Green-sell.info

Новые технологии
63 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Невозможно создать структуру документа excel

Невозможно создать структуру документа excel

На этом шаге мы рассмотрим создание структур рабочего листа.

Прежде чем создавать структуру, нужно убедиться в том, что данные подходят для создания структуры и формулы заданы правильно. Данные должны иметь иерархическую организацию. Все итоговые формулы должны быть введены правильно и согласовано. Под согласованностью подразумевается их одинаковое относительное положение.

Создать структуру можно одним из способов:

Чтобы автоматически создать стрктуру для некоторого диапазона данных, надо выполнить следующее:

  1. Поместить табличный курсор в любую ячейку диапазона.
  2. Выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры.

Программа Excel проанализирует формулы из выделенного диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул будет создана горизонтальная, вертикальная или смешанная структура.

Если у рабочего листа уже есть структура, то будет задан вопрос, не хотите ли Вы изменить существующую структуру. Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую и создать новую структуру.

Если воспользоваться командой Данные | Итоги, то Excel создаст структуру автоматически, при этом автоматически будут вставлены формулы для расчета промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.

Excel определяет способ создания структуры на основании анализа формул, поэтому без формул автоматически создать структуру невозможно. Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры).

Чтобы создать группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем выберите команду Данные | Группа и структура | Группировать. По мере создания группы Excel будет отображать символы структуры.

Если перед созданием группы Вы выделите диапазон ячеек (а не строки или столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что Вы хотите сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.

Можно выбирать также группы групп. Это приведет к созданию многоуровневых структур. Создание таких структур следует начинать с внутренней группы и двигаться изнутри наружу. В случае ошибки при группировке можно произвести разгруппирование с помощью команды Данные | Группа и структура | Разгруппировать

В Excel есть кнопки инструментов, с помощью которых можно ускорить процесс группировки и разгруппировки (рис. 1). Кроме того можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt + Shift + для группировки выбранных строк или столбцов, или Alt + Shift + для осуществления операции разгруппирования.

Рис. 1. Инструменты структуризации

Инструмент структуризации содержит следующие кнопки.

Excel невозможно создать структуру документа

Структурирование данных в Excel

​Смотрите также​ число всегда состояло​ вовсе не по-нашему:​ зависимости от данных.​Раскрывается диалоговое окно для​ флажков :)​ При выборе варианта​

  1. ​ слияния. В версиях​ всех рассылок часть.​​ быть объединенных ячеек.​​ НАСТРОЙКА​
  2. ​ на форме «настройке»​​Андрей Чернов​​Повторяющиеся подписи выводятся только​​ строки, а продукт​​Урок подготовлен для Вас​
  3. ​ цифры, чтобы свернуть​​Структурирование делает информацию более​​ из шести цифр,​ сначала месяц, а​​ Поставим курсор сразу​​ выбора полей слияния.​В нашем случае​Шаблон​
  4. ​ после Word2003 Мастер​​Предположим всем клиентам,​​ Вернее сказать так:​​сам снять обе​​ (данные -> структура)​
  5. ​vikttur​​ в том случае,​​ — для каждого​
  6. ​ командой сайта office-guru.ru​​ или развернуть группы​​ удобной для просмотра.​ ​ формат должен состоять​

  • ​ потом день, хотя​ после слова «Уважаем»,​​Выбираем поле​​ требуется установить фильтр​или​ слияния запускается с​ у которых срок​ ЕСЛИ в таблице​​ «гульки»​​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​: Данные-Группа_и_структура-Группировать​
  • ​ если сводная таблица​​ столбца.​​Источник: http://www.excel-easy.com/examples/outlining-data.html​​ по уровню. К​ В этом примере​​ из шести нулей:​​ в таблице Excel​

    1. ​ по полю​​Существующий документ​​ помощью кнопки​​ действия клубной карты​​ есть объединённые ячейки,​
    2. ​Libera​​: Доброго вечера!​​Данные-Группа_и_структура-Настройка​​ представлена в виде​​Щелкните правой кнопкой мыши​
    3. ​Перевел: Антон Андронов​​ примеру, нажмите​​ мы научимся подсчитывать​
    4. ​< MERGEFIELD "M__клубной_карты"​ всё было в​Правила​, нажимаем​​Рассылка​​появляется возможность указать​​Начать слияние​​ истекает в следующем​ то надо быть​​: В настройках группировки​​Что-то подобное было,​

    ​Dophin​ таблицы. Они отсутствуют​
    ​ подпись строки или​
    ​Автор: Антон Андронов​

    Повторение подписей элементов в сводной таблице

    ​ строки со связанными​​ # «000000» >.​ порядке. Такие же​на вкладке​Вставить​по значению «да»​ нужный файл в​на вкладке​ месяце, планируется разослать​ готовым к тому,​ уберите галочки​ но поиском не​: для 07 Прикрепленные​ в сжатой форме​ столбца, которую требуется​Примечание:​, чтобы отображались только​ данными и сворачивать​ Теперь снова ПКМ​ неприятности могут возникнуть​Рассылки​, то же самое​

    ​ (значение «да» появляется​ Проводнике. Мы выбираем​Рассылки​ письма с уведомлением.Текст​ что при экспорте​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​ нашёл.​ файлы post_67907.JPG (195.15​ и в представлении​ повторить, а затем​Мы стараемся как​ подуровни.​ группу столбцов.​ по полю —​ при импорте ячеек​и выберем вариант​

    ​ для поля​ в таблице, если​Текущий документ​В версиях до Word2007​ письма будет одинаковым​​ объединение будет отменено,​​: Ух ты! Круто!​

    ​Символ +/- (открытие/закрытие​​ КБ)​​ в виде структуры.​​ нажмите кнопку​​ можно оперативнее обеспечивать​

    ​Примечание:​​Для начала отсортируем данные​​ Обновить поле, и​

    ​ с десятичными числами,​​IF. THEN. ELSE​

    ​Отчество​ срок действия клубной​3 шаг:​ следует выполнить команду​ за исключением обращения,​ и соответственно образуются​

    ​Спасибо, Алексей, отлично​ сгруппированных строк) находится​EducatedFool​ При необходимости можно​Параметры поля​ вас актуальными справочными​Нажмите​ по столбцу​ видим число в​ денежным форматом и​. В версиях до​. Закрываем окно​ карты истекает в​выбираем получателей. В​

    ​ меню​ номера клубной карты​ лишние пустые строки​ работает!​ у них снизу.​: Выделяете по очереди​ изменить формат в​.​ материалами на вашем​1​Company​

    Включение и отключение повторения подписей для всех полей

    ​ нужном формате.​ т.д. Вывод неутешительный:​

    ​ Word2007 аналогичная кнопка​​Вставка полей слияния​​ следующем месяце). Фильтр​​ нашем случае источником​​Сервис — Письма и​​ и даты окончания​​ и/или столбцы, что​

    ​А если в​​ Т.е. управляет вышележащими​​ ЖЕЛТЫЕ блоки строк,​

    «Правильная» структура документа Excel

    ​ макете отчета.​​Откройте вкладку​
    ​ языке. Эта страница​, чтобы отображать только​.​

    ​Аналогично поступаем с​ при слиянии форматирование​ называется​и добавляем пробелы​
    ​ можно установить, щёлкнув​ данных будет таблица​ рассылки — Слияние.​ её действия. Эти​ может нарушить структуру​ этом же файле​

    ​ строками. Как сделать,​
    ​ и нажимаете Alt​
    ​Щелкните в любом месте​

    ​Разметка и печать​​ переведена автоматически, поэтому​
    ​ итоги, или​

    ​ между вставленными полями.​​ мышкой по названию​ Excel, значит отмечаем​Кроме того, для​ данные будут импортироваться​ таблицы. В общем,​

    ​ надо обратно вернуть​ чтобы открывались/закрывались нижележащие​ + Shift +​ сводной таблицы.​и установите флажок​

    ​ ее текст может​​3​
    ​Данные​ «дата_окончания_действия_карты» @ «DD.MM.YYYY»​
    ​ не сохраняется. Но​и находится на​
    ​ Если параметр​ поля и выбрав​ вариант​
    ​ более удобной работы​ из таблицы Excel​

    ​ объединённые ячейки -​​ настройки группировки, то​ строки?​ СтрелкаВправо​

    ​На вкладке​​Повторение подписей элементов​
    ​ содержать неточности и​
    ​, чтобы отобразить всё.​(Data) нажмите кнопку​ >​ выход есть!​ панели инструментов​

    Создание структуры

    ​Затенение полей​​ «да», либо воспользовавшись​
    ​Использование списка​ версиях до Word2007​ (выделено синим)​

    ​ это зло :)​ надо выполнить какой-то​Это же удобнее,​Потом выделяете строки​Конструктор​.​ грамматические ошибки. Для​

    ​Чтобы свернуть группу столбцов,​Промежуточный итог​И получаем окончательный​Поля документа Word,​Слияние​установлен в положение​
    ​ ссылкой Фильтр в​

    ​. Затем с помощью​​ можно вывести панель​Таким образом, на​все столбцы должны иметь​ другой макрос?​ слева от названия​ с 3 по​
    ​в разделе​Убедитесь, что установлен флажок​
    ​ нас важно, чтобы​
    ​ выполните следующие действия:​
    ​(Subtotal).​
    ​ вариант​
    ​ в которые вставляются​

    ​В раскрывшемся диалоговом​​Всегда​ этом же диалоговом​
    ​ кнопки​ инструментов Слияние​ этом этапе в​
    ​ уникальные названия, которые​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​

    ​ списка щёлкаешь +/-​​ 29 включительно, и​Работа со сводными таблицами​

    ​в виде таблицы​​ эта статья была​
    ​Выделите столбцы​В списке​

    ​Подробнее о кодах​ наши данные, представляют​ окне зададим параметры​, то вставленные поля​ окне​Обзор. ​

    ​Ещё раз обращаю​​ документе Word печатается​
    ​ будут использоваться при​: Точно! Благодарю!​ и закрывается/открывается список​
    ​ опять Alt +​нажмите кнопку​

    Невозможно создать структуру документа excel

    Структурируемые данные должны быть представлены в формате списка, в котором первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

    Перед началом создания структуры может потребоваться отсортировать данные, чтобы сгруппировать строки вместе. В показанном на рисунке примере список был отсортирован по категории товаров, а затем по фамилии продавца.

    Располагайте итоговые строки выше или ниже каждой группы детальных строк. Для этого после каждой группы вставьте по пустой строке и в них используйте итоговые функции, например СУММ или СРЗНАЧ. Для получения наилучших результатов итоговые строки должны содержать формулы, ссылающиеся на ячейки во всех строках. В показанном на рисунке 8.8 примере имеется строка под сведениями каждой категории товара. Например, данные по продажам лекарств в строках с 5 по 9 суммируются в строке 10. Также можно структурировать данные, в которых итоговые строки содержат описательный текст и иные данные.

    Рис. 8.8. Фрагмент окна со структурированными данными

    Если структурируются столбцы, а не строки, убедитесь, что лист имеет заголовки в первом столбце, и что имеются итоговые столбцы слева или справа от столбцов сведений.

    Если итоговые строки расположены над строками данных или итоговые столбцы расположены слева от столбцов данных, можно изменить параметры расположения. Для этого необходимо дать команду меню Данные=>Группа и структура => Настройка и снять флажок итоги в строках под данными, флажок итоги в столбцах справа от данных или оба эти флажка.

    Создание структуры автоматически и вручную

    Автоматическое создание структуры

    Если данные на листе обобщены формулами, которые используют функции, например СУММА, Microsoft Excel позволяет автоматически структурировать данные. Итоговые данные должны располагаться рядом с подробными данными.

    Для создания автоматической структуры нужно выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру (для структурирования листа целиком указать любую ячейку) и дать команду меню Данные => Группа и структура => Создание структуры. При вставке автоматических промежуточных итогов в список, представленный в виде строк, Microsoft Excel автоматически структурирует лист, давая возможность отобразить ровно столько подробной информации, сколько необходимо.

    Создание структуры вручную

    Если данные не организованы так, что Microsoft Excel может создать структуру автоматически, структура может быть создана вручную. Например, требуется вручную создать структуры данных, если строки или столбцы с итоговыми данными содержат не формулы, а значения или описательный текст.

    Для создания структуры листа вручную, необходимо выделить строки или столбцы, которые нужно объединить в одну группу, и дать команду меню Данные => Группы и структура => Группировать (рис.8.9). После этого рядом с детальными данными Одежда появиться символ структуры. Продолжать выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды Группировать нужно до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

    Рис. 8.9. Фрагмент окна для создания группы Одежда

    Настройка структурирования со стилями

    Автоматические стили можно применить непосредственно при структурировании или после него. Для структурированных строк Microsoft Excel использует такие стили, как «Уровеньстрока_1» и «Уровеньстрока_2». Для структурированных столбцов Microsoft Excel использует такие стили как «Уровеньстолб_1» и «Уровеньстолб_2». Стили используют полужирное, курсивное и другое форматирование текста, чтобы облегчить различение итоговых строк в данных.

    Можно изменять способы форматирования, определенные каждому из стилей, что позволяет применять различные стили оформления текста и ячейки для настройки внешнего вида структуры. Также можно использовать автоформаты для форматирования структурированных данных.

    Если требуется задать стили структуры для автоматического применения к новой структуре, нужно дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка и установить флажок Автоматические стили. Если при создании структуры не требуется применять автоматические стили, их можно применить после создания структуры. Для этого необходимо выделить данные, к которыми применяются стили, дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка в открывшемся диалоговом окне Настройка (рис. 8.10) установить флажок Автоматические стили и нажать кнопку Применить стили. Кнопка Создать этого диалогового окна создает структуру листа. В результате к итоговым строкам будет применено форматирование (рис.8.11)

    Рис.8.10. Применение стилей к структуре

    Рис. 8.11. Результат применения автоматических стилей к структуре

    Удаление структуры

    При удалении структуры никакие данные не удаляются. Для выполнения удаления структуры на нужном листе необходимо дать команду меню Данные => Группа и структура => Удалить структуру. Если строки или столбцы все равно останутся скрытыми, то можно просто отобразить скрытые строки или столбцы средствами Excel (выделить видимые заголовки и дать команду меню Формат => Строка или Столбец => Отобразить).

    Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Для этого, удерживая нажатой SHIFT щелкнуть кнопку или группы, а затем дать команду меню Данные => Группа и структура => Разгруппировать. На рис. 8.12 и 8.13 приведен пример удаления структуры для группы Иванова.

    Рис. 8.12 . Выделение элемента структуры Иванова и выбор команды для разгруппирования

    Рис. 8.13. . Вид окна при разгруппированной группе Иванова

    Чтобы скрыть структуру, не удаляя ее, необходимо отобразить все данные, нажав кнопку с наибольшим числом в области структуры , и снять флажок Символы структуры вкладки Вид диалогового окна Параметры (меню Сервис).

    12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения

    Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.

    Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.

    Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

    Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

    Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

    Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

    Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

    На одном листе располагается несколько таблиц

    Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

    Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

    Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

    Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

    Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

    Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

    Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

    Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

    Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

    Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

    Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

    Информация в комментариях

    Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

    Бардак с форматированием

    Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

    1. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
    2. Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
    3. Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

    Объединение ячеек

    Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

    Объединение текста и чисел в одной ячейке

    Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

    Числа в виде текста в ячейке

    Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

    Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

    Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

    Страничный режим листа в Excel

    Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

    Ещё больше полезной информации про Excel можно узнать на сайте Дениса.

    Как настроить группировку строк в excel?

    Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?

    Инструкция

    Открываем файл excel и приступаем к группировке:

    • Выделите нужные строки;
    • Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
    • Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;

    • В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;

    Ничего сложного, не так ли?
    Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.

    Задаем название

    Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
    Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:

    • Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
    • Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
    • В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.

    Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:

    • В поле «Структура» жмем «Разгруппировать». Снова появилось окно, так? Выбираем «Строки». И теперь, когда название переместилось вверх, повторяем разобранный вначале порядок действий.

    Автоматическая структуризация

    Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.

    Благодаря этому таблица не занимает много места.

    Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.

    Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».

    Как сортировать данные таблицы?

    Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.

    Цветовое деление

    Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:

    • Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
    • В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.

    • В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
    • В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
    • Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.

    Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».

    Объединение значений

    Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».

    В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.

    Упрощаем большую таблицу

    Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:

    • Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест.
    • Чтобы столбцы имели опрятный вид, в поле сортировки выберите команду «Сортировать от А до Я» или наоборот.
    • Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».
    • Выполните группировку всех столбцов, как мы делали раньше. Таким образом, у вас получится гораздо больше плюсиков и минусов с левой стороны. Вы можете также переходить от одного уровня к другому путем нажатия вкладок с цифрами в той же панели сверху.

    На этом всё, друзья.

    Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».

    Читать еще:  Как сделать нумерацию ячеек в excel
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector