Green-sell.info

Новые технологии
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как настроить впр в excel

Использование функции ВПР в программе Excel

Во время работы в Эксель нередко требуется перенести или скопировать определенную информацию из одной таблицы в другую. Выполнить подобную процедуру, конечно же, можно вручную, когда речь идет о небольших объемах данных. Но что делать, если нужно обработать большие массивы данных? В программе Microsoft Excel на этот случай предусмотрена специальная функция ВПР, которая автоматически все сделает в считанные секунды. Давайте посмотрим, как это работает.

Описание функции ВПР

ВПР – это аббревиатура, которая расшифровывается как “функция вертикального просмотра”. Английское название функции – VLOOKUP.

С помощью данного инструмента Excel можно отыскать совпадение значения в заданном столбце и “подтянуть” необходимые данные в выбранную ячейку из другой таблицы. Чтобы было понятнее, давайте разберем, как работает функция на практическом примере.

Применение функции ВПР на практике

Допустим, у нас есть таблица с продажами товаров. В ней отсутствуют данные по цене каждой позиции, однако, они есть в другой таблице рядом.

Наша задача – заполнить недостающие в основной таблице цены, чтобы мы могли посчитать итоговые суммы по продажам.

Порядок действий в данном случае следующий:

  1. Щелкаем по самой верхней ячейке столбца, значения которого мы хотим заполнить (в нашем случае – это C2). После этого нажимаем на кнопку “Вставить функцию” (fx) слева от строки формул.
  2. В окне вставки функции нам нужна категория “Ссылки и массивы”, в которой выбираем оператор “ВПР” и щелкаем OK.
  3. Теперь предстоит правильно заполнить аргументы функции:
    • в поле “Искомое_значение” указываем адрес ячейки в основной таблице, по значению которой будет производиться поиск соответствия во второй таблице с ценами. Координаты можно прописать вручную, либо, находясь курсивом в поле для ввода информации просто кликнуть в самой таблице по нужной ячейке.
    • переходим к аргументу “Таблица”. Здесь мы указываем координаты таблицы (или ее отдельной части), в которой будет выполняться поиск искомого значения. При этом важно, чтобы первый столбец указанного диапазона содержал именно те данные, по которым будет осуществляться поиск и сопоставление значений (в нашем случае – это наименования позиций). И, конечно же, в указанные координаты должны попадать ячейки с информацией, которая будет “подтягиваться” в основную таблицу (в нашем случае – это цены).
      Примечание: Таблица может располагаться как на том же листе, что и основная, так и на других листах книги.
    • Чтобы координаты, указанные в аргументе “Таблица” не сместились при возможных дальнейших корректировках данных, делаем их абсолютными, так как по умолчанию они являются относительными. Для этого выполняем выделение всей ссылки в поле и нажимаем кнопку F4. В результате перед всеми обозначениями строк и столбцов будут добавлены символы “$”.
    • в поле аргумента “Номер_столбца” указываем порядковый номер столбца, значения которого нужно вставить в основную таблицу при совпадении искомого значения. В нашем случае это столбец с ценами, который занимает вторую позицию в указанной выше области (аргумент “Таблица”).
    • в значении аргумента “Интервальный_просмотр” можно указать два значения:
      • ЛОЖЬ (0) – результат будет выводиться только в случае точного совпадения;
      • ИСТИНА (1) – будут выводиться результаты по приближенным совпадениям.
      • мы выбираем первый вариант, так как нам важна предельная точность.
    • Когда все готово, нажимаем OK.
  4. В выбранной ячейку, куда мы вставили функцию, автоматически вставилась требуемая цена.Причем, если мы изменим значение во второй таблице с ценами, так как данные взаимосвязаны посредством функции, то и в основной таблице произойдут соответствующие изменения.
  5. Чтобы автоматически заполнить аналогичными данными другие ячейки столбца, воспользуемся Маркером заполнения. Для этого наводим курсор мыши на нижний правый угол ячейки с результатом, когда появится черный плюсик, зажав левую кнопку мыши тянем его вниз до конца таблицы или до той ячейки, которую нужно заполнить.
  6. В итоге нам удалось получить в основной таблице все данные по ценам, а также посчитать итоговые суммы по продажам, что и требовалось сделать.

Заключение

Таким образом, функция ВПР – один из самых полезных инструментов при работе в Excel, когда нужно сопоставить данные двух таблиц и перенести значения из одной в другую при совпадении заданных значений. Правильное использование данной функции позволит сэкономить немало времени и сил, позволив автоматизировать процесс заполнения данных и исключив возможные ошибки из-за опечаток и т.д.

Как работает функция ВПР

Здравствуй уважаемый читатель!

В этой статье я хочу описать, наверное, одну из наиболее полезных функций в Excel – это функция ВПР (VLOOKUP). О функции можно сказать многое, но самое первое, что стоить отметить, это то, что функция относится к сложным и наименее понятной.

В статье я постараюсь простым и доступным языком описать, как работает функция ВПР, а также на примерах показать ее особенности, описание и синтаксис.

Итак, что же в сущности это за функция, что она делает, и как она пишется. Самое простое объяснение, о работе функции ВПР, она ищет в перечне значений, по заданному вами критерию, уникальному идентификатору, определенную информацию, которая с ним связана.

Если розшифровать название функции ВПР, то с первой буквой станет понятно, как работает, эта функция, В – означает «вертикальная», то есть она ищет значения в вертикальных списках массивов, а вот для горизонтальных списков у нас будет функция ГПР. Впервые функция ВПР стала доступна нам с Excel 2000. Функция ВПР в Excel имеет следующий синтаксис:

=ВПР(_искомое значение_;_таблица_; _номер столбика_; _[интервальный просмотр]_), где:

  • искомое_значение – это именно то значение, которое нам нужно искать, а это может быть любое значение: число, дата, текст, ссылка на ячейку, которая содержит нужное значение или значение, получаемое другой формулой;
  • таблица – это два и больше столбика с разнообразными данными, кстати, регистр символов в поиске, функцией не учитывается;
  • номер_столбца – это номер столбика в указанном диапазоне, из которого будет получено значение, которое находится в найденной строке;
  • интервальный_просмотр – этот параметр определяет, что же именно будем искать, для точного совпадения аргумент будет равен «ЛОЖЬ» (FALSE) или приблизительное совпадение, аргумент станет равным ИСТИНА (TRUE). Этот параметр не является обязательным, но тем не менее он важен. В примерах, далее, я продемонстрирую, как создать формулы для точного и приблизительного совпадения.

Теперь на примере рассмотрим, как произвести поиск, каких-либо данных на другом листе, так как на практике, функцию ВПР очень редко используют для поиска на текущем листе:

Формула ищет текст «GM», в столбике А на текущем листе. Совет! При использовании аргумента «таблица», желательно использовать, такой вариант, как абсолютные ссылки (это адрес ячейки со знаком $). В этом случае диапазон поиска станет закреплённым и не изменится при копировании формулы.

Рассмотрим пример поиска значений, как работает функция ВПР в другой рабочей книге:

=ВПР(”GM”;[Путь к файлу]База!А2:В10;2)

Как видите ничего сложного, просто усложнился аргумент «таблица», теперь к нему прикреплена ссылка на файл с его именем.

Совет! Ввод формулы лучше делать при включённых двух файлах, на одном вы вводите функцию ВПР, а когда дойдете до аргумента «таблица», перейдете на второй файл и мышкой выделите нужный вам диапазон для поиска.

Еще можно рассмотреть пример, когда точное значение нам неизвестно мы будем использовать в формуле ВПР символы подстановки. Иногда нам нужно найти не что-то конкретное, а нечто обладающее общими признаками, как вариант у нас есть много диванов разных моделей, как и прочей мебели, но выбрать нам надо только их.

Функция ВПР, при подстановке,может использовать такие символы:

  • «?» (знак вопроса) – позволит заменить один любой символ;
  • «*» (звёздочка) – заменит любое количество и последовательность символов.

Совет! Для того что бы функция ВПР, корректно работала нужно в качестве четвертого аргумента использовать параметр «ЛОЖЬ». Ну, если мы уже затронули тему точного или приближенного совпадения в синтаксисе функции ВПР, то давайте ее рассмотрим поподробнее:

  • если аргумент «интервальный просмотр» равен «ЛОЖЬ», в таком случае формула ищет точное совпадение с аргументом «искомое значение». Если формула встретит два и более значения, отвечающих аргументу «искомое значение», то будет выбрано первое из списка, в случае, когда совпадение не найдены, формула вернет ошибку #Н/Д;
  • если же аргумент «интервальный просмотр» имеет значение «ИСТИНА» формула будет искать приблизительное совпадение, точнее будет, что функция сначала поищет точное совпадение, а уже потом, не найдя его, выберет приблизительное.

Совет! В случае, когда аргумент «интервальный просмотр» ровняется «ИСТИНА» или же не указан, значение в первом столбике нужно отсортировать по возрастанию, от меньшего к большому. Иначе имеется возможность ошибочного результата от функции ВПР.

Рассмотрим, как работает функция ВПР, когда производится поиск по точному. Для примера, попытаемся найти, какой автомобиль движется со скоростью 200 км/час. Я думаю, такая формула не будет для вас сложной:

=ВПР(200;$A$2:$B$15;2;ЛОЖЬ)

Несмотря на то, что значений 200 у нас несколько, получили только одно, так как при точном совпадении функции ВПР, система использует только первое значение которое было найдено в указанном диапазоне. Теперь испытаем, работу функции ВПР для поиска приблизительного совпадения значений. Поищем, какой автомобиль ездит со скоростью 260 км/час. Первое что вы делаете в случае, когда «интервальный просмотр» равняется «ИСТИНА» — вы выполняете сортировку вашего диапазона значений по первому столбику по порядку его возрастания. Это необходимо и важно, поскольку функция ВПР находит следующее наибольшее значение от заданного условия, а после поиск прекращается. Если же вы не последуете совету по сортировке, итогом будет сообщение об ошибке #Н/Д или другие странные результаты.

Читать еще:  Несколько условий в excel

Для поиска используем ВПР следующего вида:

=ВПР(260;$A$2:$B$15;2;ИСТИНА)

Итак, наша формула вернула найденное значение 240, хотя у нас есть и значение 270 и это значение вроде как ближе, но особенность того, как работает функция ВПР, это то что при использовании точного совпадения она ищет самое большое значение в списке, но не превышающие его. Я думаю примеры, которые я рассматривал в статье, помогут вам понять всё о работе функции ВПР, как ее используют и для чего ее нужно использовать.

Хотя есть и множество более продвинутых примеров, которые мы рассмотрим в других статьях.

А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!

Не забудьте поблагодарить автора!

Без сомнения, бережливость лучше расточительности, но также неоспоримо, что она хуже полезной затраты.
Генри Форд

Функция ВПР в Excel: пошаговая инструкция с 5 примерами

ВПР — это функция Excel для поиска и извлечения данных из определенного столбца в таблице. Она поддерживает приблизительное и точное сопоставление, а также подстановочные знаки (* и ?). Значения поиска должны отображаться в первом столбце таблицы, а столбцы поиска находятся правее.

Давайте теперь рассмотрим, как сделать поиск с ВПР и как она работает. Рассмотрим приемы ее применения в формулах Excel.

Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция.

Для начала на простом примере разберем, как работает функция ВПР в Excel. Предположим, у нас есть две таблицы. Первая – это прайс-лист с наименованиями и ценами. Вторая – это заказ на покупку некоторых из этих товаров. Искать в прайс листе нужный товар и руками вписывать в заказ его цену – занятие очень утомительное. Ведь прайс с ценами может насчитывать сотни строк. Нам необходимо сделать всё автоматически.

Нам необходимо обнаружить интересующее нас наименование в первом столбце и возвратить (то есть показать в ответ на наш запрос) содержимое из желаемого столбца той же строки, где находится наименование.

Наш прайс-лист расположен в столбцах А и В. Список покупок – в E-H. Допустим, первая позиция в списке покупок – бананы. Нам нужно в столбце A, где указаны все наименования, найти этот товар, затем его цену поместить в ячейку G2.

Для этого в G2 запишем следующую формулу:

А теперь разберем подробно, как сделать ВПР.

  1. Мы берем значение из E2.
  2. Ищем точное совпадение (поскольку четвертым параметром указан 0) в диапазоне $A$2:$B$7 в первой его колонке (крайней левой). Обратите внимание, что лучше сразу же использовать абсолютные ссылки на прайс-лист, чтобы при копировании этой формулы ссылка не «соскользнула».
  3. Если товар будет найден, то нужно перейти во второй столбец диапазона (на это указывает третий параметр = 2).
  4. Взять из него цену и вставить ее в нашу ячейку G2.

Получилось? Теперь просто скопируйте формулу из G2 в G3:G8.

Отчет о продажах готов.

Также чтобы понять, что такое точное совпадение, попробуйте в A5 или в E2 изменить наименование товара. К примеру, добавьте пробел в конце. Внешне ничего не изменилось, но вы сразу же получите ошибку #Н/Д. То есть, товар не был обнаружен. В то же время, таких случайных ошибок можно легко избежать, о чем мы поговорим отдельно.

Особо остановимся на четвертом параметре. Мы указали ноль (можно было написать ЛОЖЬ), что означает «точный поиск». А что, если забыть его указать и закончить номером столбца, из которого извлекаются нужные данные?

Давайте еще раз шаг за шагом разберем, что в этом случае будет происходить.

  1. Берем значение из F2.
  2. Начинаем его искать в крайней левой колонке диапазона $A$2:$B$7, то есть в столбце A. Поскольку в A2 совпадение не найдено, смотрим дальше: что находится ниже.
  3. Там обнаруживаем товар «Сливы». При этом предполагается, что наш список отсортирован по алфавиту. Ведь именно это – главное условие поиска приблизительного совпадения.
  4. Поскольку в сортированном списке «сливы» находятся ниже, чем «бананы», то функция принимает решение, что дальше искать слово, начинающееся на «Б» нет смысла. Процесс можно остановить. И остаться на букве «А». То есть, там и находится наиболее близкое значение.
  5. Поскольку поиск завершен, переходим из A2 во второй столбец, то есть в B. Вставляем данные из B2 в G2 как результат вычислений.

К сожалению, «бананы» были в нашем прайс-листе ниже, но до них просто «не дошел ход». И в список покупок теперь записана неправильная цена.

При помощи этой инструкции мы рассмотрели только основы. А как реально этим можно пользоваться?

Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников».

Предположим, нам необходимо из списка сотрудников выбрать данные определенного человека. Посмотрим, какие здесь есть тонкости.

Во-первых, нужно сразу определиться: точный либо приблизительный поиск нам нужен. Ведь они предъявляют разные требования к подготовке исходных данных.

Использование точного и приблизительного поиска.

Посмотрите, какие результаты выборки цен мы получаем с использованием приблизительного поиска на неупорядоченном массиве данных.

Обратите внимание, что четвертый параметр равен 1.

Кое-что из результатов определено верно, но в большинстве случаев – ошибки. Функция продолжает просматривать данные столбца D с наименованиями товаров до тех пор, пока не встретит значение больше, чем заданное ей в качестве критерия поиска. Тогда она останавливается и возвращает цену.

Поиск цены на египетские бананы закончился на первой же позиции, так как во второй записаны сливы. А это слово по правилам алфавита стоит ниже, чем «Бананы Египет». Значит, дальше искать не нужно. Получили 145. И не важно, что это цена абрикосов. Поиск цены на сливы происходил до тех пор, пока в D15 не встретилось слово, которое по алфавиту стоит ниже: яблоки. Остановились и взяли цену из предыдущей строки.

А теперь взгляните, как должно было все происходить, если все делать верно. Всего лишь делаем сортировку, как указано стрелкой.

Вы спросите: «А зачем тогда этот неточный просмотр, если с ним столько проблем?»

Он отлично подходит для выбора значений из определенных интервалов.

Допустим, у нас установлена скидка для покупателей в зависимости от количества приобретенного товара. Нужно быстро рассчитать, сколько процентов положено на совершенную покупку.

Если у нас количество товара 11 единиц, то мы просматриваем столбец D до тех пор, пока не встретим число, большее 11. Это 20 и находится оно в 4-й строке. Останавливаемся здесь. Значит, наша скидка расположена в 3-й строке и равна 3%.

При работе с интервалами вида «от – до» такая методика вполне пригодна.

И еще один небольшой совет.

Применяйте именованный диапазон.

Для упрощения работы с формулами можно создать именованный диапазон и в дальнейшем ссылаться на него. В нашем случае назовем его «ДанныеСотрудников» (помните, что пробелы здесь недопустимы).

В ячейке B2 мы будем вводить нужную фамилию, а в ячейках С2:F2 запишем формулы:

Как видите, отличаются они только номером столбца, из которого будет извлечена нужная информация. Вместо ЛОЖЬ можно использовать 0.

Какие здесь преимущества?

  1. У вас не рябит в глазах от букв, цифр и знаков доллара в обычных адресах диапазонов?

Формула с именованным диапазоном выглядит намного более дружественно, наглядно и понятно. Вместо скучных и безликих координат вы видите идентификаторы, которые рождают у вас некоторые ассоциации. Согласитесь, “price” или «цена» – это наверняка информация о ценах.

  1. Если по каким-то причинам вам необходимо будет изменить координаты диапазона поиска, который вы использовали в большом количестве формул – вам нужно корректировать каждую формулу или пользоваться функцией “Найти и заменить”? Согласитесь, это очень долго, трудоемко, возможны ошибки.

Используя именованный диапазон, просто нажмите

Меню – Формула – Диспетчер имён.

Затем в списке диапазонов найдите нужный вам диапазон и откорректируйте его. Изменения автоматически будут применены во всех формулах.

  1. Используя обычные адреса, мы всегда должны думать, какую адресацию применить – относительную либо абсолютную. При использовании именованных диапазонов этой проблемы не существует.

Использование символов подстановки и другие тонкости критерия поиска.

Как и в предыдущих примерах, при вводе фамилии происходит точный поиск. Но есть несколько моментов, о которых мы ранее не упоминали.

  1. Регистр символов не влияет на результат. Можно все вводить прописными буквами – ничего не изменится. Пример вы видите чуть ниже.

  1. Если в списке есть люди с одинаковыми фамилиями, то найден будет только первый из них. Как и мы говорили ранее, как только найдено что-то подходящее, процесс останавливается.
  2. Можно использовать символы подстановки * и ?. Напомню, что вопросительный знак заменяет собой любой символ, а звездочка – любое количество символов (в том числе и ноль). О них мы упоминали в начале.
Читать еще:  Убрать пароль excel

Это целесообразно делать, если мы знаем только часть значения аргумента.

Но при этом будьте внимательны – снова будет найдено только первое подходящее совпадение, как это показано на скриншоте. Это очень важное ограничение, которое нужно обязательно учитывать.

Теперь давайте посмотрим, как можно работать с символами подстановки, если условия отбора не вводятся вручную, а берутся из таблицы Excel.

Формула в ячейке F2 выглядит следующим образом:

Здесь мы используем оператор «склеивания» строк &.

Конструкция «*»&D2&»*» означает, что к содержимому ячейки D2 добавляются с обоих сторон звездочки *. То есть, мы ищем любое вхождение этого слова – перед ним и после него могут быть любые другие слова и символы. Как, например, произошло с товаром «персики». Первый параметр будет в нашем случае выглядеть как «*персики*». При поиске такой конструкции приемлемым вариантом будут определены «Консервированные персики (Турция)».

Использование нескольких условий.

Еще один простой пример для «чайников» — как использовать при выборе нужного значения несколько условий?

Предположим, у нас есть список имен и фамилий. Нам нужно найти нужного человека и вывести сумму его дохода.

В F2 используем следующую формулу:

Разберем пошагово, как в этом случае работает ВПР.

В начале мы формируем условие. Для этого при помощи оператора & «склеиваем» вместе имя и фамилию, а между ними вставляем пробел.

Не забываем при этом пробел заключить в кавычки, иначе Excel не воспримет его как текст.

Затем в таблице с доходами ищем ячейку с именем и фамилией, разделенными пробелом.

Дальше все происходит по уже отработанной схеме.

Можно попробовать подстраховаться на тот случай, если между именем и фамилией введено несколько пробелов. Знак пробела в формуле заменяем на знак подстановки «*».

Приметно так — D2&»*»&E2

Но при этом имейте в виду, что совпадение имени и фамилии уже будет не совсем точным. Подобный пример мы рассматривали чуть выше.

Более сложные и точные способы работы с несколькими условиями мы рассмотрим отдельно. Смотрите ссылки в конце.

«Умная» таблица.

И еще одна рекомендация: используйте «умную» таблицу.

Бывает очень удобно сначала преобразовать поисковую таблицу (прайс-лист) в «умную» с помощью команды Главная – Форматировать как таблицу (Home – Format as Table в английской версии Excel), и затем указать во втором аргументе использовать имя созданной таблицы. Кстати, оно ей будет присвоено автоматически.

В этом случае размеры списка товаров с ценами нас уже не будут беспокоить в будущем. При добавлении новых товаров в прайс-лист, либо их удалении, размеры «умной таблицы» сами подстроятся.

Надеемся, что наши пошаговые инструкции по использованию функции ВПР в таблицах Excel были доступны и понятны даже «чайникам». Безусловно, эти самые несложные рекомендации можно использовать только в самых простых случаях. Все более сложное мы рассмотрим отдельно.

Функция ВПР() в EXCEL

Функция ВПР() , английский вариант VLOOKUP(), ищет значение в первом (в самом левом) столбце таблицы и возвращает значение из той же строки, но другого столбца таблицы.

Функция ВПР() является одной из наиболее используемых в EXCEL, поэтому рассмотрим ее подробно.

В этой статье выбран нестандартный подход: акцент сделан не на саму функцию, а на те задачи, которые можно решить с ее помощью.

Синтаксис функции

ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_просмотр)

Искомое_значение — это значение, которое Вы пытаетесь найти в столбце с данными. Искомое_значение может быть числом или текстом, но чаще всего ищут именно число. Искомое значение должно находиться в первом (самом левом) столбце диапазона ячеек, указанного в таблице .

Таблица — ссылка на диапазон ячеек. В левом столбце таблицы ищется Искомое_значение , а из столбцов расположенных правее, выводится соответствующий результат (хотя, в принципе, можно вывести можно вывести значение из левого столбца (в этом случае это будет само искомое_значение )). Часто левый столбец называется ключевым . Если первый столбец не содержит искомое_значение , то функция возвращает значение ошибки #Н/Д.

Номер_столбца — номер столбца Таблицы , из которого нужно выводить результат. Самый левый столбец (ключевой) имеет номер 1 (по нему производится поиск).

Параметр интервальный_просмотр может принимать 2 значения: ИСТИНА (ищется значение ближайшее к критерию или совпадающее с ним) и ЛОЖЬ (ищется значение в точности совпадающее с критерием). Значение ИСТИНА предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован в алфавитном порядке или по возрастанию. Это способ используется в функции по умолчанию, если не указан другой.

Ниже в статье рассмотрены популярные задачи, которые можно решить с использованием функции ВПР() .

Задача1. Справочник товаров

Пусть дана исходная таблица (см. файл примера лист Справочник ).

Задача состоит в том, чтобы, выбрав нужный Артикул товара, вывести его Наименование и Цену .

Примечание . Это «классическая» задача для использования ВПР() (см. статью Справочник ).

Для вывода Наименования используйте формулу =ВПР($E9;$A$13:$C$19;2;ЛОЖЬ) или = ВПР($E9;$A$13:$C$19;2;ИСТИНА) или = ВПР($E9;$A$13:$C$19;2) (т.е. значение параметра Интервальный_просмотр можно задать ЛОЖЬ или ИСТИНА или вообще опустить). Значение параметра номер_столбца нужно задать =2, т.к. номер столбца Наименование равен 2 (Ключевой столбец всегда номер 1).

Для вывода Цены используйте аналогичную формулу =ВПР($E9;$A$13:$C$19;3;ЛОЖЬ) (значение параметра номер_столбца нужно задать =3).

Ключевой столбец в нашем случае содержит числа и должен гарантировано содержать искомое значение (условие задачи). Если первый столбец не содержит искомый артикул , то функция возвращает значение ошибки #Н/Д. Это может произойти, например, при опечатке при вводе артикула. Чтобы не ошибиться с вводом искомого артикула можно использовать Выпадающий список (см. ячейку Е9 ).

Понятно, что в нашей задаче ключевой столбец не должен содержать повторов (в этом смысл артикула, однозначно определяющего товар). В противном случае будет выведено самое верхнее значение.

При решении таких задач ключевой столбец лучше предварительно отсортировать (это также поможет сделать Выпадающий список нагляднее). Кроме того, в случае несортированного списка, ВПР() с параметром Интервальный_просмотр ИСТИНА (или опущен) работать не будет.

В файле примера лист Справочник также рассмотрены альтернативные формулы (получим тот же результат) с использованием функций ИНДЕКС() , ПОИСКПОЗ() и ПРОСМОТР() . Если ключевой столбец (столбец с артикулами) не является самым левым в таблице, то функция ВПР() не применима. В этом случае нужно использовать альтернативные формулы. Связка функций ИНДЕКС() , ПОИСКПОЗ() образуют так называемый «правый ВПР»: =ИНДЕКС(B13:B19;ПОИСКПОЗ($E$9;$A$13:$A$19;0);1)

В файле примера лист Справочник показано, что формулы применимы и для ключевых столбцов содержащих текстовые значения, т.к. артикул часто бывает текстовым значением. Также задача решена для несортированного ключевого столбца.

Примечание . Для удобства, строка таблицы, содержащая найденное решение, выделена Условным форматированием . (см. статью Выделение строк таблицы в MS EXCEL в зависимости от условия в ячейке ).

Примечание . Никогда не используйте ВПР() с параметром Интервальный_просмотр ИСТИНА (или опущен) если ключевой столбец не отсортирован по возрастанию, т.к. результат формулы непредсказуем (если функция ВПР() находит значение, которое больше искомого, то она выводит значение, которое расположено на строку выше его).

Задача2. Поиск ближайшего числа

Предположим, что нужно найти товар, у которого цена равна или наиболее близка к искомой.

Чтобы использовать функцию ВПР() для решения этой задачи нужно выполнить несколько условий:

  1. Ключевой столбец, по которому должен производиться поиск, должен быть самым левым в таблице;
  2. Ключевой столбец должен быть обязательно отсортирован по возрастанию;
  3. Значение параметра Интервальный_просмотр нужно задать ИСТИНА или вообще опустить.

Для вывода Наименования товара используйте формулу =ВПР($A7;$A$11:$B$17;2;ИСТИНА)

Для вывода найденной цены (она не обязательно будет совпадать с заданной) используйте формулу: =ВПР($A7;$A$11:$B$17;1;ИСТИНА)

Как видно из картинки выше, ВПР() нашла наибольшую цену, которая меньше или равна заданной (см. файл примера лист «Поиск ближайшего числа» ). Это связано следует из того как функция производит поиск: если функция ВПР() находит значение, которое больше искомого, то она выводит значение, которое расположено на строку выше его. Как следствие, если искомое значение меньше минимального в ключевом столбце, то функцию вернет ошибку #Н/Д.

Найденное значение может быть далеко не самым ближайшим. Например, если попытаться найти ближайшую цену для 199, то функция вернет 150 (хотя ближайшее все же 200). Это опять следствие того, что функция находит наибольшее число, которое меньше или равно заданному.

Если нужно найти по настоящему ближайшее к искомому значению, то ВПР() тут не поможет. Такого рода задачи решены в разделе Ближайшее ЧИСЛО . Там же можно найти решение задачи о поиске ближайшего при несортированном ключевом столбце.

Примечание . Для удобства, строка таблицы, содержащая найденное решение, выделена Условным форматированием . Это можно сделать с помощью формулы =ПОИСКПОЗ($A$7;$A$11:$A$17;1)=СТРОКА()-СТРОКА($A$10) .

Примечание : Если в ключевом столбце имеется значение совпадающее с искомым, то функция с параметром Интервальный_просмотр =ЛОЖЬ вернет первое найденное значение, равное искомому, а с параметром =ИСТИНА — последнее (см. картинку ниже).

Читать еще:  В каком формате сохраняет excel

Если столбец, по которому производится поиск не самый левый, то ВПР() не поможет. В этом случае нужно использовать функции ПОИСКПОЗ() + ИНДЕКС() или ПРОСМОТР() .

Функция ВПР в Excel

В английской версии эта функция называется VLOOKUP — расшифровывается как вертикальный просмотр. Существует также функция ГПР, которая ориентирована на горизонтальный просмотр. В основном функция ВПР используют для того, чтобы подтянуть данные из одной таблицы в другую, также ее можно использовать для сравнения столбцов в двух разных таблицах.

Для того, чтобы нам более тщательно разобраться во всех особенностях работы с функцией, рассмотрим простые примеры.

У нас есть две таблицы. В первой таблице хранятся данные по заказам за один день. В ней записывается название товара и количество проданной продукции по партиям . Во второй таблице хранится информация по ценам на товар. Задача — подсчитать итоговую выручку по каждому товару за день.

Для решения задачи нам необходимо подтянуть цены на товары из таблицы «Прайс-лист» в столбец «Цена за кг» таблицы «Заказы». Т.е. подставить цены, которые соответствуют каждому товару из нижней таблицы в верхнюю.

В Эксель, чтобы решить этот пример, есть несколько возможностей, одна из которых — использование функции ВПР. Становимся на первую ячейку, где необходимо подставить данные, и начинаем писать функцию, начиная как обычно со знака равенства.

Должна появится подсказка, согласно которой мы будем задавать ей аргументы. Если расшифровать работу ВПР с технического языка на нормальный, то функция VLOOKUP будет искать выбранный нами товар из таблицы «Заказы» в крайнем левом столбце таблицы «Прайс-лист» и, если найдет это товар, выводить значение его цены, которое находится на той же строке, что и найденный товар. Коротко это выглядит как на скриншоте ниже.

У функции ВПР 4 аргумента. Первым аргументом, который мы подставим в формулу, является то самое искомое значение, цену для которого нужно найти во второй таблице «Прайс-лист». После написания названия функции и добавления открывающей скобки, щелкаем по искомой ячейке и добавляем ее аргументом. В моем случае это ячейка «E4» со значением «Яблоки». Далее ставим разделитель — точка с запятой.

Вторым аргументом является таблица, в которой мы ищем значение и из которой подтягиваем цену. Здесь нужно просто выделить таблицу «Прайс-лист» и лучше, чтобы вы не зацепили лишних ячеек (шапка, пустые ячейки и просто лишняя информация). В конце не забываем ставить точку с запятой.

Так как в нашем примере таблица, в которой производится поиск, находится на этом же листе, что и первая, то при протягивании формулы на нижележащие ячейки, указанная таблица будет автоматически съезжать вниз. Для того, чтобы этого не происходило, необходимо выбрать диапазон таблицы внутри формулы левой клавишей мыши и нажать на клавиатуре клавишу F4. К адресам ячеек будет добавлен знак доллара и ссылка на таблицу превратиться из относительной в абсолютную. Ниже мы разберем случаи, когда создавать абсолютные ссылки на ячейки будет не обязательно.

Третий аргумент — номер столбца в таблице «Прайс-лист», из которого мы хотим подтянуть нужное нам значение. В нашм примере все просто. В первом столбце мы ищем значение, а из второго столбца подтягиваем цену. Ставим цифру 2, а после точку с запятой.

Последний параметр называется «Интервальный просмотр» — это логический аргумент и может принимать только 2 значения: 0 или 1 (включено/выключено). Данным значением мы определяем, точно, цифра 0, или приблизительно, цифра 1, мы ищем наименование в прайс-листе. В случае с текстовыми наименованиями лучше использовать точный поиск (цифра 0), потому что приблизительный более менее точно работает в случае ячеек с числами. Вводим интервальный просмотр как 0 и закрываем скобку. После этого нажимаем клавишу Enter, чтобы формула сработала. В итоге мы получим ячейку с ценой, подтянутой из таблицы прайс-листа.

В колонку «Итоговая стоимость» прописываем простую формулу умножения веса партии на цену за кг.

Выбираем обе ячейки и, зажав левую клавишу мыши на правом нижнем углу выделения, протягиваем формулы вниз на все оставшиеся ячейки.

В итоге получаем цену и итоговую стоимость каждой партии. При дальнейшем использовании полученных данных не стоит забывать о том, что они являются результатом работы формулы, а не готовыми значениями. Чтобы в дальнейшем иметь возможность работать с ними, нужно скопировать ячейки с получившимися данными и вставить их обратно на свое место через специальную вставку как обычные значения.

Мы рассмотрели с вами один из случаев, когда есть необходимость подтянуть данные из таблицы, которая находиться на этом же листе. Конечно же использовать можно таблицы, которые находятся на разных листах и даже когда они открыты в разных документах. В этом случае второй аргумент функции будет выглядеть немного иначе. В случае другого листа или документа, совершенно не обязательно задавать абсолютные ссылки, а третий и четвертый аргумент лучше дописывать в поле ввода функции, не возвращаясь обратно на тот лист, где вы начинали ее набирать.

Еще одним полезным применением ВПР является ее использование для сравнения двух таблиц с целью нахождения совпадений или различий. Например, если в одной из таблиц убрать несколько строк, то полного совпадения в данных уже не будет и в некоторых ячейках появится надпись #Н/Д. Эта надпись говорит о том, что значения из таблицы с заказами не были найдены в таблице прайс-лист, что соответственно приводит к ошибке.

Теперь давайте рассмотрим случай, где есть необходимость использовать интервальный просмотр не точный, с цифрой 0, а приблизительный, с цифрой 1. Этот способ используется редко, но тем не менее есть такие задачи, в которых он может вам понадобиться.

Вернемся к нашей таблице с заказами и попробуем определить размер партии по ее весу. У нас будет таблица с заказами и таблица с параметрами партии.

Дополнительно у нас появляется критерий «от и до», который говорит о размере партии. В примере мы будет отталкиваться от ее веса. Например, если Excel показать вес партии 15 кг, то он будет понимать, что это мелкая партия.

Давайте разбираться как это работает. Начинаем писать функция ВПР, но в конце формулы ставим не 0, а 1. В аргументе, где нужно указать таблицу с ячейками, мы не будем указывать столбец с параметром «От и до», так как Excel такую запись не поймет. Взамен этого мы вводим поле критерий, который и будет определять начало и конец диапазона весов. В конце нажимаем клавишу Enter и протягиваем на все ячейки.

Есть некоторые особенности работы, которые необходимо пояснить, чтобы было понятно, что здесь произошло. Мы видим, что при определенном весе функция вытащила из второй таблицы определенную партию. Чтобы более точно понять логику, давайте посмотрим на вес, к примеру, в 15 кг. В таблице с размерами партий, такого критерия нет. Но когда мы ставим интервальный просмотр в значение 1, функция будет вытаскивать значение, которое является ближайшим меньшим. При весе партии в 15 кг, ВПР вытащит из таблицы значение с критерием 10. Если вес партии будет 47 кг, то функция вытащит значение с критерием 30, которое будет ближайшим и меньшим.

При работе с функцией в таком режиме, есть очень важный момент, который вы должны учитывать. Сортировка критериев должна обязательно идти по возрастанию — от меньшего к большему. Если критерии будут отсортированы в обратном порядке, то функция не сработает.

На этом с функцией все. Надеюсь, что на этих примерах, вы научитесь работать с функцией ВПР. Если возникнут трудности, то обязательно задавайте их в комментарии ниже.

Не забудьте поделиться ссылкой на статью ⇒

В сегодняшнем уроке я расскажу как вставить формулу в Word. На самом деле существует несколько способов это сделать и по возможности я постараюсь рассмотреть их все.

  • 04.02.2016
  • Просмотров: 18673
  • Word

Работая со сложной таблицей в Эксель может возникнуть необходимость скопировать готовую таблицу на другой лист или в другую книгу. При простом копировании могут возникнуть сложности с форматированием, поэтому в этом уроке я расскажу как это сделать быстро и легко, а также рассмотрим как скопировать лист в Excel в другую книгу.

  • 02.02.2016
  • Просмотров: 78516
  • Excel
  • Видеоурок

В английской версии эта функция называется VLOOKUP — расшифровывается как вертикальный просмотр. Существует также функция ГПР, которая ориентирована на горизонтальный просмотр. В основном функция ВПР используют для того, чтобы подтянуть данные из одной таблицы в другую, также ее можно использовать для сравнения столбцов в двух разных таблицах.

  • 02.05.2016
  • Просмотров: 21731
  • Excel

Сегодня расскажу как решить проблему, когда в Excel столбцы обозначены цифрами. Ситуация может быть для многих знакомой. Вы открываете файл Excel и в подписях столбцов вместо букв стоят цифры. Адреса в этом случае имеют не совсем привычное написание R1C1, R1C3 и т.д.

  • 01.12.2015
  • Просмотров: 4213
  • Excel

В этом уроке расскажу о том, что такое специальная вставка в Excel и как ей пользоваться.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector