Green-sell.info

Новые технологии
12 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сортировка в форме access

Поиск и отбор информации

База данных представляет собой хранилище информации, которое может вмещать от нескольких записей в одной таблице до тысяч записей во множестве связанных таблиц. Независимо от объема информации база данных полезна лишь в том случае, если в ней можно найти то, что нужно, и когда нужно. В небольшой базе данных достаточно прокрутить таблицу, чтобы появилась нужная запись . Но по мере развития и усложнения базы данных , поиск информации затрудняется.

Microsoft Access включает ряд инструментов, позволяющих найти в базе данных нужные сведения и представить их в различных видах. Так, например, можно извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям, и отсортировать их по одному или нескольким полям. Приложив некоторые усилия, можно создать запрос , отображающий данные из нескольких таблиц. При желании запрос можно сохранить и использовать в дальнейшем.

Возможности запросов не ограничиваются извлечением данных из таблиц. Используя встроенные функции, можно производить вычисления над содержимым полей для получения суммы, количества, среднего арифметического и других значений.

Сортировка данных

Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. Например, можно отсортировать таблицу клиентов по алфавиту, воспользовавшись фамилией в качестве первого поля сортировки и именем — в качестве второго. Получится список , подобный тому, который встречается в телефонных справочниках.

В некоторых случаях сортировка применяется для того, чтобы сгруппировать табличные данные по определенному принципу. Например, если, прежде чем печатать почтовые наклейки, отсортировать адресную информацию по почтовому индексу, наклейки будут сгруппированы в соответствии с требованиями почтовой службы.

В этом упражнении вы воспользуетесь различными способами сортировки данных в таблице и форме. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBSAccessChap12Sort. Выполните следующие шаги.

  1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
  2. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы.
  3. Чтобы отсортировать таблицу по полю Штат, щелкните в любом месте столбца Штат, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending). Записи будут упорядочены по регионам.

Принципы сортировки в Access

Хотя суть сортировки кажется вполне очевидной, для компьютера все не так просто. В Access цифровые данные могут трактоваться и как числа, и как текст. Поля, содержащие, помимо цифр, пробелы, тире или знаки препинания (как, например, в почтовом индексе или телефонных номерах), трактуются как текстовые. В отличие от них поля, содержащие такие данные, как цена или количество, считаются числовыми. При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и так далее — вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания. Такой подход может привести к неожиданным результатам. В следующей таблице представлены результаты сортировки первого столбца в зависимости от того, является его содержимое текстовым или числовым.

Сортировка и фильтрация данных в таблице ms access.

Операция используется всегда для удобства нахождения нужной информации. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:1)При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля, указываются в списке первыми. 2)Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули. 3)При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр. Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались: рядом и с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо. После этого нужно выделить все столбцы и нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.Фильтрация данных. B MS Access четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту(позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле), обычный фильтр(используется для отбора записей по значениям нескольких полей), поле Фильтр для(используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора) и расширенный фильтр (используется для создания сложных фильтров). Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. А)Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо: 1)В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра. 2)Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов Режим таблицы. Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи. Для того чтобы установить фильтр можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному или выбрать из меню Записи команду Фильтр, Фильтр по выделенному. Б)Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Таблицы. 2)Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу , а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу . При этом можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатии клавишиобновлять содержимое выборки. В)Чтобы применить обычный фильтр, необходимо: 1)Открыть таблицу в режим Таблицы .2)Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр— специальное окно для изменения фильтра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И.3)Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр, можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов. Затем в диалоговом окне Сохранение в виде запроса ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр нажать кнопку Загрузить из запроса на панели инструментов. Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице. Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле.

Ключевые поля. Создание связей между таблицами MS Access.

1.Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: 1)Включить в таблицу поле счетчика. 2)Задать для него автоматическое увеличение на 1. 3)Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик. Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. 3)Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Чтобы изменить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющиеся ключевые поля. 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля. 4)Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым. 5)Нажать на кнопку Ключевое поле. При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля. Чтобы удалить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля). 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля. 2.Создание связей между таблицами – последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц. Между таблицами можно установить сявзи одного из трех видов: один-ко-многим, многие-ко-многим и один-к-одному: 1)Один-ко-многим. В этом случае каждой записи таблицы А может соответствовать много записей таблицы Б (или ни одной). В свою очередь, каждой записи таблицы Б соответствует в точности одна запись таблицы А. Таблица А в такой связи называется главной, а таблица Б – связанной или подчиненной.2)Многие-ко-многим. Многим записям из таблицы А может соответствовать много записей из таблицы Б (и наоборот). Такую связь в можно организовать при помощи третьей вспомогательной таблицы, в которой каждому первичному ключу из таблицы А сопоставлен первичный ключ из таблицы Б. По сути, связь типа многие-ко-многим представляет собой две связи типа один-ко-многим. При этом таблицы А и Б расположены со стороны один, а вспомогательная таблица – со стороны многие.3)Один-к-одному. Одной записи таблицы А соответствует в точности одна запись таблицы Б и наоборот. Этот тип связи практически никогда не применяется. Единственный случай, когда применение этого типа связи оправдано – разбивка таблицы, содержащей очень большое количество полей, на несколько частей.

Читать еще:  Access экспорт vba

Статьи к прочтению:

Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access

Похожие статьи:

1. 2. Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок…

Сортировка и фильтрация записей в Access

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

  • Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
  • Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
  • Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

  1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
  2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
  3. Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .
    • Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
    • Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
  4. Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
  5. Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
  2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
    • Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
    • Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
    • Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
  3. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Читать еще:  Объединение полей в запросе access

Чтобы создать фильтр из выделения:

  1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
  2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
  3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
  4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
    • Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
    • Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
    • Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
    • Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
  5. Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

  • Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
  • Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
  • Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
  • Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

  • Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
  • Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
  • Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Сортировка и фильтрация данных в таблице ms access.

Операция используется всегда для удобства нахождения нужной информации. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:1)При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля, указываются в списке первыми. 2)Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули. 3)При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр. Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались: рядом и с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо. После этого нужно выделить все столбцы и нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.Фильтрация данных. B MS Access четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту(позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле), обычный фильтр(используется для отбора записей по значениям нескольких полей), поле Фильтр для(используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора) и расширенный фильтр (используется для создания сложных фильтров). Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. А)Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо: 1)В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра. 2)Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов Режим таблицы. Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи. Для того чтобы установить фильтр можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному или выбрать из меню Записи команду Фильтр, Фильтр по выделенному. Б)Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Таблицы. 2)Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу , а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу . При этом можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатии клавишиобновлять содержимое выборки. В)Чтобы применить обычный фильтр, необходимо: 1)Открыть таблицу в режим Таблицы .2)Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр— специальное окно для изменения фильтра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И.3)Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр, можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов. Затем в диалоговом окне Сохранение в виде запроса ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр нажать кнопку Загрузить из запроса на панели инструментов. Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице. Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле.

Читать еще:  Объединение двух таблиц в access

Ключевые поля. Создание связей между таблицами MS Access.

1.Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: 1)Включить в таблицу поле счетчика. 2)Задать для него автоматическое увеличение на 1. 3)Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик. Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. 3)Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Чтобы изменить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющиеся ключевые поля. 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля. 4)Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым. 5)Нажать на кнопку Ключевое поле. При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля. Чтобы удалить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля). 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля. 2.Создание связей между таблицами – последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц. Между таблицами можно установить сявзи одного из трех видов: один-ко-многим, многие-ко-многим и один-к-одному: 1)Один-ко-многим. В этом случае каждой записи таблицы А может соответствовать много записей таблицы Б (или ни одной). В свою очередь, каждой записи таблицы Б соответствует в точности одна запись таблицы А. Таблица А в такой связи называется главной, а таблица Б – связанной или подчиненной.2)Многие-ко-многим. Многим записям из таблицы А может соответствовать много записей из таблицы Б (и наоборот). Такую связь в можно организовать при помощи третьей вспомогательной таблицы, в которой каждому первичному ключу из таблицы А сопоставлен первичный ключ из таблицы Б. По сути, связь типа многие-ко-многим представляет собой две связи типа один-ко-многим. При этом таблицы А и Б расположены со стороны один, а вспомогательная таблица – со стороны многие.3)Один-к-одному. Одной записи таблицы А соответствует в точности одна запись таблицы Б и наоборот. Этот тип связи практически никогда не применяется. Единственный случай, когда применение этого типа связи оправдано – разбивка таблицы, содержащей очень большое количество полей, на несколько частей.

Статьи к прочтению:

Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access

Похожие статьи:

1. 2. Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок…

Группировка и сортировка данных в отчете Access

Отчет Access, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакты выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакты, которая определяется связью между полями Код_Контакты этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Код_Контакты — идентификатора записей таблицы Контакты. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки, для этого выполните следующие шаги.

1.Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных Access.

2. Выделите значок отчета Список контактов.

3. Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.

4. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис. 18.19.

Рис. 18.19. Сортировка и группировка данных в отчете Access

В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Код_Контакты, а затем в пределах списка контактов, относящихся к одному человеку, по возрастанию даты контакта. На кнопке строки Код_Контакты виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при перебаре записей таблицы Контакты для каждого нового значения поля Код_Контакты генерируется заголовок группы, в котором, как вы должны помнить из предыдущего упражнения, выводятся имя, фамилия и другие характеристики людей.

Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки Код_Контакты на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для четырех людей с одинаковой фамилией Петров будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список контактов со всеми Петровыми. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Код_Контакты — уникальный идентификатор записей таблицы Контакты, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка соответствующие поля, разместив их выше поля группировки Код_Контакты.

5. Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.

6. Выберите пункт Фамилия.

7. В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя.

Примечание При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки По возрастанию. Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке ячейки Порядок сортировки соответствующей строки пункт По убыванию.

8. Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.

9. Поместите указатель на кнопку строки Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.

10. Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и Код_Контакты, как показано на рис. 18.20.

Рис. 18.20. Добавление полей сортировки данных в отчете Access

11. Закройте окно Сортировка и группировка.

Примечание Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Список, в отчет не выводятся.

12. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.

Теперь записи сначала сортируются по фамилиям, затем по именам. После этого для каждой новой записи таблицы Контакты появляется заголовок группы (так как величины поля Код_Контакты для всех записей различны). Ниже каждого такого заголовка из таблицы Список выводятся все контакты, соответствующие данному значению величины Код_Контакты, то есть данному человеку (рис. 18.21).

Рис. 18.21. Окончательный вид отчета Access

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector