последнем примере необходимо указать: «Диапазон условий: $A$1:$F$3»!

    Если в диапазоне условий или в вашей базе окажутся полностью пустые строки, то расширенный фильтр работать не будет!

    Итоги.

    При вводе условий поиска можно использовать общепринятые знаки подстановки и математические знаки:

    • * — любое количество любых символов
    • ? – один любой символ
    • = — равно
    • — больше
    • = — больше или равно
    • <> — не равно

    Расширенный фильтр в Excel гибок и информативен при использовании. Критерии отбора всегда перед глазами пользователя в виде таблицы критериев отбора, что, несомненно, очень удобно.

    Если записей очень много, а в реальных базах данных уникальных записей тысячи, то отфильтровывать нужные становится проблематично с помощью автофильтра, так как в выпадающем списке приходится пользоваться прокруткой. Расширенный фильтр лишен этого недостатка.

    «Поковыряйтесь» самостоятельно в возможностях этого инструмента — он стоит того, чтобы в нем разобраться! Возросшая эффективность вашей работы многократно перекроет затраты времени потраченного на изучение!

    Продолжение темы хранения и управления большими объемами информации — в следующих статьях цикла.

    Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

    Уважаемые читатели, вопросы и замечания пишите в комментариях внизу страницы.

    Фильтрация списков Excel

    Под фильтрацией списков понимается выделение из всего списка только тех записей, значения полей которых удовлетворяют заданным условиями.
    MS Excel позволяет выполнять фильтрацию с помощью трех инструментов, которые имеют различные функциональные возможности.

    В Excel для фильтрации списков есть три инструмента — Автофильтр , который применяется в случае простых условий отбора, Пользовательский автофильтр и Расширенный фильтр для усложненных условий отбора.

    Применение для фильтрации Автофильтра

    Для вызова Автофильтра нужно выделить любую ячейку списка и на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр кликнуть на пиктографической кнопке Фильтр .

    После вызова Автофильтра на листе таблицы рядом с каждым заголовком столбца появятся кнопки в виде стрелок (раскрывающиеся списки) (рис.1).

    Если кликнуть на любой стрелке, то раскроется список значений, допустимых для задания условий фильтрации по этому столбцу (рис. 2).

    Если требуется, например, просмотреть все операции только по счету № 1 , нужно кликнуть по стрелке рядом со столбцом № счета и в раскрывшемся списке установить пометку (галочку) только для счета 1. Результат фильтрации представлен на рис. 3.

    Для отмены результатов фильтрации нужно кликнуть на пиктограмме Фильтр на ленте Данные .

    Наложение условий фильтрации по списку
    Для наложения условий по списку:
    — нужно кликнуть на стрелке рядом с наименованием атрибута списка;
    — в раскрывшемся списке выбрать пункт Числовые фильтры (заметим что название этого пункта может меняться в зависимости от типа данных, содержащихся в столбце списка, например, для столбца Дата операции он будет иметь наименование Фильтры по дате );
    — в выпашем списке ( рис. 4) выбрать пункт Первые 10 — откроется диалоговое окно Наложение условия по списку (рис. 5);

    Задавая условия с помощью этого диалогового окна можно найти заданное значение (заданный процент) наибольших или наименьших элементов в списке.

    Пользовательский автофильтр

    Применение пользовательского автофильтра позволяет задать более сложное условие для фильтрации. Чтобы включить пользовательский автофильтр нужно:
    — в списке (рис. 2) выбрать пункт Числовые фильтры ;
    — в раскрывшемся списке (рис. 4.) выбрать один из пунктов Равно . Между или Настраиваемый фильтр, откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 6) ;
    в соответствующих полях этого диалогового окна установить значения, как показано на рисунке (используйте раскрывающиеся списки).

    Например, решается задача отбора всех операций, проведенных в период с 5.01 по 24.01 включительно. Условия для фильтрации приведены на рис. 6.

    После щелчка на кнопке ОК список будет отфильтрован и в нем останутся только те строки, которые удовлетворяют заданному условию.

    Применение для фильтрации Расширенного фильтра

    Расширенный фильтр, в отличие от «Автофильтра» позволяет:
    — Задавать условия, соединенные одним или несколькими логическими операторами.
    — Задать несколько условий для одного столбца.
    — Задать вычисляемые условия.
    — Скопировать результаты фильтрации в другое место.

    Другим отличием от Автофильтра является то, что условия для фильтрации записываются в диапазоне ячеек свободного участка рабочего листа.

    Задание диапазона условий

    Рассмотрим технологию задания диапазона условий на примере отбора сведений об операциях по номерам счетов с 5 по 8 включительно. Для решения задачи выполним действия:

    1. В свободных ячейках рабочего листа определим диапазон, в котором будет записано условие для фильтрации (например, C2:D3).
    2. Запишем в первой строке этого диапазона наименования столбцов списка, на которые будут наложены условия фильтрации (это лучше сделать копированием), а во второй выражение условия (рис.7).

    Заметим, что при записи выражений для условий на одной строке условия как бы соединяются логическим оператором «И». Если нужно применить логический оператор «ИЛИ», то условия нужно записать на разных строках одно под другим.

    3. Установим курсор в область списка.
    4. На ленте Данные в группе Сортировка и фильтр кликнем на кнопе пиктографического меню Дополнительно -откроется диалоговое окно Расширенный фильтр (рис. 8) .

    5. В поле Исходный диапазон укажем адрес диапазона, в котором размещен список (в примере — $A$2:$E$124), а в поле Диапазон условий — адрес диапазона, содержащего условия фильтрации (в примере — $C$2:$D$3).
    6. В поле Поместить результат в диапазон укажем адрес начальной ячейки диапазона, куда следует вывести результат (A6).
    После клика на кнопке «ОК» получим выборку по заданным условиям(рис 9).

    В диапазоне условий можно ввести любое количество условий. Возможно одновременное применение «И» и «ИЛИ».

    Читать еще:  Двойное условие если в excel

    Применение условий с вычисляемыми значениями

    Вычисляемые условия позволяют использовать в условиях выборки значения, возвращаемые формулой. При их применении необходимо соблюдать правила:
    — Заголовок над вычисляемым условием должен отличаться от заголовков столбцов в списке. Это условие противоположно требованиям для формирования обычных условий.
    — Ссылки на ячейки, находящиеся вне списка, должны быть абсолютными.
    — Ссылки на ячейки в списке должны быть относительными.

    Рассмотрим создание вычисляемого условия на примере выборки строк в которых значение числа в столбце Приход больше среднего значения прихода за учетный период.

    — В любой ячейке вне списка запишем формулу вычисления среднего значения (например, в ячейке H2) (рис. 10).
    — В ячейку H4 запишем слово «Выборка» (или что-либо другое), а в ячейке H5 — выражение вычисляемого условия =D3>$G$2. Если условия фильтрации в ячейках записаны правильно, то в них появится запись ИСТИНА или ЛОЖНО.
    — Включим расширенный фильтр.
    — В открывшемся диалоговом окне Расширенный фильтр введем адрес исходного диапазона, адрес диапазона условий, одну из опций обработки и адрес вывода результата (рис. 10).
    — Кликнем на кнопке ОК.

    Результат фильтрации представлен на рис. 10.

    Расширенный фильтр в Excel

    Расширенный фильтр потому так и называется, что обладает расширенными и действительно безграничными и уникальными по сравнению с автофильтром возможностями. Продолжая знакомство с инструментами MS Excel для работы с таблицами баз данных, в этой статье.

    . мы подробно рассмотрим работу расширенного фильтра. Как и автофильтр, расширенный фильтр в Excel предназначен для скрытия части информации от взора пользователя с целью облегчения восприятия оставшейся части или для вывода на печать только выбранных записей базы данных.

    Расширенным фильтром можно отфильтровать в таблице всё, что угодно. Пределом возможностей этого инструмента является только фантазия пользователя!

    Вы читаете четвертый пост в цикле статей о создании баз данных в MS Excel и организацииобработки информации.

    Перечень статей цикла:

    Фильтр №2 – расширенный фильтр!

    Для начала работы необходимо создать над базой данных еще одну таблицу, в которой будем указывать данные, являющиеся критериями отбора расширенного фильтра. (Иногда удобнее такую таблицу разместить на новом листе.)

    Помните, при создании примера базы данных, сверху над таблицей мы оставили несколько пустых строк, сказав, что они понадобятся позже при анализе данных? Это время наступило.

    1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

    2. Создавая таблицу критериев отбора расширенного фильтра, рекомендую вначале действовать шаблонно, не задумываясь о задачах, которые предстоит решать. Копируем все заголовки столбцов-полей из ячеек A7…F7 в ячейки A1…F1 – заготовка для таблицы критериев готова! Можно приступать к основной работе.

    Для стабильной и безошибочной работы фильтра между таблицей критериев отбора и таблицей базы данных обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка!

    Продолжим изучать расширенный фильтр в Excel, решая практические задачи на примере работы с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».

    Задача №5:

    Показать информацию о выпуске балок по всем заказам за весь период.

    1. Записываем параметр фильтрации – слово «балка» в столбце «Изделие» верхней таблицы критериев отбора.

    2. Активируем («встаем мышью») любую ячейку внутри таблицы базы данных – это обеспечит автоматическое заполнение окошка «Исходный диапазон» в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр».

    3. Включаем расширенный фильтр в Excel 2003 через главное меню программы. Выбираем: «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».

    4. В выпавшем окне «Расширенный фильтр» заполняем окна так, как показано на снимке экрана, расположенном ниже этого текста.

    Расширенный фильтр позволяет фильтровать список на месте, но может и скопировать результат фильтрации в другое, указанное пользователем место.

    5. Результат работы расширенного фильтра – на следующем снимке экрана. Расширенный фильтр показал все записи базы данных, которые содержат слово «балка» в столбце «Изделие» — задача выполнена.

    Регистр букв не влияет на результаты фильтрации!

    Правила совместной «работы» нескольких условий отбора

    Расширенный фильтр в Excel позволяет выполнить отбор по различным весьма сложным сочетаниям условий фильтрации. Можно задать несколько разных условий для нескольких столбцов, можно задать несколько условий для одного столбца или задать параметры отбора формулой – вариантов очень много!

    Но главных правил — всего два! Все остальные случаи — различные сочетания этих двух правил.

    1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном или нескольких разных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать строки, для которых выполняются одновременно все без исключения эти условия. (Параметры отбора соединены логическими операторами «И».)

    2. Условия отбора, размещенные на разных строках в одном или нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать все строки, для которых выполняется хотя бы одно из этих условий. (Параметры отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)

    Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.

    Так как последовательность действий пользователя при включении расширенного фильтра мы детально рассмотрели в предыдущем примере, то далее будут показаны только условия отбора и конечные результаты фильтрации.

    Задача №6:

    Отфильтровать информацию о пластинах массой менее 0,1 тонны по всей базе.

    В результате работы расширенного фильтра показаны все пластины базы данных, имеющие массу менее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).

    Задача №7:

    Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинах, а так же о прочих любых изделиях массой более 1 тонны.

    Задача решена – показаны записи обо всех пластинах базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).

    Для отмены действия расширенного фильтра необходимо выполнить команду главного меню программы Excel «Данные» — «Фильтр» — «Отобразить все».

    Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля корректности указания исходного диапазона базы данных и диапазона таблицы условий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!

    В частности, в последнем примере необходимо указать: «Диапазон условий: $A$1:$F$3»!

    Если в диапазоне условий или в вашей базе окажутся полностью пустые строки, то расширенный фильтр работать не будет!

    Итоги.

    При вводе условий поиска можно использовать общепринятые знаки подстановки и математические знаки:

    • * — любое количество любых символов
    • ? – один любой символ
    • = — равно
    • — больше
    • = — больше или равно
    • <> — не равно

    Расширенный фильтр в Excel гибок и информативен при использовании. Критерии отбора всегда перед глазами пользователя в виде таблицы критериев отбора, что, несомненно, очень удобно.

    Если записей очень много, а в реальных базах данных уникальных записей тысячи, то отфильтровывать нужные становится проблематично с помощью автофильтра, так как в выпадающем списке приходится пользоваться прокруткой. Расширенный фильтр лишен этого недостатка.

    «Поковыряйтесь» самостоятельно в возможностях этого инструмента — он стоит того, чтобы в нем разобраться! Возросшая эффективность вашей работы многократно перекроет затраты времени потраченного на изучение!

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector