Green-sell.info

Новые технологии
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Автоматический ввод данных в excel

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

  1. Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

  • В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».
  • Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

    Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

    Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

      Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

    Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

  • Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.
  • Инструмент «Заполнить»

    В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

      Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

    Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

  • Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.
  • С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

      Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

  • Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
    • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
    • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
    • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
    • установить предельное значение (необязательный параметр).

    Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

    Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

  • Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.
  • Автозаполнение формулами

    Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

    Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

    Автозаполнение другими значениями

    Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

    Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

    Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

    Добавление собственных списков

    Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

      Делаем переход во вкладку «Файл».

    Переходим в раздел «Параметры».

    Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

    В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

    Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

    После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

  • Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.
  • Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Автозаполнение ячеек в Excel

    Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013.

    Использование маркера автозаполнения в Excel

    Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

    Читать еще:  Картинка в примечании excel

    1. Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.
    2. Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.
    3. Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

    Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel

    Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности.

    В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце.

    Мгновенное заполнение в Excel

    В Excel 2013 появилась новая опция Мгновенное заполнение, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя Ваше время и силы. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию вы вводите на листе.

    В примере ниже мы используем Мгновенное заполнение, чтобы создать список имен на основе существующего списка адресов электронной почты.

    1. Начните вводить данные на листе. Когда функция Мгновенное заполнение определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов.
    2. Нажмите Enter. Данные будут добавлены на лист.

    Чтобы отменить или изменить результат действия Мгновенного заполнения, нажмите на смарт-тег, который появится рядом с недавно добавленными значениями.

    dvorkin

    Личный блог и сайт обо всем на свете

    7 хитростей чтобы сделать вас экспертом Excel

    Программы для работы с электронными таблицами, такими как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и оперирования данными. Вот некоторые приемы и парочка хитростей, которые сделают ваш ввод данных в электронную таблицу более удобным и быстрым.

    1. Переход указателя к нужной ячейке во время ввода данных.

    Excel автоматически перемещает указатель в следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает, особенно, если вы хотите добавить данные в следующий столбец в строке, а не ниже. Чтобы изменить это поведение, используйте окно настроек Excel.

    Выберите: Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Параметры правки. Поставьте флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» и в соответствующем раскрывающемся списке выберите то направление, которое вам больше подходит в данный момент.

    Совет: При отключении флажка, клавиши со стрелками можно использовать для управления перемещением указателя. Например, если вы вводите данные в строке, нажмите клавишу со стрелкой вправо, а не Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в той же строке.

    2. Храните данные в таблицах данных:

    Таблица Excel является сеткой из строк и столбцов. При добавлении данных в Excel, он интуитивно не использует таблицы данных. Однако таблицы данных Excel являются простым и мощным инструментом. Они помогают легко добавлять больше строк и столбцов, не беспокоясь об обновлении ссылок формул, опций, настроек фильтров и т.д. Таблицы данных сами позаботятся о форматировании.

    Для добавления таблицы данных Excel, выберите диапазон ячеек, содержащих данные, и нажмите на кнопку Таблица, находящуюся во вкладке «Вставка» на ленте или нажмите сочетание клавиш «CTRL + T».

    Несколько хитростей таблиц данных:

    • Таблицы данных вставляются со своим собственным набором фильтров данных и параметром сортировки по умолчанию. Без таблиц данных Excel допускает только один набор фильтров на листе. Однако если рабочий лист имеет более одной таблицы, то каждая таблица может иметь свои собственные фильтры и параметры сортировки.
    • Формулы внутри таблицы данных могут использовать осмысленные имена заголовков вместо использования ссылок на ячейки. Кроме того, при добавлении или удалении строк не нужно беспокоиться об обновлении ссылок.
    • С помощью структурированных ссылок, вычисления внутри столбцов становятся очень простыми. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу внутри остальной части ячеек в столбце.
    • Таблицы данных могут быть отформатированы одним кликом мыши по пункту «Стили» во вкладке «Конструктор».
    • Повторяющиеся данные могут быть удалены из таблиц данных одним кликом мыши по пункту «Удалить дубликаты» во вкладке «Конструктор» на ленте.
    • Таблицы данных могут быть преобразованы обратно в диапазон одним кликом мыши по кнопке «Преобразовать в диапазон» во вкладке «Конструктор».
    • Таблицы данных могут быть экспортированы в список SharePoint так же одним кликом мыши по кнопке «Экспорт» во вкладке «Конструктор».
    • Таблицы данных можно суммировать, добавив итоговую строку, поставив флажок в чек-боксе «Строка итогов» во вкладке «Конструктор».

    Ввод данных с помощью форм

    После того, как Таблицы данных созданы на рабочем листе, формы обеспечивают возможность ввода данных в этих таблицах, используя специальное диалоговое окно. Для добавления кнопки формы на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:

    Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа

    Выберите из списка пункт Другие команды. Выберите Все команды из выпадающего списка. Чуть ниже найдите Форма в большом списке и выделите его

    Нажмите кнопку Добавить, и этот пункт должен добавиться в панель быстрого доступа после нажатия на кнопку ОК

    Для того, чтобы получить доступ к диалоговому окну форм, просто выберите таблицу данных на рабочем листе и нажмите на добавленную кнопку из панели быстрого доступа.

    В этом диалоговом окне есть следующие кнопки:

    • Добавить: Добавляет новую запись в таблицу данных
    • Удалить: Удаляет отображаемую запись из таблицы данных
    • Вернуть: Восстановление изменений, внесенных в таблицу данных
    • Назад / Далее: Находит записи, указанные в поле Критерии
    • Критерии: Получение данных, которые удовлетворяют критериям набора
    • Закрыть: Закрывает диалоговое окно

    4. Проверка данных с помощью раскрывающегося списка:

    Создание раскрывающегося списка и обеспечение ввода данных с его использованием гарантирует, что целостность данных всегда будет в порядке. Для создания раскрывающегося списка:

    • Введите список элементов в диапазоне.
    • Выделите ячейку, которая будет содержать выпадающий список
    • Выберите вкладку Данные на ленте -> Работа с данными -> Проверка данных.
    • В диалоговом окне Проверка вводимых значений, перейдите на вкладку Настройки.
    • В раскрывающемся списке Тип данных, выберите Список.
    • В поле Источник укажите диапазон, содержащий нужные вам элементы.

    Совет: Если в раскрывающемся списке мало данных, то вы можете ввести значения непосредственно в поле Источник, разделенные запятыми.

    5. Автозамены для ввода данных:

    Автозамена по умолчанию подразумевает такие полезные вещи, как написание предложений с заглавной буквы, или исправление случайного нажатия Caps Lock. Кроме того, можно настроить Автозамену создавая сокращения для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую аббревиатуру: «гос» для «государство».

    Для того чтобы добраться до Параметров автозамены, нажмите на Файл -> Параметры -> Правописание -> Параметры автозамены. В качестве альтернативы можно воспользоваться сочетанием клавиш: ALT + T + Т.

    Автозамена несколько хитростей:

    • Чтобы добавить новую автозамену, введите заменяемый текст в поле Заменять и введите замещающий текст, который будет в поле На, а затем нажмите кнопку Добавить.
    • Чтобы удалить автозамену найдите ее в списке автозамен и нажмите кнопку Удалить.
    • Чтобы отменить сработавшую автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
    • Для совместного использования автозамен с вашими друзьями или коллегами, просто найдите файл *.acl на своем компьютере и скопируйте его на компьютер друга или коллеги.
    • Excel преобразует адрес электронной почты или записи веб URL в гиперссылки с использованием автозамены. Чтобы изменить автоматическое преобразование текста в гиперссылку, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите Ctrl + Z) после того, как вы вводите текст. Гиперссылка исчезнет, но текст, который вы ввели останется неизменным. Чтобы полностью отключить эту функцию, снова перейдите в раздел Параметры автозамены -> Нажмите на вкладку: Автоформат при вводе -> уберите флажок: «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».
    Читать еще:  Как рассчитать в excel

    6. Автозаполнения для автоматизации ввода данных:

    Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текста в ячейку и Excel автоматически завершит запись, основываясь на других записях, которые вы уже сделали в этом же столбце. Это помогает не только уменьшить процесс набора текста, но и согласует введение данных.

    Автозаполнение несколько хитростей:

    • Автозаполнение работает только на смежной ячейке, поэтому не оставляйте пустых строк, чтобы в полной мере использовать автозаполнение
    • Автозаполнение изменяет регистр букв автоматически
    • Если столбец содержит несколько вхождений записи, которые соответствуют первым нескольким вводимых вами символам, то автозаполнение не сработает пока ваша запись не станет соответствовать хотя бы одному из них полностью.
    • Вы можете получить доступ к автозаполнению, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке и выбрав пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Также вы можете получить доступ к этому же раскрывающемуся списку с помощью горячей клавиши: Shift + F10.

    7. Аудиокоррекция (работает, к сожалению, только с английским текстом и числами)

    Excel имеет удобный инструмент для преобразования текста в речь, который способен считывать содержимое ячейки по мере их ввода. Кроме того, он также может считывать определенный диапазон ячеек.

    Чтобы добавить эту функцию на панель инструментов быстрого доступа, нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа, выберите пункт Другие команды из списка, выберите Все команды из выпадающего списка. Добавьте все команды, начинающиеся с «Проговаривать», нажав на Добавить.

    Чтобы прочесть диапазон ячеек, выберите нужный диапазон ячеек и нажмите на кнопку Проговорить ячейки. Вы можете изменить порядок чтения, нажав на «Проговаривать ячейки по строкам» или «Проговаривать ячейки по столбцам». Если вы хотите чтобы текст проговаривался по мере ввода, нажмите на кнопку «Проговаривать ячейки после ввода».

    Автозаполнение ячеек в Excel

    Автозаполнение ячеек в excel. Работа в Excel может оказаться очень трудоемкой, если не использовать встроенные функции, которые существенно облегчают работу с таблицами. Многие операции приходится повторять по несколько раз, а это отнимает много времени и сил. Для автоматизации таких процессов разработчики внедрили в программу очень удобную функцию, которая называется Автозаполнение ячеек в Excel.

    Автозаполнение ячеек в Excel

    Мы с вами уже рассматривали вопрос о десятичных знаках с автоматическим вводом, а сегодня поговорим о автозаполнении ячеек в табличном редакторе Excel. Очень кстати интересная и полезная функция.

    Возьмем и создадим для примера список данных в Excel по месяцам. Я вам наглядно покажу, как автоматизировать такой список, и на этом примере вы сможете создавать уже свои списки.

    Пишем в ячейке А1 слово « Январь » (естественно без кавычек и можно с прописной буквы) и щелкаем мышкой по кнопке « Enter» (или галочка на панели инструментов в Excel).

    Теперь поместите указатель мыши на правый нижний угол ячейки А1 , туда, где расположен маленький квадратик.

    Указатель мыши должен измениться с белого креста на маленький черный крестик. Как только это произойдет, нажмите на левую клавишу мыши и, не отпуская её, переместите указатель на ячейку А12 . У вас получиться вот такая рамочка.

    Как только вы отпустите кнопку мышки выделенные ячейки заполняться названиями месяцев.

    Теперь попробуем создать список данных в Excel по дате.

    Напишем в ячейке В1 дату – 12.01.2012 – и, установив указатель мыши на маркер заполнения , выделим диапазон ячеек В1:В12 .

    Как пронумеровать строки в Excel

    Если вы хотите просто пронумеровать строки в колонке, то напишите в ячейке цифру 1 , и выделите необходимый диапазон ячеек при помощи маркера заполнения и нажатой клавиши Ctrl (на клавиатуре). Нажимая клавишу Ctrl , вы даете команду увеличивать цифру на единицу.

    Таким же образом вы можете пронумеровать столбцы в Excel.

    Как задать список нечетных или четных чисел

    • Для этого напишите в ячейке D3 число (допустим – 1 ), а в ячейке D4 – число – 3 .
    • Выделите ячейки D3 и D4 .
    • Потом установите указатель мыши на маркер заполнения (маленький черный квадратик в нижнем правом углу).
    • Удерживая нажатой клавишу Ctrl , опускаем выделение до ячейки D12 .

    • В результате у вас появился список нечетных чисел.

    Как создать свой список автозаполнения

    Чтобы создать собственный список автозаполнения, необходимо сделать следующее:

    • Войдите в меню – Сервис – Параметры – Списки
      1. в большом правом поле напишите новый список, нажимая на клавишу Enter после ввода каждого пункта;
      2. щелкните по кнопке – Добавить (Add) ;
      3. закройте окно кнопкой – ОК.
    • Выберите на ленте – ФайлПараметрыДополнительно – кнопка Изменить списки…

      1. в большом правом поле напишите новый список, нажимая на клавишу Enter после ввода каждого пункта;
      2. закройте окно кнопкой – ОК -.

    Теперь вы можете при помощи автозаполнения ячеек ввести свой список.

    Если у вас нет маркера автозаполнения (маленького черного квадратика в правом нижнем углу на рамке выделения), то:

    Войдите в меню – СервисПараметры – перейдите на вкладку наверху – Параметры – и установите флажок на Перетаскивание ячеек .

    Выберите на ленте – ФайлПараметрыДополнительно – и установите флажок на Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек .

    Теперь, я думаю, вы легко справитесь с автозаполнением ячеек.

    Видео по автозаполнению ячеек в Excel

    Автозаполнение и другие полезные плюшки в Эксель

    Друзья, предлагаю усилить наши умения вводить данные различных типов на лист Excel. Программа предлагает много дополнительных возможностей, которые помогут вам быстро и легко заполнить рабочий лист информацией. Отнеситесь к этому уроку очень внимательно, собранные здесь советы могут сделать вас чуточку профессионалом. Многие пользователи не знают о подобных возможностях и тратят на простые расчёты в разы больше времени, чем могли бы.

    Способы перемещения курсора

    Когда вы внесли данные в ячейку и нажали кнопку Enter – курсор по умолчанию перемещается на одну строчку вниз. Это удобно, если мы заполняем большой список данных. А что, если нужно перемещать курсор в другую сторону? Используйте такие клавиши:

    • Shift+Enter – перемещение вверх
    • Tab – перемещение вправо
    • Shift+Tab – перемещение влево
    • Кнопки со стрелками – перемещение по направлению стрелки
    • PgUp и PgDn – перемещение на один экран вверх или вниз
    Читать еще:  Как посчитать коэффициент в excel

    Если нужно перемещаться в пределах определенного диапазона ячеек – выделите его и пользуйтесь теми же клавишами, курсор будет перемещаться по указанной выше траектории, но при достижении конца диапазона – вернётся в его начало. Например, мы выделили какую-то группу ячеек и перемещаемся с помощью клавиши Ввод . При каждом нажатии курсор будет перемещаться вниз, а при достижении последней строки столбца – поднимется в первую строку следующего выделенного столбца. Когда курсор будет в последней ячейке диапазона, нажатие Enter вернёт его в начало выделенного массива.

    Чтобы изменить способ движения курсора при нажатии Ввод , перейдите: Файл – Параметры – Дополнительно – Параметры правки – Переход к другой ячейке при нажатии клавиши ВВОД . Чтобы курсор оставался на месте – просто снимите галочку с этого пункта. Если нужно изменить направление – выберите его в выпадающем списке.

    Выбор направления движения курсора

    Вставляем данные в группу ячеек Excel

    Если вам нужно ввести одно и то же содержимое в несколько ячеек – выделите эти ячейки и начните ввод данных. После завершения – нажмите Ctrl+Enter , информация (или формулы) будет введена во все выбранные ячейки.

    Автоматическая установка десятичных знаков в Эксель

    Если вы вводите большое количество чисел с одинаковым количеством знаков после запятой – обязательно воспользуйтесь этой опцией. Например, вы вводите цены на продукцию в прайсе и всегда используете два знака после запятой. Перейдите: Файл – Параметры – Дополнительно и установите галочку на опции Автоматическая вставка десятичной запятой ». В поле Число знаков после запятой выберите двойку.

    Теперь можно вводить числа без запятой, программа сделает это сама. Например, введите 12552 . Программа запишет это число как 125,52 , то есть два последних знака будут считаться десятичными.

    Рекомендую отключать эту опцию после использования, ведь можно случайно ввести неправильные данные в будущем.

    Автоматическая вставка десятичной запятой

    Автозаполнение

    Эта опция позволяет заполнить большие массивы данными без ручного ввода. Например, нужно записать в строках все месяцы 2016 года. Напишем в первой ячейке 01.01.2016 . Установим табличный курсор в эту ячейку и потянем за маленький квадратик в правом нижнем углу клетки (маркер автозаполнения). Тянем до 12 строчки и отпускаем.

    После этого, на экране появится квадратный маркер Параметры автозаполнения . Нажмём на него и в открывшемся контекстном меню выберем По месяцам . В итоге, получаем список месяцев 2016 года.

    Автозаполнение дат в Excel

    Если же нужно, например, записать массив чисел с шагом (+2) – заполните первые две ячейки массива. Первая будет равна 1 , вторая – 3 . Выделяем обе ячейки и тянем за маркер автозаполнения. Эксель сам вычислит шаг заполнения и сформирует массив. Нажав Параметры автозаполнения , можно настроить дополнительные параметры операции.

    Автозаполнение чисел в Эксель

    Аватозавершение

    Когда вы делаете списки на листе MS Excel, программа может предлагать варианты значений из числа уже записанных вариантов. Например, вы записываете на листе продажи торговой точки (см. рис.). Мы уже ввели продажи: шоколад, банан, хлеб, лимон, баранки. Следующей транзакцией снова продан банан. Чтобы записать эту продажу в следующей строке – достаточно ввести Бан , а программа сама предложит его завершение из числа уже введенных строк. Чтобы согласиться с предложенным словом – жмите Ввод ». Если нужно записать что-то другое – просто продолжайте набор текста.

    Автозавершение ввода данных

    Функция автозавершения работает с непрерывными списками. Если где-то в массиве есть незаполненная ячейка – она разделяет список на две группы. Варианты заполнения будут предложены из той группы, в которой находится активная ячейка.

    Текст для заполнения можно вообще не писать, если значение уже записано ранее. Нажмите на пустой ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню кликните Выбрать из раскрывающегося списка… . Эксель выведет все уникальные значения из текущего списка, вам останется только выбрать нужное, оно будет вставлено в ячейку.

    Раскрывающийся список данных

    Перенос строки в пределах ячейки

    Для улучшения отображения длинного текста в ячейке можно выполнять перенос строки. Для этого нужно выделить нужные ячейки и активировать на ленте переключатель: Главная – Выравнивание – Перенести текст . После включения опции, все слова, которые не влезут в строку, будут переноситься на новую в пределах одной ячейки. Чтобы вставить принудительный перенос строки – установите курсор в том месте, где должна закончиться строка и нажмите Alt+Enter (в английской раскладке). Всё содержимое после места вставки переноса будет опущено на одну строку вниз. Чтобы удалить перенос – поставьте курсор перед символом переноса нажмите Del .

    Символ переноса строки – это один из непечатаемых символов, которые присутствуют на листе, но не отображаются.

    Перенос текста по словам

    Автозамена в Excel

    Если вы часто используете специфические, длинные слова или словосочетания, эта функция – ваш главный помощник. Например, ваша компания называется «ООО с ИИ «Компания Передовые Технологии Будущего». Это очень длинный текст, который сложно писать раз за разом. Давайте придумаем более короткую запись, например, кптб . Настроим Эксель так, чтобы данная комбинация символов всегда заменялась на полное название организации.

    Перейдите: Файл – Параметры – Правописание – Параметры автозамены . Откроется диалоговое окно настройки автозамены. В поле Заменять: введём кптб , а в поле на: — полное название организации. Жмём Добавить – Ок — Ок ». Теперь вам достаточно ввести в тексте 4 символа – кптб , а программа сама заменит их на длинный текст «ООО с ИИ «Компания Передовые Технологии Будущего».

    Настройка автозамены в Excel

    Будьте осторожны, не используйте автозамену существующих слов или комбинаций букв, которые могут быть частью слова. Это может привести к автозамене в той части текста, где это делать не нужно.

    Форма ввода данных

    Если на листе Эксель вы ведете базу данных – можно использовать форму для добавления в нее новых данных. Для начала, нужно добавить кнопку «Форма» на панель быстрого доступа. Для этого в диалоговом окне вставки команды выберите Команды на ленте – Форма .

    Установите курсор в любую ячейку таблицы и выполните добавленную команду Форма . Откроется диалоговое окно управления записями с перечнем всех столбцов таблицы. Пролистайте ленту этого окна вниз до появления пустых полей, заполните туда новые данные и нажмите Добавить . Введенные данные будут добавлены в конец таблицы, а формулы – просчитаны.

    Форма для ввода данных Excel

    Ввод текущей даты и времени

    Часто нужно вставить на лист текущие дату или время. В Microsoft Excel для этого есть комбинации клавиш:

    • Ctrl+Shift+4 – вставить дату. В англоязычной версии используйте Ctrl+;
    • Ctrl+Shift+6 – вставить время. В англоязычной версии – Ctrl+:

    Дату и время программа берёт из системных данных Вашего компьютера.

    Пользуйтесь этими бонусами от разработчиков Microsoft, они помогут значительно ускорить вашу работу. В следующем посте мы рассмотрим форматы представления данных на листе и на этом закончим блок «Заполнение листа данными», перейдём к управлению рабочими листами.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector