Green-sell.info

Новые технологии
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Диаграмма ганта в excel шаблон

Как в бизнесе следить одновременно за всеми задачами и процессами

Если вы можете контролировать всё, что происходит в проекте, без каких-либо инструментов, держа информацию в голове — вы невероятно круты. Несколько проектов у фрилансера, множество задач по одному проекту у предпринимателя, разные аспекты и нюансы одной задачи у специалиста узкой тематики — всё это требует контроля, запоминается с трудом, а простая табличка, список или чек-лист выручают только в самом начале. Менеджеры проектов и разработчики программ давно уже используют классный инструмент — диаграмму Ганта.

Мы не будем рассматривать полный вариант этого инструмента, а возьмём упрощённую версию — в конце статьи вы сможете скачать шаблон для создания своей версии работы над задачами.

Проблемы выполнения плана, отслеживания эффективности, аналитики

Контроль большого количества задач с разной длительностью (а иногда находящихся в работе одновременно) весьма затруднителен. Нужно мониторить процесс выполнения: следить, какой процент уже выполнен, сколько осталось, какие задачи выполняются наиболее эффективно — данные такого наблюдения помогают анализировать работу над проектом и улучшать её в дальнейшем.

А в ситуациях, когда нужно контролировать работу сотрудников, и вовсе сложно уследить за текущими их действиями.

Или — если вы хотите видеть, на какой стадии в данный момент ваш проект, отданный на аутсорс — тоже волнительно — особенно когда вы работаете с аутсорсером впервые, или поставленная перед ним задача состоит из нескольких этапов.

Совместить требования и предпринимателя, и заказчика, и исполнителя может один простой инструмент.

Диаграмма Ганта поможет

Американский управленец Генри Гант считается основоположником удобного метода оценки эффективности с помощью диаграмм, хотя подобное создавали учёные и ранее, но именно его способ, созданный в начале XX века был признан наиболее прикладным и получил широкое распространение, поскольку был опубликован на английском.

Основные признаки диаграммы — простота использования и возможность решить сразу несколько вопросов, связанных с контролем, а именно:

  • что нужно сделать по текущему проекту;
  • когда нужно начать и когда закончить проект или конкретную задачу;
  • сколько времени будет потрачено на каждый этап;
  • кто занимается конкретной задачей;
  • какие части проекта взаимосвязаны между собой.

Два варианта диаграммы Ганта для микробизнеса

Для предпринимателя или фрилансера важно не осложнить себе работу, поэтому мы предлагаем два простых варианта.

  1. Известно начало и окончание задачи.
  2. Известно начало и длительность задачи.

Первый вариант связан со сроками извне, которые приходится соблюдать, независимо от течения проекта. Например, с оплатой налогов, началом или окончанием договора с партнёром, событием, к которому привязан текущий проект.

Светлана — руководитель небольшого агентства по проведения праздников. Василий и Ольга — её заказчики, будущие молодожёны — как и положено, переживают, как бы не случилось на свадьбе заминок, связанных с необязательностью разных исполнителей. Светлана сотрудничает с несколькими ресторанами, где нужно контролировать расстановку столов, меню, наличие нужного оборудования, а также с другими участниками торжеств: владельцами лимузинов, кондитерами, флористами и так далее.

Чтобы понимать, кто, когда и что делает, Светлане необходимо держать руку на пульсе и контролировать действия всех участников одновременно, а ещё и постоянно отчитываться перед Ольгой и Василием, чтобы ослабить их и без того натянутые нервы.

Для проектов, как у Светланы, подходит такой вариант диаграммы (картинка кликабельна).

Здесь мы видим, что именно нужно сделать за всё время проекта, когда определённая задача должна быть закончена, какой процент на данный момент выполнен.

Выставляем дату начала задачи, дату её завершения — и сразу видим, сколько она займёт времени, что позволяет планировать другие дела. По двойному клику на шкалу можно задать ей определённый цвет, тем самым связав однотипные задачи. Например, для Светланы такими задачами могут стать выпечка свадебного торта для основного торжества и капкейков для пикника по случаю девичника: один исполнитель, разные сроки, но возможность проконтролировать сразу обе задачи.

Второй вариант — для тех, кому необходимо спланировать начало или завершение процесса, если известна его длительность.

У Бориса небольшая мастерская по пошиву сумок и обуви. Он решил выпустить новую линейку продукции и для этого ему необходимо особое оборудование. Борис заказал оборудование и знает, что оно будет доставлено через три недели. За это время ему необходимо найти специалиста по настройке этого оборудования и работе на нём (или обучиться самому), закупить расходные материалы, запланировать рекламу, договориться с точками сбыта.

В таких ситуациях удобно использовать таблицу, где вы задаёте не дату окончания, а длительность задачи (картинка кликабельна).

Борис первой задачей ставит поставку нового оборудования, а дальше — планирует свои действия, исходя из этих сроков.

Кто может использовать диаграмму Ганта

Этот способ планирования, контроля и анализа процессов подходит:

  • фрилансерам: глядя на список задач и наглядные сроки их выполнения, они смогут планировать месячную работу, понимать, осилят ли ещё одного заказчика в текущем периоде, спрогнозируют работу по каждому проекту;
  • предпринимателям с наёмными сотрудниками: диаграмма покажет, кто и что делает в данный момент, кого следует дополнительно простимулировать, а кто опережает сроки и, возможно, достоин поощрения;
  • частным специалистам: в проектах узкой специальности приходится учитывать множество нюансов, за которыми в таком формате следить будет гораздо проще;
  • заказчикам, которым важно отслеживать процесс работы исполнителя;
  • исполнителям, которым важно открыто демонстрировать заказчику прогресс выполнения заказа.
Читать еще:  Телефон не показывает видео онлайн

Вы можете скачать шаблон диаграммы Ганта в Excel и создать свой график выполнения задач — просто заполните таблицу своими данными (в обычных ячейках), а таблица рассчитает вам даты завершения или длительность задач (в ячейках, подсвеченных оранжевым) и нарисует наглядную диаграмму прогресса каждой задачи.

А какие инструменты контроля и анализа эффективности используете вы?

Надежда Меркушева, редактор проекта «Маркетинг с азов»

Как построить диаграмму Ганта в excel

В многофункциональной программе Microsoft Excel кажется есть все, что делает любую работу более быстрой и простой. Использовать ее можно для различных целей — от функций обычного калькулятора до иллюстрации данных для решения задач. В данной статье разберем, как создается диаграмма ганта в excel. Которая необходима на первой стадии планирования работы, тем самым оповещая на первоначальном совещании план и степень участия каждого работника фирмы.

Что это такое — диаграмма Ганта

Диаграммы Ганта — это тип столбчатых гистограмм, которые помогают задать временные рамки по управлению проектами, распланировать поставленные задачи, а также определить их длительность. Проще говоря, диаграмма состоит из горизонтальных полос, направленных по оси времени. Полосы отражают конкретную задачу проекта, начало и конец которых показывает длительность работ.

Как построить — пошагово

  1. Формирование таблицы

Необходимо распределить данные таким образом, чтобы видеть название этапов, даты их начала и окончания, а также длительность дней их выполнения.

  1. Вставка гистограммы

Выделяете левой кнопкой мыши столбцы с названием работ и сроком их начала (в примере диапазон А2:В11). На верхней панели выбираете раздел Вставка и щелкаете Линейчатая с накоплением.

Появляется вот такая вставка:

Затем необходимо добавить данные о сроках выполнения каждого этапа. Для этого выделяете диапазон с данными по длительности (С3:С11), щелкаете правой кнопкой мышки и выбираете в меню строку Копировать.

Кликаете на поле с диаграммой в любом месте и нажимаете команду Вставить. Теперь в линейчатой диаграмме с накоплением синие полосы показывают даты начала выполнения задач, а красные — продолжительность.

Редактирование

  1. Удалите ненужное название и легенду справа, чтобы освободить пространство.
  2. Исправим расположение этапов проекта, которые изначально отобразились в обратном порядке. Выделяете вертикальную ось и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите опцию Формат оси.

Нужно поставить галочку рядом с Обратный порядок категорий. Чтобы горизонтальная ось была внизу, выбираете В максимальной категории и закрываете окно.

  1. Чтобы обесцветить синюю часть полос, щелкаете правой кнопкой мышки по одной из них и выбираете в меню Формат ряда данных.

Затем в появившемся окне выбираете вариант нет заливки, цвет границы: нет линий.

  1. Осталось настроить горизонтальную ось. Чтобы избавится от отступа перед началом первого этапа, проделайте несколько действий:

Кликаете в таблице на ячейку с первой датой проекта. Правой кнопкой выбираете Формат ячеек, группу Число, формат Общий. Смотрим на число в поле Образец. В данном примере 43525. Нажимаете кнопку Отмена.

Щелкаете по оси диаграммы и выбираете команду Формат оси. В группе Параметры оси задаете фиксированное значение просмотренного выше числа. Измените значение Цена основных делений на 5 — для каждого следующего дня.

Изменяя параметры значений, следите как меняется вид диаграммы и выберите подходящий.

В группе Выравнивание имеет смысл изменить направление текста для подписи даты:

В группе Число изменяете лучший формат даты:

  1. Чтобы добавить подписи данных, нужно щелкнуть правой кнопкой по одному из элементов ряда и выбрать соответствующее действие:

Теперь осталось подстроить ее размеры в документе и диаграмма Ганта готова.

Как видите, диаграмма Ганта — это лучший способ презентовать проектный план специфическим способом иллюстрации.

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

График выполнения работ на диаграмме Ганта в Excel

Постановка задачи

К нам обратилась компания, занимающаяся строительным аудитом с задачей автоматизации процесса создания графика выполнения работ в виде так называемой диаграммы Ганта. На диаграмме необходимо отслеживать ход выполнения работ, а также мониторить опережение или отставание от графика. После небольшого опроса сотрудников, выяснилось, что почти все делают данный график вручную, закрашивая (и постоянно перекрашивая) ячейки цветом. Несколько человек использовали собственные шаблоны с условным форматированием, однако они тоже были не автоматизированы, так как большую часть данных и формул приходиться вводить вручную.

Вид графика до автоматизации:

В результате небольшого аудита было сформировано несколько проблем.

Читать еще:  Как объединить строки в таблице excel

Проблема №1: формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ. Для удобства работы необходим шаг графика, например, месяц, треть месяца. Вручную это неудобно, так как для графика нужны опорные даты, которые, при таком шаге графика приходится расставлять вручную.

Проблема №2: многоуровневая нумерация. Из-за большого количества строк и многоуровневой структуры приходиться совершать много ручной работы. Нумерация должна иметь вид 1.1.1.1, где каждое следующие число определяет порядковый номер пункта списка в иерархии.

Проблема №3: расстановка формул. Так как формулы необходимо вставлять в зависимости от уровня вложенности пункта приходится их расставлять и проверять для всего графика вручную, при этом в графике могут быть десятки, а то и сотни строк.

Проблема №4: удобное визуальное представление дат проверки по документам и по факту, с возможность переключения между ними. В текущем варианте для переключения между этими датами нужно заново вводить дату в поле текущей даты.

Как мы решали задачу

Формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ

Этот функционал мы реализовали следующим образом. При вводе дат в поля «Дата начала» и «Дата завершения» даты в шапке автоматически меняются. При этом в 4 строке выставляется часть месяца в зависимости от настройки шага график, происходит форматирование ячеей и рассчитываются опорные даты. Таким образом можно изменить период просмотра графика буквально в пару кликов, например, вывести только финальный этап графика.

А изменяя шаг графика можно выбрать уровень детализации графика. Список вариантов шага графика: месяц, полмесяца, треть месяца, четверть месяца и день. Однако, при желании можно выбрать абсолютно любую длину шага.

Многоуровневая нумерация

Следующий этап удобный способ нумерации. Для нумерации строк достаточно лишь выбрать глубину вложенности пункта работ в столбце «A», и программа сама проставит все номера в столбце «B» и подсветит полужирным шрифтом верхние уровни иерархии. Уровень вложенности выбирается из выпадающего списка в ячейке. При этом, при желании, можно настроить маркировку не только цифрами, можно выбрать любой тип маркировки, например, буквы, римские цифры и любые другие обозначения.

Расстановка формул

Теперь, когда есть функционал выбора глубины вложенности можно реализовать автоматическую расстановку формул. При нажатии на кнопку «Перестроить график» программа анализирует иерархию работ и расставляет все формулы, а также вставляет строку итогов. Например, в приведенном выше примере, готовность рассчитывается как средневзвешенное от значений подуровня. И такая формула проставляется каждому пункту работ, если у него есть подуровни.

К автоматически выставляемым формулам относятся:

  1. Формулы дат. Для пунктов, у которых есть подуровни в столбцы «Начала работ» и «Окончания работ» вставляются формулы, которые гарантируют, что уровень иерархии будет включать все временные интервалы подуровня. Например, если мы на уровне 2 перенесем дату окончания работ на срок, который лежит позже даты окончания работ верхнего уровня, то дата верхнего уровня автоматически измениться на новую, чтобы включить в себя новый временной промежуток. Это касается всех уровней. То есть если мы изменим дату на 4 уровне, то при необходимости даты изменятся на 3, 2 и 1 уровнях. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.
  2. Длительность в днях. Рассчитывается как разность между датами окончания и начала работ. В принципе тут нет ничего особенного, но тем не менее экономит время и выглядит лаконичней, чем протягивание формул с запасом.
  3. Отставание в днях. Формула, учитывающая сроки работ, дату проверки и процент готовности. Результат отображается в днях. При этом отставания имеет красный цвет, а опережение зеленый. Что удобно при беглом визуальном анализе. Так же формула учитывает такие случаи как нулевая готовность при дате проверке до начала работ, в таком случае в отставание будет указан 0. То же самое касается и случая 100% готовности при дате проверке после даты окончания работ.

Удобное визуальное представление дат проверки

При вводе дат в поля «Дата отчета по фотографиям» и «Дата отчета по документам» на графике отображается красная линия, показывающая положение введенной даты на графике, в зависимости от того какой типа отчета выбран в разделе «Дополнительные».

Для решения поставленной задачи достаточно вставить наименования работ, проставить уровни иерархии и нажать кнопку «Перестроить график». После чего уже вводить даты и уровни готовности в нижние уровни иерархии, при этом график и верхние уровни будут автоматически перестраиваться и заполнятся. Таким образом довольно сложный отчет может быть сформирован при минимуме затраченного времени.

Диаграмма Ганта в Excel из ПланФикса

Саму по себе диаграмму Ганта удобно строить именно в ПланФиксе, потому что тут есть все нужные виды связей между задачами, а значит при перемещении задачи или изменении ее сроков, все связанные с ней задачи тоже автоматически переместятся.

Признаться, мы даже не задумывались о том, что кому-то может понадобиться скачать диаграмму Ганта в Excel. Как это часто бывает, наши пользователи помогли нам посмотреть на эту ситуацию другими глазами.

Читать еще:  Промежуточные итоги в excel для чайников

Итак, зачем нужен Гант в Excel, если есть ПланФикс?

Например, чтобы поделиться им с заказчиком, которого вы по каким-то причинам не хотите подключать в свой ПланФикс. Ну или чтобы распечатать диаграмму, пока такой возможности нет в самом ПланФиксе.

Как построить диаграмму Ганта в Excel, используя данные из ПланФикса?
А вот вам простая инструкция из двух шагов. Выглядит она слегка объемно, но только потому, что я постарался по максимуму снабдить ее картинками.

Шаг первый: делаем простой отчет для экспорта данных из ПланФикса в Excel
Создаем новый отчет по задачам:
Добавляем в него столбцы, которые понадобятся для построения Ганта (по клику картинка откроется в полном размере):

Устанавливаем параметры отбора и сортировку по столбцу “Дата начала”:

Сохраняем и запускаем отчет. Получаем аккуратную табличку с результатами:

Экспортируем ее в Excel:

На этом первый шаг окончен — в Excel уже есть данные для построения Ганта, осталось его нарисовать.

Шаг второй: строим диаграмму Ганта в Excel
Для этого вам понадобится скачать шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Дальше идет обычный копипаст:

  • открываем шаблон в Excel
  • открываем файл с нашим экспортированным отчетом
  • выделяем табличку из нашего файла, копируем ее и вставляем вместо таблички в шаблоне
  • в итоге получаем ту же диаграмму Ганта, но уже в Excel:

Как видите, все вполне доступно. А если учесть, что отчет в ПланФиксе настраивается один раз, а в последующем запуск, экспорт и вставка результатов в шаблон Ганта занимает буквально одну минуту — то вообще красота получается.

Дополнительная информация
Шаблон диаграммы Ганта в Excel мы сделали на основании этого видеоролика:

В нем есть дополнительная информация по настройке осей диаграммы, поэтому если вам понадобится изменить масштаб диаграммы или другие параметры — посмотрите его, там все достаточно просто и доступно.

Вот и все. Если появятся вопросы — задавайте в комментариях или любым удобным способом.

Простейшая диаграмма Ганта в EXCEL

Построим диаграмму, напоминающую диаграмму Ганта.

Диаграмма Ганта в MS EXCEL часто используется при управлении проектами. Эта диаграмма может отображать:

  • перечень работ/ задач проекта;
  • плановую длительность работ;
  • связи между работами;
  • процент выполнения.

Создадим сначала простейшую диаграмму Ганта, лишь отображающую длительность работ: без связей и % выполнения (см. файл примера ):

Пусть необходимо спланировать процесс приобретения нескольких единиц оборудования. Для этого будем использовать диаграмму Ганта. Исходная таблица содержит перечень оборудования, дату начала работ и длительность работ.

Для построения диаграммы необходимо сделать следующее:

  • выделить любую ячейку в исходной таблице;
  • через меню Вставка/ Диаграммы/ Гистограмма/ Все типы диаграмм… создать диаграмму Линейчатая с накоплением;

  • выделить диаграмму. Через меню Работа с Диаграммами/ Конструктор/ Данные/ Выбрать данные добавить ряд «Начало» и сделайте его первым;

  • через меню Конструктор/ Данные/ Выбрать данные поменять подписи по горизонтальной оси (в диаграмме Линейчатая с накоплением горизонтальная ось является вертикальной), чтобы отобразить названия единиц оборудования;

В итоге получим, следующую диаграмму.

Синяя часть линейчатой диаграммы представляет собой длительность работы, а красная сдвигает начало выполнения работы в соответствии со столбцом «Начало» исходной таблицы.

Сделаем заключительные шаги.

  • Выделите диаграмму. Через меню Работа с Диаграммами/ Макет/ Оси/ Основная вертикальная ось/ Справа налево установите порядок сортировки названий единиц оборудования в диаграмме как в исходной таблице.
  • Выделите красную часть гистограммы и поменяйте заливку с красной на бесцветную (нет заливки).

Проявив немного фантазии можно добиться желаемого результата.

Тестируем

В исходной таблице, для оборудования Весы изменим дату начала работ (сдвинем на месяц вправо) и увеличим на 15 дней длительность работ.

СОВЕТ : Для начинающих пользователей EXCEL советуем прочитать статью Основы построения диаграмм в MS EXCEL , в которой рассказывается о базовых настройках диаграмм, а также статью об основных типах диаграмм .

Как видно из рисунка, диаграмма отразила изменения, внесенные в исходную таблицу.

При всей наглядности, построенная диаграмма имеет ряд недостатков :

  • начала работ жестко фиксированы;
  • невозможно отобразить процент выполнения работ;
  • работы не связаны.

В статье Диаграмма Ганта с % выполнения и связями между работами решена задача создания более совершенного варианта диаграммы Ганта.

Примечание : Диаграмму Ганта можно построить с помощью Условного форматирования и, соответственно, без использования стандартных диаграмм EXCEL. Пример такого построения приведен на сайте Microsoft в разделе шаблонов . Но, этот подход мне кажется достаточно трудоемким и, к тому же, имеет ряд недостатков: % выполнения работы устанавливается лишь приблизительно (в зависимости от количества использованных столбцов), в шаблоне не настроены связи между работами (хотя это возможно сделать), сложно сделать подписи к отрезкам работ на диаграмме (если необходимо). Хотя диаграмма не лишена и сильных сторон: шаблон выглядит профессионально, можно настроить внеплановые работы, можно настроить рассматриваемый период (вертикальная линия, отображающая заданный временной интервал).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector